Ergänzende Datenschutzhinweise für die Nutzung von Online-Formularen – Anzeige einer Sondernutzung zur Aufstellung eines Fahrradständers
Zusätzlich zu den Allgemeinen Datenschutzhinweisen der Stadt Aachen informieren wir Sie nachfolgend über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Anzeige einer Sondernutzung zur Aufstellung eines Fahrradständers (sowohl digital über das Online-Portal als auch im Zuge des analogen Verfahrens). Diese Datenerhebung dient der Prüfung und verkehrsrechtlichen Beurteilung der Sondernutzung gemäß dem Straßen- und Wegegesetz Nordrhein-Westfalen (StrWG NRW) in Verbindung mit der Sondernutzungssatzung der Stadt Aachen in der jeweils gültigen Fassung.
1 Zwecke der Datenverarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Anzeigenprüfung und verkehrsrechtliche Beurteilung: Bearbeitung Ihrer Anzeige sowie Überprüfung der rechtlichen und technischen Voraussetzungen für die Aufstellung eines Fahrradständers im öffentlichen Straßenland (insbesondere Einhaltung der Mindestgehwegbreiten von 1,80 m bzw. ausnahmsweise 1,50 m, Gewährleistung der Verkehrssicherheit sowie Ausschluss von unzulässigen Behinderungen oder Belästigungen des fließenden und ruhenden Verkehrs).
• Auflagenprüfung und Verbraucherschutz/Sicherheit: Bewertung der baulichen Beschaffenheit des Fahrradständers (u. a. Mindesthöhe von 1,10 m, Vandalismussicherheit, diebstahlsicheres und beschädigungs-freies Anschließen sowie Vorhandensein des Informationsschildes) und Überwachung der Nutzungsbeschränkungen (Ausschluss kommerzieller Fremdwerbung; Zulässigkeit eines dezenten, sachlichen Hin-weises auf das anliegende Geschäft).
• Verfahrenskommunikation und Bescheiderteilung: Kontaktaufnahme bei verfahrensbezogenen Rückfragen, Anforderung fehlender Planunterlagen, digitaler oder analoger Versand der Erlaubnis bzw. Bescheiderteilung sowie die Abwicklung eines etwaigen Gebührenverfahrens.
2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 3 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) zur Wahrnehmung einer der Stadt Aachen übertragenen Aufgabe im öffentlichen Interesse bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt. Die Erfüllung dieser öffentlichen Aufgabe stützt sich auf folgende fach- und satzungsrechtliche Bestimmungen:
• Straßenrechtliche Vorgaben: Straßen- und Wegegesetz Nordrhein-Westfalen (StrWG NRW), insbesondere die Bestimmungen über Sondernutzungen an öffentlichen Straßen.
• Ortsrecht / Kommunales Satzungsrecht: Sondernutzungssatzung der Stadt Aachen in der jeweils gültigen Fassung.
• Gebührenerhebung (soweit anfallend): Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (KAG NRW) in Verbindung mit der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Aachen.
3 Kategorien der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Anzeige und Bearbeitung werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:
• Stammdaten zur Person bzw. zum Unternehmen: Name, Vorname, Firmenbezeichnung (falls zutreffend), Name der anzeigenden oder vertretungsberechtigten Person sowie Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort).
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse (als Pflichtangabe für die digitale Bescheiderteilung und schnelle Kommunikation) sowie Telefonnummer (optional für eventuelle Rückfragen).
• Standort- und Objektdaten: Genauer Standort / Aufstellungsort (genaue Lagebeschreibung, z. B. vor dem Geschäftshaus, Straßenabschnitt).
• Technische und verfahrensbezogene Anzeigedaten: Qualität und Ausführung des Fahrradständers (Material, Farbe, Befestigungsart), Abmessungen (Breite, Länge, Tiefe in cm), geplanter Aufstellungszeitraum (Von-Bis oder zeitlich unbegrenzt/dauerhaft) sowie eingereichte Entwürfe oder Planunterlagen (Fotos, Zeichnungen, Pläne als Datei).
4 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und zur Erfüllung des Verfahrenszwecks an folgende Empfänger übermittelt:
• Zuständige Fachbereiche innerhalb der Stadtverwaltung Aachen
o Fachbereich 68 – Mobilität und Verkehr: Zur fachlichen und rechtlichen Prüfung Ihrer Anzeige, verkehrsrechtlichen Beurteilung, Erteilung der Sondernutzungserlaubnis sowie zur Überwachung der Einhaltung der Auflagen.
o Fachbereich 22 – Steuern und Kasse (oder zuständige Stelle): Sofern Gebühren nach dem Kommunalabgabengesetz (KAG NRW) bzw. der Verwaltungsgebührensatzung erhoben werden, zur Zahlungsabwicklung und Buchhaltung.
• IT-Dienstleister / Auftragsverarbeiter: Die technische Bereitstellung des Online-Formulars, das Hosting und die Speicherung der eingegebenen Daten erfolgen durch den kommunalen IT-Dienstleister der Stadt Aachen (regio iT Gesellschaft für Informationstechnik mbH, Lombardenstraße 24, 52070 Aachen) im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.
• Externe Stellen und Behörden (nur bei gesetzlichem Erfordernis): Zuständige Ordnungs-, Sicherheits- oder Straßenbaubehörden, sofern dies im Einzelfall zur Gefahrenabwehr, Verkehrsüberwachung oder zur Durchsetzung straßenrechtlicher Vorgaben erforderlich ist.
5 Speicherdauer und Löschung
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach den Verarbeitungsphasen sowie den gesetzlichen und kommunalen Aufbewahrungs- und Löschfristen:
• Eingaben im Online-Portal (Formularserver): Die von Ihnen im Online-Formular erfassten Daten werden nach der erfolgreichen und sicheren Übermittlung in das interne Fachverfahren der Stadt Aachen automatisch nach spätestens 30 Tagen vom Webserver bzw. Formularserver gelöscht.
• Laufende Verwaltungsverfahren: Die Verarbeitung und Bereithaltung der Daten im digitalen Fachverfahren erfolgen bis zum unanfechtbaren (bestandskräftigen) Abschluss des Verfahrens.
• Genehmigungs- und Erlaubnisakten (Fachverfahren): Nach Abschluss des Verfahrens werden die entscheidungsrelevanten Unterlagen gemäß den für Kommunen in NRW geltenden Aufbewahrungsrichtlinien (Einheitsaktenplan NRW) für die Dauer der Gültigkeit der Sondernutzungserlaubnis und im Anschluss da-ran in der Regel für die Dauer von 10 Jahren (gemäß steuer- und aktenrechtlicher Vorgaben) aufbewahrt.
• Archivierung und Vernichtung: Nach Ablauf der gesetzlichen bzw. kommunalen Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen dem Stadtarchiv Aachen zur Übernahme gemäß dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen (ArchG NRW) angeboten. Nicht archivwürdige Daten werden datenschutzkonform gelöscht bzw. vernichtet.
6 Mitwirkungspflicht (Bereitstellungspflicht) und automatisierte Entscheidungsfindung
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zu Ihren Mitwirkungspflichten und zum Ablauf der Bearbeitung:
• Verpflichtung zur Datenbereitstellung: Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Anzeige und die Erteilung einer rechtssicheren Sondernutzungserlaubnis zwingend erforderlich. Die Pflicht zur Angabe ergibt sich aus den straßenrechtlichen Vorschriften des StrWG NRW in Verbindung mit der Sondernutzungssatzung der Stadt Aachen.
• Folgen der Nichtbereitstellung: Die im Online-Formular mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben. Werden diese erforderlichen Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt, kann Ihre Anzeige vom Fachbereich 68 – Mobilität und Verkehr nicht bearbeitet werden. Die Aufstellung des Fahrradständers auf öffentlichem Straßenland gilt in diesem Fall als nicht ordnungsgemäß angezeigt bzw. genehmigt.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO): Im Rahmen dieses Verwaltungsverfahrens findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne des Art. 22 DS-GVO statt. Die Bearbeitung und verkehrsrechtliche Prüfung erfolgen durch die zuständigen Beschäftigten der Stadtverwaltung Aachen.
7 Ihre Rechte als betroffene Person und Kontaktdaten
• Betroffenenrechte: Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) zu.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Stadtverwaltung Aachen zu beschweren (z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf).
• Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter: Die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle der Stadt Aachen sowie des behördlichen Datenschutzbeauftragten entnehmen Sie bitte den Allgemeinen Daten-schutzhinweisen für die Nutzung von Online-Formularen der Stadt Aachen.
• Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.