egov multidigital

Zusammenspiel von Projekten zur schnellen und präzisen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

• Die Stadt Aachen setzt mit dem Großprojekt »egov multidigital« den Grundstein für eine ganzheitliche und prozessorientierte Digitalisierung der Stadtverwaltung. (Presseveröffentlichung in der vdZ)

Kurzbeschreibung:
Um die papiergebundenen Verwaltungsprozesse in Pilotbereichen der Stadt Aachen zu digitalisieren, setzt die Stadt Aachen fünf verzahnte Teilprojekte zeitgleich um. Dabei wird ein ganzheitlicher Ansatz angestrebt, der das Zusammenspiel der Prozesse fokussiert.

1. Digitaler Posteingang
Bei dem Aufbau eines zentralen ePosteingangs handelt es sich um ein komplexes Projekt mit einem hohen Anteil an organisatorischen aber auch technischen Herausforderungen. Die derzeitige Papierpost soll zukünftig zentral gescannt und digital in die Pilotbereiche verteilt werden. Neben der Kommunikation und Datenablage im DMS müssen die unterschiedlichen Dokumentarten und Schutzregelungen betrachtet werden. Neue Poststücke werden im DMS abgelegt und durch Berechtigungen und Linkfunktionen dem Empfänger in seinem Mitarbeiterportal angezeigt. Aus diesem Grund ist gerade das Thema ePosteingang im Kernprojekt DMS und dem parallel laufenden eRechnungsprojekt relevant und muss sukzessive integriert werden. Die Vorgaben der technischen Richtlinie TR–RESISCAN finden bei der Umsetzung Berücksichtigung.
Das System konnte Ende März 2020 getestet und  für die E-Rechnung zur Verfügung gestellt werden. Für die allgemeinen Dokumente ist ein Produktiveinsatz erst möglich, sobald das DMS zur Verfügung steht.

2. Dokumentenmanagementsystem
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt die Basis aller Teilprojekte dar. In diesem System sollen in Zukunft zum einen nach einem produktorientierten Aktenplan alle anfallenden Dokumente verwaltet und abgelegt werden. Die maßgebliche Arbeitsstruktur stellen die definierten Fachaufgaben mit ihren Akten und Vorgängen dar.  Neben dem Eingang und der Speicherung von Akten ist auch die fristgerechte Aussonderung und Löschung von Daten eine Herausforderung für dieses digitale Vorgehen, welche durch die EU DSGVO neue Aktualität erhalten hat. Da das DMS in Zukunft den Gesamt-Aktenschrank einer Kommune darstellt, sind neben der hohen Verfügbarkeit das Zusammenspiel und die benutzerfreundliche Integration zu allen Teilprojekten enorm wichtig. Nicht unerwähnt bleiben darf die Wichtigkeit eines DMS für die zukünftige Entwicklung verschiedener Arbeitsformen im Rahmen der mobilen Arbeit.

3. Office-Integration
Das SAP HCM übernimmt an einigen Stellen die bis dato noch analogen Geschäftsprozesse, die zu einem Großteil von anderen Teilprojekten, wie dem E-Personalratsmanagement und der E-Akte, benötigt werden. So ist neben dem Aufruf der elektronischen Personalakte auch die Office Integration ein wichtiger Baustein, um standardisierte Abläufe durch direkt Übernahme der SAP-Daten in die entsprechenden Vorlagen bzw.  Formulare in Zukunft zu beschleunigen und zu vereinfachen. Als Grundlage dient die bestehende Textbausteinverwaltung.

4. SAP Organisationsmanagement
Das weitere Unterprojekt „Organisationsmanagement“ ist elementar bei der Berechtigungsvergabe und Zuordnung von Aktenbeständen. Zudem sind der heutige Medienbruch mit händisch geführten Stellenbesetzungsübersichten im Personaleinsatzmanagement sowie aufwendige individuelle Auswertungen für verschiedene Zwecke der Verwaltung/des Controllings hierüber zu beseitigen. Hinzu kommen Anforderungen berufsgruppenspezifischer Darstellungen für Personalplanungszwecke. Es soll ferner ein System verfügbar werden, mit dem Stundenbegrenzungen, -umfänge (Soll-Ist-Vergleiche) und -umverteilungen elektronisch gemanagt werden, auch im Kontext des neuen Teilzeitkonzeptes. Die Machbarkeit der Ableitung von Organigrammen für verschiedene Darstellungszwecke rundet das Umsetzungskonzept ab.

5. Personalratsmanagementsystem
Durch anderweitige Digitalisierungsprojekte und bereits umgesetzte Prozesse ist der Bedarf einer papierlosen Personalratsarbeit in Form eines vollumfänglichen workflowbasierten Personalratsmanagementsystems von großem Nutzen. Nicht nur die Übernahme der Entscheidungen in die elektronische Personalakte, das Bewerbermanagement oder DMS sorgen dabei für eine schnellere Abwicklung und Umsetzung von personalratsentscheidenden Angelegenheiten, sondern auch die Kommunikation und Abstimmung zwischen Fachbereichen und den entsprechenden Personalratsvertretungen kann zeitlich und arbeitstechnisch erleichtert werden.

Übertragbarkeit:
Die Teilprojekte werden in unterschiedlichen Pilotbereichen der Stadt Aachen (Fachbereich Personal und Organisation, Fachbereich Umwelt, Dezernat V) durchgeführt, die sich aufgrund fachspezifischer bzw. administrativer Aufgabenstellungen unterscheiden. In den Pilotbereichen spielt die abteilungs- und fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Im Rahmen des Gesamtprojektes werden eine intensive Zusammenarbeit mit dem KDN sowie ein enger Austausch mit anderen Kommunen und öffentlichen Einrichtungen angestrebt. Das Organisationskonzept „elektronische Verwaltungsarbeit – Baustein E-Akte“ findet zudem Berücksichtigung. Die Dokumentation des Vorgehens im Gesamtprojekt sowie in den Teilprojekten wird anderen Kommunen zur Verfügung gestellt.

Förderung, Kooperationspartner:
Das Projekt „egov multidigital“ wird durch das Land NRW im Rahmen des Programms „Digitale Modellregionen in NRW“ gefördert. Die Gesamtkosten betragen 1.727.248,84 Euro, davon sind 1.381.799,07 Euro Landesmittel.

Themenfeld:
eGovernment

Projektdauer:
36 Monate

Sachstand:
Das Projekt wurde von der Bezirksregierung Köln als förderfähig befunden und wird derzeit realisiert.

Grafik: Stadt Aachen