Informations complémentaires sur la protection des données pour le formulaire en ligne « Demande d'attribution d'un numéro de maison »
(Informations conformément aux articles 13 et 14 du Règlement général sur la protection des données – RGPD)
En plus de notre politique générale de confidentialité, on t'informe ci-dessous du traitement spécifique de tes données à caractère personnel dans le cadre d'une demande en ligne visant à obtenir la fixation, la modification ou l'ajout d'un numéro de maison auprès de la ville d'Aix-la-Chapelle.
1. Finalité du traitement des données
La collecte et le traitement de tes données à caractère personnel ont pour finalités suivantes :
• Examen et traitement des demandes de numérotation des maisons : vérification des conditions requises pour l'attribution, la modification, l'ajout ou la suppression de numéros de maison pour les terrains et les bâtiments situés sur le territoire de la ville d'Aix-la-Chapelle.
• Vérification de l'éligibilité à la demande : vérification de l'identité et de la capacité juridique du demandeur (par exemple en tant que propriétaire, acquéteur·trice ou mandataire) et validation des pièces justificatives fournies (par exemple, procurations, extraits du registre foncier ou actes notariés).
• Établissement des faits et identification du terrain : Identification sans ambiguïté du terrain concerné à l'aide des données cadastrales (commune, section, parcelle) et recoupement avec les dossiers de la police de la construction et les plans de situation fournis pour déterminer correctement le raccordement au réseau, l'accès et l'emplacement de l'entrée principale.
• Assurer la communication avec les autorités : te contacter en cas de questions d'ordre technique ou spécialisé concernant la demande et le projet de construction, ainsi que pour te tenir au courant de l'avancement du dossier.
• Gestion officielle des adresses et prévention des risques : enregistrement et mise à jour de l'adresse officielle dans le registre municipal de la ville d'Aix-la-Chapelle, ainsi que mise à disposition des données d'adresse pour les services d'urgence et de secours (pompiers, police, services de secours) et le registre de la population.
• Gestion de la procédure de perception des redevances : fixation, établissement et envoi par la poste de l'avis de redevance pour l'acte administratif, ainsi que la gestion comptable des opérations de paiement.
2 Bases juridiques du traitement
Le traitement de tes données à caractère personnel repose sur les bases juridiques suivantes :
• Exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6, al. 1, let. e du RGPD, en liaison avec l'article 3 de la DSG NRW) :
Le traitement de tes données relatives à ta demande, au propriétaire, à tes coordonnées et au terrain sert à permettre à la ville d'Aix-la-Chapelle d'exercer ses missions liées à la fixation, la modification, l'ajout ou la suppression de numéros de rue. Les bases juridiques sont notamment les suivantes :
o § 126, alinéa 3, du Code de la construction (BauGB)
o § 8 du règlement municipal de la ville d'Aix-la-Chapelle (règlement sur la circulation routière d'Aix-la-Chapelle du 19 mars 2004, dans sa version en vigueur)
La numérotation claire et compréhensible des bâtiments sert notamment à assurer la sécurité et l'ordre publics, à permettre aux pompiers, aux services de secours et à la police de s'orienter rapidement et de manière fiable, ainsi qu'à garantir une identification et une attribution précises des terrains et des bâtiments.
• Perception de frais administratifs (art. 6, al. 1, let. c du RGPD) :
Dans la mesure où des frais administratifs sont perçus pour l'attribution d'un numéro de maison, le traitement des données relatives aux frais et aux paiements nécessaires à cette fin a pour but de permettre à la ville d'Aix-la-Chapelle de remplir ses obligations légales liées à la fixation et à la perception de ces frais administratifs. La base juridique est la loi sur les taxes communales du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (KAG NRW), en liaison avec le règlement sur les frais administratifs de la ville d'Aix-la-Chapelle, dans sa version en vigueur.
Les 3 catégories de données traitées
Dans le cadre de la procédure de demande, les catégories suivantes de données à caractère personnel sont collectées et traitées afin de garantir le bon traitement de ta demande :
• Coordonnées générales et de contact du demandeur ainsi que des propriétaires : titre, prénom, nom, adresse postale (rue, numéro, code postal, ville) ainsi que, le cas échéant, le nom de l'entreprise et les informations concernant la personne habilitée à la représenter (par exemple, la direction).
• Coordonnées : numéro de téléphone et adresse e-mail (pour pouvoir te contacter rapidement en cas de questions).
• Informations sur le droit de déposer une demande et justificatifs : Justificatifs de ton statut juridique par rapport au bien (par ex. propriétaire, acquéreur ou mandataire) ainsi que les pièces justificatives correspondantes (par ex. procuration, extrait de l'acte notarié, extrait du registre foncier).
• Données relatives au terrain et au cadastre : informations sur la localisation exacte du terrain (commune, secteur cadastral, parcelle) ainsi que les désignations de localisation existantes (nom de rue, numéro de maison le cas échéant).
• Informations sur le statut du projet de construction : Statut juridique du projet de construction (bâtiment existant, projet non soumis à autorisation, demande préalable de permis de construire, demande de permis de construire, permis de construire), phase de construction (conception, début des travaux, gros œuvre, achèvement) ainsi que le numéro de dossier et la date de délivrance par les services de l'urbanisme.
• Données relatives au bâtiment et au plan : type de bâtiment (par ex. immeuble résidentiel, bâtiment agricole/industriel, immeuble de bureaux/commercial, bâtiment à usage mixte), emplacement / nom de la rue de l'entrée principale, documents de plan fournis (par ex. plan de situation officiel, avant-projet de plan de situation, carte générale) ainsi que des remarques en texte libre concernant la demande.
• Données relatives aux redevances et aux paiements (au cours de la suite de la procédure) : numéro de référence, dates de fixation de l'avis de redevance, ainsi que les données de paiement et de comptabilisation pour le traitement comptable de l'acte administratif.
4 Origine des données
On collecte les données à caractère personnel qu'on traite principalement directement auprès de toi, dans le cadre de ta demande (collecte directe conformément à l'article 13 du RGPD).
En complément, on traite dans certains cas des données qu'on n'a pas collectées directement auprès de toi (collecte conformément à l'article 14 du RGPD). Ça concerne notamment :
• Registres publics et administrations : données que nous obtenons du registre foncier, du cadastre immobilier (service du cadastre de la région urbaine d'Aix-la-Chapelle) ou d'autres registres officiels pour vérifier l'éligibilité à la demande ou l'attribution des parcelles.
• Bases de données municipales : informations déjà disponibles dans les procédures administratives municipales (par exemple, celles du service de l'urbanisme) et utilisées pour clarifier les faits ou déterminer une adresse.
• Tiers : si tu fais déposer ta demande par un tiers (par exemple un architecte, un notaire ou un mandataire), on reçoit tes données par l'intermédiaire de la personne que tu as mandatée.
5 Destinataires ou catégories de destinataires des données
Au sein de l'administration municipale d'Aix-la-Chapelle ainsi qu'à des organismes externes, tes données à caractère personnel ne sont transmises que pour remplir des missions légales, sur la base d'obligations légales ou dans le cadre d'un traitement de données strictement soumis à des instructions, conformément à l'article 28 du RGPD. Dans des cas concrets, ces données sont transmises aux catégories de destinataires suivantes :
• Service compétent de la ville d'Aix-la-Chapelle (FB 62 – Géoinformation et aménagement foncier) : c'est le service chargé en interne de l'attribution officielle des numéros de rue et de la détermination administrative.
• Service de gestion financière / Trésorerie municipale : les services compétents au sein de l'administration municipale chargés de la fixation, de la comptabilisation et du traitement comptable de l'avis de redevance correspondant.
• Autres services municipaux (selon les cas) : d'autres services de la ville d'Aix-la-Chapelle, si c'est absolument nécessaire pour clarifier la situation – par exemple, le service de l'urbanisme pour vérifier la référence indiquée dans le formulaire.
• Organismes publics et entités externes : organismes de droit public et services publics tels que le service du registre foncier, le centre des impôts, les prestataires de services locaux (par exemple STAWAG) ainsi que le service du cadastre de la région urbaine d'Aix-la-Chapelle (pour la rectification et la mise à jour des registres qui y sont tenus).
• Prestataire informatique (sous-traitant) : la société regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aix-la-Chapelle) en tant que prestataire soumis à des instructions conformément à l'article 28 du RGPD dans le cadre de l'exploitation technique, de l'hébergement sécurisé ainsi que de la maintenance du serveur de formulaires en ligne et de l'infrastructure informatique communale.
6 Durée de conservation et suppression
Tes données ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement concerné ou conformément aux délais de conservation légaux :
• Stockage temporaire dans le système de formulaires en ligne (regio iT) : Les données de ta demande que tu as saisies dans le formulaire en ligne, ainsi que les documents que tu as mis en ligne (comme les plans de situation, les procurations ou les actes notariés), seront supprimés de manière entièrement automatisée des serveurs de regio iT GmbH au plus tard six mois après la fin de la procédure d'envoi. Ce délai sert exclusivement à garantir la traçabilité technique du canal de transmission ainsi qu’à corriger d’éventuelles erreurs de transmission.
• Procédures administratives de la ville d'Aix-la-Chapelle (durée de la démarche administrative et archivage) : Une fois les données transférées dans le système de gestion du service compétent (FB 62), les délais de stockage et de conservation sont régis par la législation spécifique au domaine ainsi que par les dispositions communales en matière d'archives, conformément à la loi sur les archives de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (ArchivG NRW) :
o Procédure de numérotation des maisons (données de base et attribution) : comme l'attribution d'un numéro de maison constitue une caractéristique administrative permanente et une désignation de l'emplacement du terrain, les dossiers principaux relatifs à l'attribution (décision d’attribution, avis de fixation) sont conservés à long terme dans l’intérêt public ou, une fois la procédure terminée, soumis aux dispositions de la loi sur les archives de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (ArchivG NRW) (transmission aux archives municipales d’Aix-la-Chapelle pour archivage).
o Procédure relative aux redevances : documents servant à l'établissement, à la fixation et à la justification de l'avis de redevance (par exemple, calculs de redevances, pièces comptables, justificatifs de caisse), sont conservés conformément aux délais de conservation prévus par le droit budgétaire et fiscal (notamment l’article 59 du règlement sur le budget communal de Rhénanie-du-Nord-Westphalie – KomHVO NRW ainsi que l’article 147 du Code général des impôts – AO) pendant une durée de 10 ans à compter de la fin de l’exercice budgétaire concerné.
7 Obligation de fournir les données et conséquences du défaut de fourniture
Dans le cadre de cette procédure administrative, tu dois fournir les données à caractère personnel qui sont absolument nécessaires au traitement de ta demande dans le respect des dispositions légales, ainsi qu'à l'accomplissement des missions légales de la ville d'Aix-la-Chapelle :
• Informations obligatoires : les informations indispensables au traitement de la demande sont indiquées dans le formulaire en ligne sous forme de champs obligatoires (généralement signalés par un astérisque « * »). L'obligation de fournir tes données d'identité et d'adresse découle des obligations générales de coopération des parties concernées dans le cadre de la procédure administrative, conformément à l'article 26, paragraphe 2, de la loi sur la procédure administrative de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (VwVfG NRW). Dans la mesure où le formulaire en ligne te demande également des coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail) en tant qu’informations obligatoires, celles-ci sont indispensables pour assurer une communication efficace avec l’administration et un traitement rapide de ta demande dans le cadre de la procédure électronique choisie.
• Conséquences du défaut de fourniture : sans ces informations obligatoires (notamment le nom, l'adresse, les coordonnées en cas de questions, la référence cadastrale et les pièces justificatives requises), la ville d'Aix-la-Chapelle ne peut pas déterminer ni vérifier les faits en question. Du coup, ta demande d'attribution, de modification ou d'ajout d'un numéro de maison ne pourra pas être traitée ou devra être rejetée faute de justificatifs.
8 Droits des personnes concernées et coordonnées
Les droits des personnes concernées énoncés dans les « Informations générales sur la protection des données pour l'utilisation des formulaires en ligne de la ville d'Aix-la-Chapelle » s'appliquent intégralement à ces informations complémentaires sur la protection des données (droit d'accès, de rectification, effacement, limitation du traitement, opposition ainsi que le droit de recours auprès de la déléguée régionale à la protection des données et à la sécurité de l’information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie) s’appliquent pleinement. Tu y trouveras également les coordonnées complètes du responsable du traitement ainsi que du délégué à la protection des données de la ville d’Aix-la-Chapelle.