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Elektronischer Zugang

Die Stadt Aachen bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.

Dies bedeutet, dass Sie der Stadt Aachen Ihre Fragen, Anregungen und Anliegen gerne auch online senden können.
Dabei bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierzu gibt es diverse Vorgaben sowie Regelungen zu den möglichen Formaten und den technischen Standards.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 3 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen und § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes in Verbindung mit § 2 E-Govemment- Gesetz. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen Schreiben und formgebundenen Schreiben unterschieden, die in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (zum Beispiel Widerspruch und viele Anträge).

Nachstehend werden die bestehenden Möglichkeiten der elektronischen Übersendung und die aktuell für die Stadtverwaltung geltenden organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen erläutert:

1. Formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadt Aachen

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie einfach per E-Mail schicken an stadt.aachen@mail.aachen.de
oder an alle auf www.aachen.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mailadressen senden.
Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass E-Mails auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet wie Postkarten für jeden Hacker lesbar sind und grundsätzlich auch verändert oder gelöscht werden können.

Es wird daher empfohlen, keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mail-Adressen der Stadt Aachen zu senden. Nutzen Sie für solche Daten bitte das Formular „Elektronischer Zugang zur Stadt Aachen“.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass außerhalb des „Formulars Elektronischer Zugang zur Stadt Aachen" keine gesicherte Kommunikation mit der Stadt Aachen angeboten wird.“ 
Die Stadt Aachen ist für vertrauliche elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Die zentrale Eingangsadresse ist: stadtverwaltung@aachen.de-mail.de

2. Rechtsverbindliche formgebundene Kommunikation mit der Stadt Aachen

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).
Die Stadt Aachen hat diesbezüglich folgende Zugangswege eröffnet:

2.1 Elektronische Übermittlung per Kontaktformular (mit qualifizierter elektronischer Signatur)

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung des Formulars „Elektronischer Zugang zur Stadt Aachen“ durch die Übermittlung elektronischer Dokumente ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie auf der Homepage der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzaaentur.de).
Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Sollten Sie (noch) nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, werden Sie gebeten -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

2.2 Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (Nordrhein-Westfalen), nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. 
Es ist daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung eine rechtsverbindliche Kommunikation mit der Stadt Aachen möglich.

Das Kommunikationsmittel De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: stadtverwaltung@aachen.de-mail.de

3. Versand von Dateien

Es gibt eine Vielzahl von Programmen und Dateiformaten. Derzeit ist die Datenübermittlung auf Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros (max. 5 MB) beschränkt:

Sämtliche Dateien der Microsoft- und Open Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein .pdf Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.

Bitte haben Sie Verständnis, dafür, dass aus technischen Gründen in einem Kontaktformular maximal 5 Anlagen hoch geladen werden können und die Größe der entgegenzunehmenden Dokumente auf 5 MB (Megabyte) pro Anlage beschränkt wird.“

4. Zum Problem „Schadsoftware“

Bitte beachten Sie folgendes:

Soweit Ihre Mails Schadsoftware (Viren) enthalten, werden diese Mails komplett von den bei der Stadtverwaltung installierten unseren Schutzprogrammen gelöscht.
Leider kann nicht unterschieden werden kann, ob einer solchen Mail ein Hackerangriff zu Grunde liegt oder das verwendete Medium unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde; daher erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.
Sollten Sie nach Absendung einer Mail an die Stadt Aachen länger als eine Woche lang nichts von der Stadtverwaltung hören, melden Sie sich bitte auf jeden Fall. Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt zu dem Ihnen bekannten Ansprechpartner der Stadtverwaltung auf.
Ist Ihnen Ihr Ansprechpartner oder die Dienststelle nicht bekannt, können Sie sich unter stadt.aachen@mail.aachen.de oder telefonisch unter der Rufnummer 0241-432-0 melden.

Bitte schicken Sie der Stadtverwaltung keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing- Versuche ist.“

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