Ergänzende Datenschutzhinweise für das Online-Formular „Antrag zur Vergabe einer Hausnummer“
(Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung – DS-GVO)
Zusätzlich zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie nachfolgend über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Beantragung zur amtlichen Festsetzung, Änderung oder Ergänzung einer Hausnummer bei der Stadt Aachen.
1 Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Prüfung und Bearbeitung des Antrags auf Hausnummerierung: Ermittlung der sachlichen Voraussetzungen für die Erteilung, Änderung, Ergänzung oder Aufhebung von Hausnummern für Grundstücke und Gebäude innerhalb des Stadtgebietes der Stadt Aachen.
• Verifizierung der Antragsberechtigung: Überprüfung der Identität sowie der rechtlichen Befugnis der an-tragstellenden Person (z. B. als Eigentümer*in, Erwerber*in oder Bevollmächtigte*r) und Validierung der eingereichten Nachweise (z. B. Vollmachten, Grundbuchauszüge oder Notarverträge).
• Sachverhaltsaufklärung und Grundstückszuordnung: Eindeutige Identifikation des betroffenen Grundstücks anhand der Katasterdaten (Gemarkung, Flur, Flurstück) sowie Abgleich mit bauaufsichtlichen Vorgängen und eingereichten Lageplänen zur Ermittlung der korrekten Erschließung, Zuwegung und der Lage des Haupteingangs.
• Sicherstellung der behördlichen Kommunikation: Kontaktaufnahme mit Ihnen bei fachlichen oder technischen Rückfragen zum Antrag und Bauvorhaben sowie zur Übermittlung des Bearbeitungsstandes.
• Amtliche Adressfortführung und Gefahrenabwehr: Eintragung und Aktualisierung der festgesetzten Adresse im amtlichen Adressverzeichnis der Stadt Aachen sowie Bereitstellung der Adressdaten für die Notfall- und Rettungsdienste (Feuerwehr, Polizei, Rettungsdienst) und das Melderegister.
• Abwicklung des Gebührenverfahrens: Festsetzung, Erstellung und postalische Zustellung des Gebührenbescheids für die Amtshandlung sowie kassenmäßige Abwicklung des Zahlungsverkehrs.
2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 DSG NRW):
Die Verarbeitung Ihrer Antrags-, Eigentümer-, Kontakt- und Grundstücksdaten erfolgt zur Wahrnehmung der der Stadt Aachen obliegenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Festsetzung, Änderung, Ergänzung oder Aufhebung von Hausnummern. Rechtsgrundlagen hierfür sind insbesondere:
o § 126 Abs. 3 Baugesetzbuch (BauGB)
o § 8 der Ordnungsbehördlichen Verordnung der Stadt Aachen (Aachener Straßenverordnung vom 19.03.2004 in der jeweils geltenden Fassung)
Die eindeutige und nachvollziehbare Nummerierung von Gebäuden dient insbesondere der öffentlichen Sicherheit und Ordnung, der schnellen und zuverlässigen Orientierung von Feuerwehr, Rettungsdiensten und Polizei sowie der eindeutigen Adressierung und Zuordnung von Grundstücken und Gebäuden.
• Erhebung von Verwaltungsgebühren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO):
Soweit für die Festsetzung einer Hausnummer Verwaltungsgebühren erhoben werden, erfolgt die Verarbeitung der hierfür erforderlichen Gebühren- und Zahlungsdaten zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der Stadt Aachen im Zusammenhang mit der Festsetzung und Erhebung der Verwaltungsgebühren. Rechtsgrundlage hierfür ist das Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (KAG NRW) in Verbindung mit der Verwaltungsgebührenordnung der Stadt Aachen in der jeweils geltenden Fassung.
3 Kategorien der verarbeiteten Daten
Im Rahmen des Antragsverfahrens werden zur ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:
• Stamm- und Kontaktdaten der antragstellenden Person sowie der Eigentümer*innen: Anrede, Vorname, Nachname, postalische Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) sowie ggf. Firmenname und An-gaben zur vertretungsberechtigten Person (z. B. Geschäftsführung).
• Kommunikationsdaten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse (zur schnellen Kontaktaufnahme bei Rückfragen).
• Angaben zur Antragsberechtigung und Berechtigungsnachweise: Nachweise über die Rechtsstellung bezüglich des Objekts (z. B. Eigentümer*in, Erwerber*in oder Bevollmächtigte*r) sowie entsprechende Belegdokumente (z. B. Vollmacht, Auszug aus dem Notarvertrag, Grundbuchauszug).
• Grundstücks- und Katasterdaten: Angaben zur genauen Lokalisierung des Grundstücks (Gemarkung, Flur, Flurstück) sowie bisherige Lagebezeichnungen (Straßenname, ggf. vorhandene Hausnummer).
• Angaben zum bauaufsichtlichen Status: Rechtlicher Status des Bauvorhabens (Bestandsgebäude, genehmigungsfreies Vorhaben, Bauvoranfrage, Bauantrag, Baugenehmigung), Bauphase (Planung, Baubeginn, Rohbau, Fertigstellung) sowie Aktenzeichen und Erteilungsdatum der Bauaufsicht.
• Gebäude- und Plandaten: Gebäudeart (z. B. Wohngebäude, Wirtschafts-/Industriegebäude, Büro-/Geschäftshaus, Mischgebäude), Lage / Straßenbezeichnung des Haupteingangs, eingereichte Planunter-lagen (z. B. amtlicher Lageplan, Lageplan Entwurf, Übersichtskarte) sowie freitextliche Anmerkungen zur Antragstellung.
• Gebühren- und Zahlungsdaten (im weiteren Verfahrensverlauf): Kassenzeichen, Festsetzungsdaten des Gebührenbescheids sowie Zahlungs- und Buchungsdaten zur kassenmäßigen Abwicklung der Amtshandlung.
4 Herkunft der Daten
Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erheben wir primär direkt bei Ihnen im Rahmen der Antragstellung (Direkterhebung gemäß Art. 13 DS-GVO).
Ergänzend dazu verarbeiten wir in Einzelfällen Daten, die wir nicht direkt bei Ihnen erhoben haben (Erhebung gemäß Art. 14 DS-GVO). Dies betrifft insbesondere:
• Öffentliche Register und Ämter: Daten, die wir zur Verifizierung der Antragsberechtigung oder zur Grundstückszuordnung aus dem Grundbuch, dem Liegenschaftskataster (Katasteramt der Städteregion Aachen) oder anderen behördlichen Registern beziehen.
• Stadtinterne Datenbanken: Informationen, die bereits in städtischen Fachverfahren (z. B. aus der Bauaufsicht) vorliegen und zur Sachverhaltsaufklärung oder Adressfestsetzung hinzugezogen werden.
• Dritte: Sofern Sie den Antrag durch einen Dritten (z. B. Architekt*in, Notar*in, Bevollmächtigte*r) einreichen lassen, erhalten wir Ihre Daten durch die von Ihnen beauftragte Person.
5 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Innerhalb der Stadtverwaltung Aachen sowie gegenüber externen Stellen werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben, auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen oder im Rahmen einer strikt weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO weitergegeben. Eine Übermittlung erfolgt im konkreten Anlassfall an folgende Empfängerkategorien:
• Zuständiger Fachbereich der Stadt Aachen (FB 62 – Geoinformation und Bodenordnung): Der intern für die amtliche Hausnummernvergabe und die ordnungsbehördliche Festsetzung zuständige Fachbereich.
• Fachbereich Finanzsteuerung / Stadtkasse: Die zuständigen Organisationseinheiten innerhalb der Stadtverwaltung zur Festsetzung, Verbuchung und kassenmäßigen Abwicklung des erforderlichen Gebührenbescheids.
• Weitere städtische Dienststellen (anlassbezogen): Weitere Fachbereiche der Stadt Aachen, sofern dies zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich ist – beispielsweise der Fachbereich Bauaufsicht zum Ab-gleich des im Formular angegebenen Aktenzeichens.
• Träger öffentlicher Belange und externe Stellen: Öffentlich-rechtliche Stellen und Versorgungsunternehmen wie das Grundbuchamt, das Finanzamt, örtliche Versorgungsträger (z. B. STAWAG) sowie das Katasteramt der Städteregion Aachen (zur Berichtigung und Fortführung der dort geführten Nachweise).
• IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aachen) als weisungsgebundener Dienstleister gemäß Art. 28 DS-GVO im Rahmen des technischen Betriebs, des siche-ren Hostings sowie der Systemwartung des Online-Formularservers und der kommunalen IT-Infrastruktur.
6 Speicherdauer und Löschung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Verarbeitungszwecks oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zwingend erforderlich ist:
• Zwischenspeicherung im Online-Formularsystem (regio iT): Die von Ihnen im Online-Formular eingege-benen Antragsdaten sowie die hochgeladenen Dokumente (wie Lagepläne, Vollmachten oder Notarverträge) werden auf den Servern der regio iT GmbH spätestens sechs Monate nach dem erfolgreichen Abschluss des Übermittlungsvorgangs vollautomatisiert gelöscht. Diese Frist dient ausschließlich der technischen Nachvollziehbarkeit des Übertragungskanals sowie der Behebung etwaiger Übermittlungsfehler.
• Fachverfahren der Stadt Aachen (Dauer der Amtshandlung und Archivierung): Nach der Übernahme der Daten in das Fachverfahren des zuständigen Fachbereiches (FB 62) richten sich die Speicher- und Auf-bewahrungsfristen nach den fachspezifischen Rechtsvorschriften sowie den kommunalen Archivbestimmungen gemäß Archivgesetz NRW (ArchivG NRW):
o Vorgang der Hausnummerierung (Stammdaten und Zuteilung): Da die Zuweisung einer Hausnummer eine dauerhafte ordnungsbehördliche Eigenschaft und Lagebezeichnung des Grundstücks darstellt, werden die Kernakten über die Zuteilung (Vergabeverfügung, Festsetzungsbescheid) im öffentlichen Interesse dauerhaft geführt bzw. nach Verfahrensabschluss den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) unterlegt (Anbietung an das Stadtarchiv Aachen zur Archivierung).
o Gebührenverfahren: Unterlagen, die der Erstellung, Festsetzung und Nachweisführung des Gebührenbescheids dienen (z. B. Gebührenberechnungen, Buchungsbelege, Kassenzeichen), werden gemäß den haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 59 Kommunalhaushaltsverordnung NRW – KomHVO NRW sowie § 147 AO) für die Dauer von 10 Jahren nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres gespeichert.
7 Pflicht zur Bereitstellung der Daten und Folgen der Nichtbereitstellung
Im Rahmen dieses Verwaltungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die rechtssichere Bearbeitung Ihres Antrags sowie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Stadt Aachen zwingend erforderlich sind:
• Pflichtangaben: Die zur Antragsbearbeitung zwingend erforderlichen Angaben sind im Online-Formular als Pflichtfelder (in der Regel durch ein Sternchen „*“) gekennzeichnet. Die Pflicht zur Bereitstellung der Identitäts- und Adressdaten ergibt sich aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten der Beteiligten im Verwaltungsverfahren gemäß § 26 Abs. 2 VwVfG NRW. Soweit im Online-Formular darüber hinaus Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) als Pflichtangaben abgefragt werden, sind diese für die effiziente behördliche Kommunikation und eine zügige Bearbeitung Ihres Antrags im gewählten elektronischen Verfahren zwingend erforderlich.
• Folgen der Nichtbereitstellung: Ohne die Bereitstellung dieser Pflichtdaten (insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten für Rückfragen, Katasterbezeichnung und erforderliche Nachweisdokumente) kann die Stadt Aachen den zugrundeliegenden Sachverhalt nicht ermitteln oder prüfen. Dies hat zur Folge, dass Ihr An-trag auf Vergabe, Änderung oder Ergänzung einer Hausnummer nicht bearbeitet werden kann oder wegen fehlender Nachweise abgelehnt werden muss.
8 Betroffenenrechte und Kontaktdaten
Für diese ergänzenden Datenschutzhinweise gelten vollumfänglich die in den Allgemeinen Datenschutzhin-weisen für die Nutzung von Online-Formularen der Stadt Aachen aufgeführten Rechte für betroffene Personen (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen). Dort finden Sie auch die vollständigen Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sowie des behördlichen Daten-schutzbeauftragten der Stadt Aachen.