Aanvullende informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van onlineformulieren – Aanmelding van een bijzonder gebruik voor het plaatsen van een fietsenrek
Naast de algemene privacyverklaring van de stad Aken geven we je hieronder informatie over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de aanvraag voor een bijzonder gebruik voor het plaatsen van een fietsenrek (zowel digitaal via het onlineportaal als via de papieren procedure). Deze gegevensverzameling is bedoeld voor de controle en de beoordeling vanuit het verkeersrecht van het speciale gebruik volgens de Wegenwet van Noordrijn-Westfalen (StrWG NRW) in combinatie met de verordening inzake speciaal gebruik van de stad Aken, zoals die op dat moment van kracht is.
1 Doeleinden van de gegevensverwerking
Je persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verzameld en verwerkt:
• Beoordeling van de aanvraag en toetsing aan de verkeersregels: verwerking van je aanvraag en controle van de wettelijke en technische voorwaarden voor het plaatsen van een fietsenrek op de openbare weg (met name het naleven van de minimale trottoirbreedtes van 1,80 m of, bij uitzondering, 1,50 m, het waarborgen van de verkeersveiligheid en het uitsluiten van ongeoorloofde belemmeringen of hinder voor het rijdende en stilstaande verkeer).
• Controle op voorschriften en consumentenbescherming/veiligheid: beoordeling van de bouwkundige kwaliteit van de fietsenstandaard (o.a. minimumhoogte van 1,10 m, bescherming tegen vandalisme, diefstalbestendig en beschadigingsvrij vastzetten, en de aanwezigheid van het informatiebordje) en toezicht op de gebruiksbeperkingen (geen commerciële reclame van derden; een discrete, zakelijke verwijzing naar de aangrenzende winkel is wel toegestaan).
• Communicatie tijdens de procedure en het verstrekken van besluiten: contact opnemen bij vragen over de procedure, het opvragen van ontbrekende documenten, het digitaal of analoog versturen van de vergunning of het besluit, en het afhandelen van een eventuele legesprocedure.
2 Rechtsgrondslagen voor de verwerking
De verwerking van je persoonsgegevens gebeurt op basis van art. 6, lid 1, onder e, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in combinatie met § 3, lid 1, van de Wet op de gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen (DSG NRW) ter uitvoering van een aan de stad Aken toevertrouwde taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag. De uitvoering van deze openbare taak is gebaseerd op de volgende vakrechtelijke en statutaire bepalingen:
• Voorschriften op het gebied van het wegenrecht: Wegen- en padenwet Noordrijn-Westfalen (StrWG NRW), met name de bepalingen over bijzonder gebruik van openbare wegen.
• Lokaal recht / Gemeentelijk statutenrecht: de verordening inzake bijzonder gebruik van de stad Aken, zoals die op dat moment van kracht is.
• Heffing van vergoedingen (indien van toepassing): Wet op de gemeentelijke heffingen voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen (KAG NRW) in combinatie met de verordening inzake administratieve vergoedingen van de stad Aken.
3 categorieën van de verwerkte gegevens
Bij het indienen en verwerken van een melding worden met name de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld en verwerkt:
• Basisgegevens van de persoon of het bedrijf: achternaam, voornaam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), naam van de persoon die de aangifte doet of bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen, en adres (straat, huisnummer, postcode, plaats).
• Contactgegevens: e-mailadres (verplicht voor digitale kennisgeving en snelle communicatie) en telefoonnummer (optioneel voor eventuele vragen).
• Locatie- en objectgegevens: Exacte locatie / plaats van opstelling (gedetailleerde beschrijving van de locatie, bijv. voor het bedrijfsgebouw, deel van de straat).
• Technische en procedurele gegevens: kwaliteit en uitvoering van de fietsenstandaard (materiaal, kleur, bevestigingswijze), afmetingen (breedte, lengte, diepte in cm), geplande plaatsingsperiode (van-tot of voor onbepaalde tijd/permanent) en ingediende ontwerpen of planningsdocumenten (foto’s, tekeningen, plattegronden als bestand).
4 Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens
Je persoonsgegevens worden uitsluitend binnen de wettelijke kaders en om het doel van de procedure te verwezenlijken doorgegeven aan de volgende ontvangers:
• Bevoegde afdelingen binnen het stadsbestuur van Aken
o Afdeling 68 – Mobiliteit en verkeer: Voor de technische en juridische beoordeling van je aanvraag, de beoordeling op basis van de verkeerswetgeving, het verlenen van de speciale gebruiksvergunning en het toezicht op de naleving van de voorwaarden.
o Afdeling 22 – Belastingen en Kassa (of de bevoegde instantie): Voor zover er vergoedingen worden geheven op grond van de Wet op de gemeentelijke heffingen (KAG NRW) of het reglement inzake administratieve vergoedingen, voor de afhandeling van betalingen en de boekhouding.
• IT-dienstverlener / verwerker: De technische beschikbaarstelling van het onlineformulier, de hosting en de opslag van de ingevoerde gegevens worden verzorgd door de gemeentelijke IT-dienstverlener van de stad Aken (regio iT Gesellschaft für Informationstechnik mbH, Lombardenstraße 24, 52070 Aken) in het kader van een verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG.
• Externe instanties en overheidsinstanties (alleen als de wet dat voorschrijft): bevoegde instanties op het gebied van openbare orde, veiligheid of wegenbouw, voor zover dit in een specifiek geval nodig is voor het afwenden van gevaren, verkeerscontrole of het handhaven van verkeersregels.
5 Bewaartermijn en verwijdering
Hoe lang je persoonsgegevens worden bewaard, hangt af van de verwerkingsfasen en van de wettelijke en gemeentelijke bewaar- en vernietigingstermijnen:
• Invoer via het onlineportaal (formulierserver): De gegevens die je in het onlineformulier hebt ingevuld, worden na een succesvolle en veilige verzending naar de interne procedure van de stad Aken automatisch uiterlijk na 30 dagen van de webserver of formulierserver verwijderd.
• Lopende administratieve procedures: De verwerking en opslag van de gegevens in het digitale systeem vinden plaats totdat de procedure onherroepelijk (definitief) is afgerond.
• Vergunning- en toestemmingsdossiers (vakprocedures): Na afloop van de procedure worden de documenten die relevant zijn voor de beslissing bewaard volgens de bewaarrichtlijnen (Eenheidsdossierplan NRW) bewaard voor de duur van de geldigheid van de vergunning voor bijzonder gebruik en daarna meestal nog 10 jaar (volgens de voorschriften op het gebied van belasting- en archiefrecht).
• Archivering en vernietiging: Na afloop van de wettelijke of gemeentelijke bewaartermijnen worden de documenten aangeboden aan het stadsarchief van Aken voor opname, conform de archiefwet van Noordrijn-Westfalen (ArchG NRW). Gegevens die niet archiefwaardig zijn, worden in overeenstemming met de privacywetgeving gewist of vernietigd.
6 Verplichting tot medewerking (verplichting tot terbeschikkingstelling) en geautomatiseerde besluitvorming
Let alsjeblieft op de volgende aanwijzingen over wat je moet doen en hoe de afhandeling verloopt:
• Verplichting tot het verstrekken van gegevens: Het verstrekken van je persoonsgegevens is absoluut noodzakelijk voor de verwerking van je aanvraag en het verlenen van een rechtsgeldige vergunning voor bijzonder gebruik. Deze verplichting vloeit voort uit de wegenwetgeving van de StrWG NRW in combinatie met de verordening inzake bijzonder gebruik van de stad Aken.
• Gevolgen van het niet invullen: De velden in het onlineformulier die met een sterretje (*) zijn gemarkeerd, zijn verplicht. Als je deze gegevens niet of niet volledig invult, kan je aanvraag niet worden verwerkt door Afdeling 68 – Mobiliteit en Verkeer. Het plaatsen van de fietsenstandaard op openbare weg wordt in dat geval beschouwd als niet correct aangemeld of goedgekeurd.
• Geen geautomatiseerde besluitvorming (art. 13, lid 2, onder f, AVG): In het kader van deze administratieve procedure vindt er geen geautomatiseerde besluitvorming en geen profilering plaats in de zin van art. 22 AVG. De verwerking en de verkeersrechtelijke toetsing worden uitgevoerd door de bevoegde medewerkers van het stadsbestuur van Aken.
7 Je rechten als betrokkene en contactgegevens
• Rechten van betrokkenen: Als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, heb je recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16 AVG), verwijdering (art. 17 AVG), beperking van de verwerking (art. 18 AVG) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG).
• Recht om een klacht in te dienen: Je hebt het recht om bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over de verwerking van je persoonsgegevens door het stadsbestuur van Aken (bijvoorbeeld bij de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postbus 20 04 44, 40102 Düsseldorf).
• Verantwoordelijke instantie en functionaris voor gegevensbescherming: De contactgegevens van de verantwoordelijke instantie van de stad Aken en van de functionaris voor gegevensbescherming vind je in de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren van de stad Aken.
• Doorgifte naar derde landen: Je gegevens worden niet doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie.