Aanvullende informatie over gegevensbescherming voor het onlineformulier „Aanvraag voor de toekenning van een huisnummer“
(Informatie op grond van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG)
Naast onze algemene privacyverklaring geven we je hieronder informatie over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de online aanvraag voor de officiële vaststelling, wijziging of aanvulling van een huisnummer bij de stad Aken.
1 Doel van de gegevensverwerking
Je persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verzameld en verwerkt:
• Beoordeling en afhandeling van de aanvraag voor huisnummering: vaststellen of aan de feitelijke voorwaarden is voldaan voor het toekennen, wijzigen, aanvullen of intrekken van huisnummers voor percelen en gebouwen binnen het stadsgebied van Aken.
• Controle of je een aanvraag mag indienen: we kijken of je de juiste persoon bent en of je de wettelijke bevoegdheid hebt om de aanvraag in te dienen (bijv. als eigenaar, koper of gevolmachtigde) en controle van de ingediende bewijsstukken (bijv. volmachten, uittreksels uit het kadaster of notariële akten).
• Feitenonderzoek en toewijzing van percelen: Duidelijke identificatie van het betreffende perceel aan de hand van de kadastrale gegevens (gemeente, perceelgroep, perceelnummer) en afstemming met bouwtechnische dossiers en ingediende plattegronden om de juiste ontsluiting, toegangswegen en de ligging van de hoofdingang vast te stellen.
• Communicatie met de overheid: we nemen contact met je op als er inhoudelijke of technische vragen zijn over de aanvraag en het bouwproject, en om je op de hoogte te houden van de voortgang.
• Officiële adresregistratie en rampenbestrijding: het vastleggen en bijwerken van het vastgestelde adres in het officiële adresregister van de stad Aken, en het beschikbaar stellen van de adresgegevens aan de hulp- en reddingsdiensten (brandweer, politie, ambulancedienst) en het bevolkingsregister.
• Afhandeling van de legesprocedure: vaststelling, opstelling en verzending per post van de legesaanslag voor de ambtelijke handeling, evenals de boekhoudkundige afhandeling van de betalingen.
2 Rechtsgrondslagen voor de verwerking
De verwerking van je persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende rechtsgrondslagen:
• Het uitvoeren van een taak van algemeen belang (art. 6, lid 1, onder e, AVG in combinatie met § 3 DSG NRW):
Je aanvraag-, eigenaar-, contact- en perceelgegevens worden verwerkt om de taken uit te voeren die de stad Aken heeft in verband met het vaststellen, wijzigen, aanvullen of intrekken van huisnummers. De rechtsgrond hiervoor is met name:
o § 126, lid 3, van de Duitse bouwverordening (BauGB)
o § 8 van de verordening van de ordedienst van de stad Aken (Verkeersverordening van Aken van 19 maart 2004, zoals die op dat moment van kracht is)
De eenduidige en overzichtelijke nummering van gebouwen is vooral bedoeld voor de openbare veiligheid en orde, zodat de brandweer, hulpdiensten en politie zich snel en betrouwbaar kunnen oriënteren, en om percelen en gebouwen eenduidig te kunnen adresseren en indelen.
• Het in rekening brengen van administratiekosten (art. 6, lid 1, onder c, AVG):
Voor zover er administratiekosten worden geheven voor het toekennen van een huisnummer, worden de daarvoor benodigde gegevens over de kosten en betalingen verwerkt om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de stad Aken met betrekking tot het vaststellen en heffen van de administratiekosten. De rechtsgrondslag hiervoor is de wet op de gemeentelijke heffingen voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen (KAG NRW) in combinatie met het reglement inzake administratieve vergoedingen van de stad Aken, zoals dat op dat moment van kracht is.
3 categorieën van de verwerkte gegevens
In het kader van de aanvraagprocedure worden de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld en verwerkt om je aanvraag correct te kunnen afhandelen:
• Persoons- en contactgegevens van de aanvrager en de eigenaren: aanspreektitel, voornaam, achternaam, postadres (straat, huisnummer, postcode, plaats) en eventueel de bedrijfsnaam en gegevens over de persoon die bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen (bijv. de directie).
• Contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres (zodat we snel contact met je kunnen opnemen als we vragen hebben).
• Informatie over wie de aanvraag mag indienen en bewijzen daarvan: Bewijsstukken over je rechtspositie met betrekking tot het object (bijv. eigenaar, koper of gevolmachtigde) en de bijbehorende documenten (bijv. volmacht, uittreksel uit de notariële akte, uittreksel uit het kadaster).
• Perceel- en kadastrale gegevens: informatie over de exacte ligging van het perceel (gemeente, kadastraal district, kadastraal perceel) en eerdere locatieaanduidingen (straatnaam, eventueel huisnummer).
• Informatie over de bouwrechtelijke status: Juridische status van het bouwproject (bestaand gebouw, vergunningsvrij project, bouwvooronderzoek, bouwaanvraag, bouwvergunning), bouwfase (planning, start van de bouw, ruwbouw, oplevering) en het dossiernummer en de datum van afgifte door de bouwinspectie.
• Gebouw- en plattegrondgegevens: type gebouw (bijv. woongebouw, bedrijfs-/industriegebouw, kantoor-/winkelgebouw, gemengd gebouw), locatie / straatnaam van de hoofdingang, ingediende plattegronddocumenten (bijv. officiële plattegrond, conceptplattegrond, overzichtskaart) en opmerkingen in vrije tekst bij de aanvraag.
• Gegevens over leges en betalingen (in het verdere verloop van de procedure): referentienummer, datum van vaststelling van het legesbesluit, en betalings- en boekingsgegevens voor de administratieve afhandeling van de ambtelijke handeling.
4 Herkomst van de gegevens
De persoonsgegevens die we verwerken, verzamelen we voornamelijk rechtstreeks bij jou in het kader van je aanvraag (rechtstreekse verzameling volgens art. 13 AVG).
Daarnaast verwerken we in bepaalde gevallen gegevens die we niet rechtstreeks bij jou hebben verzameld (verzameling overeenkomstig art. 14 AVG). Dit geldt met name voor:
• Openbare registers en instanties: gegevens die we uit het kadaster, het vastgoedregister (kadasterdienst van de stadsregio Aken) of andere officiële registers halen om te controleren of je in aanmerking komt voor een aanvraag of om percelen toe te wijzen.
• Gemeentelijke databases: informatie die al beschikbaar is in gemeentelijke procedures (bijv. van de bouwinspectie) en die wordt gebruikt om de feiten te achterhalen of een adres vast te stellen.
• Derden: Als je de aanvraag door een derde (bijv. architect, notaris, gevolmachtigde) laat indienen, krijgen we je gegevens via de persoon die je daarvoor hebt aangewezen.
5 Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens
Binnen het stadsbestuur van Aken en aan externe instanties worden je persoonsgegevens uitsluitend doorgegeven om wettelijke taken uit te voeren, op basis van wettelijke verplichtingen of in het kader van een strikt aan instructies gebonden verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG. In concrete gevallen worden je gegevens doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:
• Bevoegde afdeling van de stad Aken (FB 62 – Geoinformatie en ruimtelijke ordening): De afdeling die intern verantwoordelijk is voor de officiële toekenning van huisnummers en de vaststelling door de bevoegde autoriteiten.
• Afdeling Financieel Beheer / Gemeentekas: De verantwoordelijke afdelingen binnen het gemeentebestuur die zorgen voor de vaststelling, boeking en afhandeling via de kas van de benodigde aanslag.
• Andere gemeentelijke diensten (indien nodig): Andere afdelingen van de gemeente Aken, als dat echt nodig is om de zaak op te helderen – bijvoorbeeld de afdeling Bouwtoezicht om het dossiernummer dat op het formulier staat te controleren.
• Overheidsinstanties en externe instanties: publiekrechtelijke instanties en nutsbedrijven zoals het kadaster, de belastingdienst, lokale nutsbedrijven (bijv. STAWAG) en het kadaster van de stadsregio Aken (voor het corrigeren en bijwerken van de daar bijgehouden gegevens).
• IT-dienstverlener (verwerker): regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aken) als dienstverlener die zich aan instructies moet houden volgens art. 28 AVG, in het kader van de technische exploitatie, de beveiligde hosting en het systeemonderhoud van de onlineformulierserver en de gemeentelijke IT-infrastructuur.
6 Bewaartermijn en verwijdering
Je gegevens worden alleen bewaard zolang dat strikt noodzakelijk is voor het bereiken van het betreffende verwerkingsdoel of vanwege wettelijke bewaartermijnen:
• Tussentijdse opslag in het onlineformuliersysteem (regio iT): De gegevens die je in het onlineformulier hebt ingevuld en de geüploade documenten (zoals plattegronden, volmachten of notariële akten) worden volledig automatisch verwijderd van de servers van regio iT GmbH, uiterlijk zes maanden nadat het verzendproces succesvol is afgerond. Deze termijn dient uitsluitend voor de technische traceerbaarheid van het transmissiekanaal en voor het verhelpen van eventuele verzendfouten.
• Vakkundige procedures van de stad Aken (duur van de ambtelijke handeling en archivering): Nadat de gegevens zijn overgenomen in het vakproces van de verantwoordelijke afdeling (FB 62), worden de opslag- en bewaartermijnen bepaald door de vakspecifieke wetgeving en de gemeentelijke archiefvoorschriften volgens de Archiefwet van Noordrijn-Westfalen (ArchivG NRW):
o Procedure voor huisnummering (basisgegevens en toewijzing): Omdat de toewijzing van een huisnummer een blijvend officieel kenmerk en een locatieaanduiding van het perceel is, worden de basisdossiers over de toewijzing (toewijzingsbesluit, vaststellingsbesluit) worden in het algemeen belang permanent bewaard of, na afloop van de procedure, onderworpen aan de bepalingen van de Archiefwet van Noordrijn-Westfalen (ArchivG NRW) (overdracht aan het stadsarchief van Aken voor archivering).
o Legesprocedure: documenten die nodig zijn voor het opstellen, vaststellen en onderbouwen van het legesbesluit (bijv. legesberekeningen, boekingsbewijzen, kassabewijzen), worden bewaard volgens de bewaartermijnen uit de begrotings- en belastingwetgeving (met name § 59 van de gemeentelijke begrotingsverordening van Noordrijn-Westfalen – KomHVO NRW en § 147 van de Duitse belastingwet – AO) voor een periode van 10 jaar na afloop van het betreffende begrotingsjaar.
7 Verplichting om de gegevens te verstrekken en gevolgen van het niet verstrekken ervan
In het kader van deze administratieve procedure moet je die persoonsgegevens verstrekken die absoluut noodzakelijk zijn voor een juridisch correcte afhandeling van je aanvraag en voor het vervullen van de wettelijke taken van de stad Aken:
• Verplichte gegevens: De gegevens die absoluut nodig zijn voor de afhandeling van je aanvraag, zijn in het onlineformulier gemarkeerd als verplichte velden (meestal met een sterretje „*“). De verplichting om identiteits- en adresgegevens te verstrekken vloeit voort uit de algemene medewerkingsplicht van de betrokkenen in de bestuursprocedure volgens § 26, lid 2, VwVfG NRW. Voor zover in het onlineformulier bovendien contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres) als verplichte gegevens worden gevraagd, zijn deze absoluut noodzakelijk voor een efficiënte communicatie met de overheid en een snelle afhandeling van je aanvraag via de gekozen elektronische procedure.
• Gevolgen van het niet verstrekken van gegevens: Zonder deze verplichte gegevens (met name naam, adres, contactgegevens voor eventuele vragen, kadastrale aanduiding en de benodigde bewijsstukken) kan de stad Aken de onderliggende feiten niet vaststellen of controleren. Dit betekent dat je aanvraag voor de toekenning, wijziging of aanvulling van een huisnummer niet kan worden verwerkt of moet worden afgewezen vanwege ontbrekende bewijsstukken.
8 Rechten van betrokkenen en contactgegevens
Voor deze aanvullende privacyverklaring gelden volledig de rechten voor betrokkenen die staan vermeld in de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren van de stad Aken (recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, verzet en het recht om een klacht in te dienen bij de staatscommissaris voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging van Noordrijn-Westfalen). Daar vind je ook de volledige contactgegevens van de verantwoordelijke instantie en van de officiële functionaris voor gegevensbescherming van de stad Aken.