Datenschutzerklärung Laiensprachmittlung Erfassungsbogen FB56

1. Präambel und Geltungsbereich 

Ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen für die Nutzung unserer Online-Dienste informieren wir Sie hiermit gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Registrierungsverfahrens für den Pool ehrenamtlicher Laiensprachmittler*innen der Stadt Aachen. Diese ergänzenden Datenschutzhinweise gelten speziell für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Angaben über diesen Online-Erfassungsbogen.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgen ausschließlich zu folgenden spezifischen Zwecken:

• Bearbeitung des Registrierungsantrags: Entgegennahme, Prüfung der Voraussetzungen (inklusive Feststellung der Volljährigkeit bzw. Geschäftsfähigkeit zum Abschluss einer Ehrenamtsvereinbarung) sowie administrative Bearbeitung Ihrer Registrierung.
• Aufnahme in den Pool und Vertragsvorbereitung: Erfassung in der Datenbank für ehrenamtliche Sprachmittler*innen der Stadt Aachen sowie Vorbereitung und Ausfertigung der Ehrenamtsvereinbarung.
• Einsatzplanung und Koordination: Bedarfs- und fähigkeitsgerechte Auswahl für Sprachmittlungseinsätze (mündlich und/oder schriftlich) auf Basis Ihrer angegebenen Sprachkenntnisse, Qualifikationen und Einsatzpräferenzen.
• Kommunikation und Abstimmung: Kontaktaufnahme zur Einsatzplanung, Abfrage von Verfügbarkeiten sowie Übermittlung organisatorischer und fachlicher Informationen.
• Erweiterte Vermittlung (nur bei gesonderter Einwilligung): Direkte Übermittlung Ihrer Kontaktdaten an anfordernde städtische Dienststellen, Kitas oder Schulen bei akutem bzw. sehr kurzfristigem Bedarf zur Beschleunigung der Vermittlung.
• Abrechnung von Aufwandsentschädigungen: Verarbeitung der Bank- und Abrechnungsdaten zur Auszahlung von Aufwandsentschädigungen und Fahrtkostenerstattungen.
• Qualitätssicherung und Statistik: Anonymisierung der Stammdaten zur statistischen Auswertung von Sprachressourcen und Pool-Kapazitäten sowie zur bedarfsgerechten Steuerung der Angebote des Kommunalen Integrationszentrums.
  
  

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW):

• Vertragsvorbereitung und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO: Soweit die Verarbeitung für die Begründung, Ausgestaltung und Erfüllung des ehrenamtlichen Mitwirkungs- und Vereinbarungsverhältnisses (Ehrenamtsvereinbarung) erforderlich ist.
• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 DSG NRW): Zur Wahrnehmung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der Stadt Aachen im Rahmen der kommunalen Integrationsförderung sowie zur Bereitstellung eines niederschwelligen Sprachmittlungsangebots.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO): Sofern Sie im Erfassungsbogen eine optionale Einwilligung erteilen – insbesondere für die erweiterte Sichtbarkeit und direkte Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an anfordernde städtische Dienststellen, Kitas oder Schulen bei akutem Vermittlungsbedarf.

• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO): Zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben, denen die Stadt Aachen unterliegt, insbesondere haushalts-, kommunal- und prüfungsrechtlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.
  
  

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Registrierungsverfahrens werden über den Online-Erfassungsbogen ausschließlich folgende Datenkategorien erhoben und verarbeitet:

• Stammdaten und Kontaktdaten: Vorname, Familienname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), E-Mail-Adresse und Geburtsdatum sowie optional Anrede und Telefonnummer.
• Angaben zu Sprachkenntnissen und Einsatzpräferenzen: Erst- bzw. Muttersprache(n), weitere Sprachkenntnisse (optional) sowie die gewählten Einsatzbereiche je Sprache (z. B. mündliches Dolmetschen und/oder schriftliches Übersetzen).
• Einwilligungserklärungen und Nachweisdaten: Status und Dokumentation (inkl. Zeitstempel) einer von Ihnen erteilten optionalen Einwilligung zur erweiterten Sichtbarkeit.
• Technische Protokolldaten: Beim Absenden des Online-Formulars verarbeitete technische Meta- und Protokolldaten (z. B. Datum und Uhrzeit der Übermittlung).

• Ausschluss besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DS-GVO): Über das Formular werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (wie z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder politische Anschauungen) erhoben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb der Stadtverwaltung Aachen sowie gegenüber externen Stellen werden Ihre personenbezogenen Daten streng zweckgebunden und ausschließlich im jeweils erforderlichen Umfang weitergegeben:

• Kommunales Integrationszentrum der Stadt Aachen: Als zuständige Fach- und Koordinierungsstelle für die administrative Betreuung des Sprachmittlerpools, die Prüfung der Registrierungen, die Einsatzkoordination sowie die Ausfertigung der Ehrenamtsvereinbarungen.
• Anfordernde städtische Dienststellen, Kitas und Schulen: Eine direkte Übermittlung Ihrer Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) an anfordernde Stellen zur kurzfristigen Einsatzabstimmung erfolgt ausschließlich, sofern Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
• IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die regio iT GmbH (Aachen) als technischer Dienstleister für den Betrieb, das Hosting und die Wartung des Online-Formularsystems. Die Verarbeitung erfolgt streng weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.

• Aufsichts- und Prüfbehörden: Rechnungsprüfungsamt der Stadt Aachen, behördlicher Datenschutzbeauftragter sowie im Rahmen gesetzlicher Kontrollaufgaben ggf. weitere zuständige Prüfinstanzen.

6. Dauer der Speicherung und Löschfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten dies vorschreiben:

• Im Online-Formularsystem (technischer Zwischenspeicher): Die über das Registrierungsformular übermittelten Daten werden spätestens 6 Monate nach der Übermittlung automatisch aus dem technischen Zwischenspeicher des Formularsystems der regio iT GmbH gelöscht.
• Im Fachverfahren des kommunalen Integrationszentrums:
  • Aktive Pool-Zugehörigkeit: Ihre Stammdaten und Qualifikationsprofile bleiben für die Dauer Ihrer aktiven Mitwirkung im Sprachmittlerpool gespeichert.
  • Beendigung der Tätigkeit / Austritt: Nach Ihrem Austritt aus dem Pool bzw. der Beendigung der Ehrenamtsvereinbarung werden Ihre Daten unverzüglich aus dem aktiven Fachsystem gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Nichtzustandekommen / Ablehnung: Daten von Bewerber*innen, die nicht in den Pool aufgenommen werden, werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Registrierungs- und Prüfverfahrens vollständig gelöscht.

• Haushalts- und archivrechtliche Aufbewahrung: Sofern im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit nachweis- oder belegrelevante Unterlagen entstehen (z. B. ausgefertigte Ehrenamtsvereinbarungen oder Abrechnungen von Aufwandsentschädigungen), werden diese gemäß den kommunalen haushalts- und finanzrechtlichen Vorgaben des Landes Nordrhein-Westfalen (u. a. KomHVO NRW) sowie den archivrechtlichen Bestimmungen bis zu 10 Jahre aufbewahrt und anschließend datenschutzgerecht vernichtet.

7. Bereitstellung der Daten und Widerrufsrecht

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Prüfung der Voraussetzungen und die Aufnahme in den Ehrenamtspool erforderlich:

• Erforderlichkeit der Datenbereitstellung: Für die Registrierung, die Prüfung der Volljährigkeit bzw. Geschäftsfähigkeit, den Abschluss der Ehrenamtsvereinbarung sowie die fähigkeitsgerechte Einsatzplanung ist die Angabe der Basisstammdaten und Ihrer Sprachkenntnisse zwingend erforderlich.
• Kennzeichnung der Pflichtfelder: In dem Online-Formular sind alle zwingend notwendigen Angaben als Pflichtfelder (gekennzeichnet mit einem Sternchen „*“) markiert. Freiwillige Angaben (z. B. Anrede, Telefonnummer oder weitere Sprachkenntnisse) sind ausdrücklich als optional ausgewiesen.
• Mögliche Folgen bei Nichtbereitstellung: Ohne die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten kann Ihre Registrierung nicht bearbeitet und eine Aufnahme in den Pool ehrenamtlicher Laiensprachmittler*innen nicht erfolgen.
• Freiwilligkeit und Widerruf von Einwilligungen: Die Erteilung einer Einwilligung (z. B. zur direkten Kontaktdatenweitergabe an städtische Dienststellen, Kitas oder Schulen) ist vollkommen freiwillig. Bei Nichterteilung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile für die Aufnahme in den Pool.

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (z. B. per E-Mail an integration@stadt.aachen.de). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.