Informations complémentaires sur la protection des données pour l'utilisation des formulaires en ligne – Déclaration d'une utilisation particulière pour l'installation d'un porte-vélos
En plus des informations générales sur la protection des données de la ville d'Aix-la-Chapelle, on t'informe ci-dessous du traitement spécifique de tes données à caractère personnel dans le cadre d'une demande d'autorisation d'utilisation spéciale pour l'installation d'un râtelier à vélos (que ce soit en ligne via le portail ou via la procédure papier). Cette collecte de données sert à examiner et à évaluer, au regard du code de la route, l'utilisation spéciale conformément à la loi sur les routes et les voies publiques de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (StrWG NRW), en liaison avec le règlement sur les utilisations spéciales de la ville d'Aix-la-Chapelle, dans sa version en vigueur.
1 Finalités du traitement des données
La collecte et le traitement de tes données à caractère personnel ont pour finalités suivantes :
• Examen de la demande et évaluation au regard du code de la route : traitement de ta demande et vérification des conditions légales et techniques requises pour l'installation d'un râtelier à vélos sur la voie publique (notamment le respect des largeurs minimales des trottoirs de 1,80 m ou, à titre exceptionnel, de 1,50 m, garantie de la sécurité routière et absence d’entraves ou de nuisances illicites pour la circulation en mouvement et en stationnement).
• Vérification du respect des normes et protection des consommateurs/sécurité : évaluation des caractéristiques structurelles du porte-vélos (notamment hauteur minimale de 1,10 m, résistance au vandalisme, possibilité d'attacher son vélo sans risque de vol ni de dommages, ainsi que la présence d'une plaque d'information) et contrôle des restrictions d'utilisation (interdiction de la publicité commerciale pour des tiers ; autorisation d'une mention discrète et factuelle du commerce voisin).
• Communication relative à la procédure et notification de la décision : prise de contact en cas de questions liées à la procédure, demande des documents manquants, envoi numérique ou papier de l'autorisation ou de la décision, ainsi que le traitement d'une éventuelle procédure de paiement des frais.
2 Bases juridiques du traitement
Le traitement de tes données à caractère personnel s'effectue sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point e), du Règlement général sur la protection des données (RGPD), en liaison avec l'article 3, paragraphe 1, de la loi sur la protection des données de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (DSG NRW) pour l'exécution d'une mission d'intérêt public confiée à la ville d'Aix-la-Chapelle ou dans l'exercice de l'autorité publique. L'exécution de cette mission publique s'appuie sur les dispositions réglementaires et statutaires suivantes :
• Réglementation routière : loi sur les routes et les chemins de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (StrWG NRW), notamment les dispositions relatives aux utilisations spéciales sur la voie publique.
• Droit local / Droit des règlements municipaux : règlement sur les affectations spéciales de la ville d'Aix-la-Chapelle, dans sa version en vigueur.
• Perception des redevances (le cas échéant) : loi sur les redevances communales du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (KAG NRW), en liaison avec le règlement sur les redevances administratives de la ville d'Aix-la-Chapelle.
Les 3 catégories de données traitées
Dans le cadre de la déclaration et du traitement, les catégories suivantes de données à caractère personnel sont notamment collectées et traitées :
• Informations de base sur la personne ou l'entreprise : nom, prénom, raison sociale (le cas échéant), nom de la personne qui fait la déclaration ou qui est habilitée à représenter l'entreprise, ainsi que l'adresse (rue, numéro, code postal, ville).
• Coordonnées : adresse e-mail (obligatoire pour la notification numérique et une communication rapide) et numéro de téléphone (facultatif pour d'éventuelles questions).
• Coordonnées du site et du bien : emplacement précis / lieu d'installation (description précise de l'emplacement, par exemple devant l'immeuble commercial, tronçon de rue).
• Données techniques et procédurales : qualité et conception du porte-vélos (matériau, couleur, type de fixation), dimensions (largeur, longueur, profondeur en cm), période d'installation prévue (du… au… ou sans limite de durée/permanente), ainsi que les projets ou documents de planification fournis (photos, dessins, plans sous forme de fichiers).
4 Destinataires ou catégories de destinataires des données
Tes données à caractère personnel ne seront transmises aux destinataires suivants que dans le cadre des dispositions légales et aux fins de la procédure :
• Services compétents au sein de la mairie d'Aix-la-Chapelle
o Service 68 – Mobilité et transports : pour l'examen technique et juridique de ta déclaration, l'évaluation au regard de la réglementation routière, la délivrance de l'autorisation d'usage spécial ainsi que le contrôle du respect des conditions imposées.
o Service 22 – Fiscalité et caisse (ou service compétent) : lorsque des redevances sont perçues en vertu de la loi sur les redevances communales (KAG NRW) ou du règlement sur les frais administratifs, pour le traitement des paiements et la comptabilité.
• Prestataire informatique / sous-traitant : la mise à disposition technique du formulaire en ligne, l'hébergement et le stockage des données saisies sont assurés par le prestataire informatique municipal de la ville d'Aix-la-Chapelle (regio iT Gesellschaft für Informationstechnik mbH, Lombardenstraße 24, 52070 Aix-la-Chapelle) dans le cadre d’un traitement pour le compte d’un tiers conformément à l’article 28 du RGPD.
• Organismes et autorités externes (uniquement si la loi l'exige) : autorités compétentes en matière d'ordre public, de sécurité ou de voirie, dans la mesure où cela s'avère nécessaire, au cas par cas, pour prévenir les dangers, contrôler la circulation ou faire respecter la réglementation routière.
5 Durée de conservation et suppression
La durée de conservation de tes données à caractère personnel dépend des différentes étapes du traitement ainsi que des délais de conservation et de suppression prévus par la loi et les réglementations communales :
• Données saisies sur le portail en ligne (serveur de formulaires) : une fois transmises avec succès et en toute sécurité au système administratif interne de la ville d'Aix-la-Chapelle, les données que tu as saisies dans le formulaire en ligne sont automatiquement supprimées du serveur web ou du serveur de formulaires au plus tard 30 jours après.
• Procédures administratives en cours : le traitement et la conservation des données dans le système informatique dédié se poursuivent jusqu'à ce que la procédure soit définitivement close (décision exécutoire).
• Dossiers d'autorisation et de permis (procédures techniques) : une fois la procédure terminée, les documents nécessaires à la prise de décision sont conservés conformément aux directives de conservation applicables aux communes de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (plan de classement unifié de Rhénanie-du-Nord-Westphalie) pendant toute la durée de validité de l'autorisation d'usage particulier, puis, en règle générale, pendant 10 ans (conformément aux dispositions fiscales et en matière de conservation des documents).
• Archivage et destruction : à l'expiration des délais de conservation légaux ou municipaux, les documents sont proposés aux archives municipales d'Aix-la-Chapelle en vue de leur prise en charge, conformément à la loi sur les archives de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (ArchG NRW). Les données qui ne présentent pas d'intérêt archivistique sont supprimées ou détruites dans le respect de la réglementation sur la protection des données.
6 Obligation de coopération (obligation de mise à disposition) et prise de décision automatisée
Merci de prendre connaissance des informations suivantes concernant tes obligations de coopération et le déroulement du traitement :
• Obligation de fournir des données : la communication de tes données à caractère personnel est indispensable au traitement de ton annonce et à la délivrance d'une autorisation d'occupation spéciale conforme à la législation. Cette obligation découle des dispositions du code de la voirie (StrWG NRW) en lien avec le règlement sur l'utilisation spéciale de la ville d'Aix-la-Chapelle.
• Conséquences d'une information manquante : les champs marqués d'un astérisque (*) dans le formulaire en ligne sont obligatoires. Si ces informations obligatoires ne sont pas fournies ou ne sont pas complètes, ta demande ne pourra pas être traitée par le service 68 – Mobilité et Transports. Dans ce cas, l’installation du porte-vélos sur la voie publique sera considérée comme n’ayant pas été correctement signalée ou autorisée.
• Pas de prise de décision automatisée (art. 13, al. 2, let. f du RGPD) : dans le cadre de cette procédure administrative, il n'y a ni prise de décision automatisée ni profilage au sens de l'art. 22 du RGPD. Le traitement et l'examen au regard du code de la route sont effectués par les agents compétents de la mairie d'Aix-la-Chapelle.
7 Tes droits en tant que personne concernée et coordonnées
• Droits des personnes concernées : si les conditions légales sont remplies, tu as le droit d'accès (art. 15 du RGPD), de rectification (art. 16 du RGPD), à l'effacement (art. 17 du RGPD), à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ainsi qu'au droit d'opposition au traitement (art. 21 du RGPD).
• Droit de réclamation : tu as le droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données concernant le traitement de tes données à caractère personnel par la municipalité d'Aix-la-Chapelle (par exemple auprès de la déléguée régionale à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, boîte postale 20 04 44, 40102 Düsseldorf).
• Responsable du traitement et délégué à la protection des données : tu trouveras les coordonnées du responsable du traitement de la ville d'Aix-la-Chapelle ainsi que celles du délégué à la protection des données dans les informations générales sur la protection des données relatives à l'utilisation des formulaires en ligne de la ville d'Aix-la-Chapelle.
• Transfert vers un pays tiers : tes données ne sont pas transférées vers un pays tiers ni vers une organisation internationale.