Privacyverklaring Laiensprachmittlung Registratieformulier FB56

1. Preambule en toepassingsgebied

Als aanvulling op de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onze online diensten informeren we je hierbij, overeenkomstig artikel 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de registratieprocedure voor de pool van vrijwillige leken-tolk*en van de stad Aken. Deze aanvullende privacyverklaring geldt specifiek voor het verzamelen en verwerken van je gegevens via dit online registratieformulier.

2. Doel van de gegevensverwerking

Je persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende specifieke doeleinden verzameld en verwerkt:

• Verwerking van je registratieaanvraag: ontvangst, controle van de voorwaarden (inclusief vaststelling of je meerderjarig bent en handelingsbekwaam bent om een vrijwilligersovereenkomst te sluiten) en de administratieve afhandeling van je registratie.
• Opname in het bestand en voorbereiding van het contract: registratie in de database voor vrijwillige taalbegeleiders van de stad Aken, en het opstellen en ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst.
• Inzetplanning en coördinatie: selectie op basis van behoefte en vaardigheden voor taalbemiddelingsopdrachten (mondeling en/of schriftelijk), uitgaande van de door jou opgegeven taalvaardigheden, kwalificaties en voorkeuren voor opdrachten.
• Communicatie en afstemming: contact opnemen over de inzetplanning, beschikbaarheid navragen en organisatorische en vakgerelateerde informatie doorgeven.
• Uitgebreide bemiddeling (alleen met aparte toestemming): Je contactgegevens worden direct doorgegeven aan de betreffende gemeentelijke diensten, kinderdagverblijven of scholen als er een dringende of zeer korte termijnbehoefte is, om de bemiddeling te versnellen.
• Afrekening van onkostenvergoedingen: verwerking van de bank- en afrekeningsgegevens voor de uitbetaling van onkostenvergoedingen en reiskostenvergoedingen.
• Kwaliteitsborging en statistiek: anonimiseren van de basisgegevens voor statistische analyse van taalbronnen en poolcapaciteiten, en om het aanbod van het Gemeentelijk Integratiecentrum af te stemmen op de behoefte.
  
  

3. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

De verwerking van je persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen (DSG NRW):

• Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG: Voor zover de verwerking nodig is voor het aangaan, uitwerken en nakomen van de vrijwilligersovereenkomst en de samenwerkingsovereenkomst (vrijwilligersovereenkomst).
• Het uitvoeren van een taak van algemeen belang (art. 6, lid 1, onder e, AVG in combinatie met § 3 DSG NRW): Voor het uitvoeren van de taken van de stad Aken die in het algemeen belang liggen, in het kader van de gemeentelijke integratiebevordering en voor het aanbieden van laagdrempelige taalbemiddeling.
• Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG): Als je in het registratieformulier optionele toestemming geeft – met name voor de uitgebreide zichtbaarheid en directe doorgifte van je contactgegevens aan verzoekende gemeentelijke diensten, kinderdagverblijven of scholen in geval van acute behoefte aan bemiddeling.

• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG): Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften waaraan de stad Aken onderworpen is, met name de bewijs- en bewaarplichten op het gebied van begrotings-, gemeentelijk en controlerecht.
  
  

4. Categorieën van de verwerkte gegevens

Tijdens de registratieprocedure worden via het online registratieformulier uitsluitend de volgende categorieën gegevens verzameld en verwerkt:

• Basisgegevens en contactgegevens: voornaam, achternaam, adres (straat, huisnummer, postcode, plaats), e-mailadres en geboortedatum, en eventueel aanspreektitel en telefoonnummer.
• Gegevens over taalvaardigheden en voorkeuren voor opdrachten: eerste taal of moedertaal(en), andere taalvaardigheden (optioneel) en de gekozen werkgebieden per taal (bijv. mondeling tolken en/of schriftelijk vertalen).
• Toestemmingsverklaringen en bewijsgegevens: status en documentatie (incl. tijdstempel) van een door jou gegeven optionele toestemming voor uitgebreide zichtbaarheid.
• Technische loggegevens: Technische meta- en loggegevens die worden verwerkt bij het versturen van het onlineformulier (bijv. datum en tijdstip van verzending).

• Uitsluiting van bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG): Via het formulier worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van art. 9, lid 1 AVG (zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, religieuze overtuigingen of politieke opvattingen) verzameld.

5. Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens

Binnen het stadsbestuur van Aken en aan externe instanties worden je persoonsgegevens strikt voor specifieke doeleinden gebruikt en uitsluitend in de mate die nodig is doorgegeven:

• Gemeentelijk Integratiecentrum van de stad Aken: Als bevoegde vak- en coördinatie-instantie voor de administratieve begeleiding van het pool van taalbemiddelaars, de controle van de registraties, de coördinatie van de inzet en het opstellen van de vrijwilligersovereenkomsten.
• Aanvragende gemeentelijke diensten, kinderdagverblijven en scholen: Je contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres) worden alleen rechtstreeks doorgegeven aan de aanvragende instanties voor het op korte termijn afstemmen van de inzet, als je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven.
• IT-dienstverlener (verwerker): regio iT GmbH (Aken) als technische dienstverlener voor de exploitatie, hosting en het onderhoud van het onlineformuliersysteem. De verwerking gebeurt strikt volgens instructies op basis van een overeenkomst voor gegevensverwerking overeenkomstig art. 28 AVG.

• Toezichts- en controle-instanties: de Rekenkamer van de stad Aken, de functionaris voor gegevensbescherming en, in het kader van wettelijke controletaken, eventueel andere bevoegde controle-instanties.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard en wanneer worden ze gewist?

Je persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de genoemde doeleinden of zolang wettelijke bewaar- en documentatieverplichtingen dat voorschrijven:

• In het onlineformuliersysteem (technisch tussengeheugen): De gegevens die via het registratieformulier zijn verzonden, worden uiterlijk 6 maanden na verzending automatisch verwijderd uit het technische tussengeheugen van het formuliersysteem van regio iT GmbH.
• In de gespecialiseerde procedure van het gemeentelijk integratiecentrum:
  • Actief lidmaatschap van de pool: je basisgegevens en kwalificatieprofielen blijven opgeslagen zolang je actief deelneemt aan de pool van taalbemiddelaars.
  • Beëindiging van de werkzaamheden / Uittreding: Nadat je uit de pool bent gestapt of de vrijwilligersovereenkomst is beëindigd, worden je gegevens onmiddellijk uit het actieve systeem verwijderd, tenzij er wettelijke bewaarplichten zijn die dit verhinderen.
  • Niet-selectie / afwijzing: De gegevens van sollicitanten die niet in de pool worden opgenomen, worden uiterlijk 6 maanden na afloop van de registratie- en beoordelingsprocedure volledig verwijderd.

• Bewaring volgens de begrotings- en archiefwetgeving: Als er tijdens je vrijwilligerswerk documenten ontstaan die relevant zijn voor bewijsvoering of administratie (bijv. opgestelde vrijwilligersovereenkomsten of afrekeningen van onkostenvergoedingen), worden deze volgens de gemeentelijke begrotings- en financiële voorschriften van de deelstaat Noordrijn-Westfalen (o.a. KomHVO NRW) en de archiefrechtelijke bepalingen maximaal 10 jaar bewaard en daarna op een manier vernietigd die voldoet aan de regels voor gegevensbescherming.

7. Beschikbaarstelling van de gegevens en herroepingsrecht

Je moet je persoonsgegevens verstrekken om te kunnen controleren of je aan de voorwaarden voldoet en om je op te nemen in de vrijwilligerspool:

• Verplichte verstrekking van gegevens: Om je te kunnen registreren, te controleren of je meerderjarig bent of handelingsbekwaam bent, de vrijwilligersovereenkomst af te sluiten en je op basis van je vaardigheden in te zetten, is het verplicht om je basisgegevens en je taalvaardigheden door te geven.
• Aanduiding van de verplichte velden: In het onlineformulier zijn alle gegevens die je echt moet invullen gemarkeerd als verplichte velden (aangegeven met een sterretje „*“). Vrijwillige gegevens (bijv. aanspreektitel, telefoonnummer of andere talenkennis) worden uitdrukkelijk als optioneel aangegeven.
• Mogelijke gevolgen als je deze gegevens niet invult: Als je de gegevens die als verplichte velden zijn gemarkeerd niet invult, kan je aanmelding niet worden verwerkt en kun je niet worden opgenomen in de pool van vrijwillige leken-tolk*en.
• Vrijwilligheid en intrekking van toestemming: Het geven van toestemming (bijvoorbeeld voor het rechtstreeks doorgeven van contactgegevens aan gemeentelijke diensten, kinderdagverblijven of scholen) is helemaal vrijwillig. Als je geen toestemming geeft, heeft dat geen nadelige gevolgen voor je opname in de pool.

Je hebt het recht om een gegeven toestemming op elk moment met werking voor de toekomst in te trekken (bijvoorbeeld via e-mail naar integration@stadt.aachen.de). Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die op basis van de toestemming tot aan het moment van intrekking heeft plaatsgevonden.