Politique de confidentialité « Laiensprachmittlung » - Fiche de collecte FB56

1. Préambule et champ d'application

En complément des informations générales sur la protection des données relatives à l'utilisation de nos services en ligne, on t'informe par la présente, conformément à l'article 13 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), du traitement spécifique de tes données à caractère personnel dans le cadre de la procédure d'inscription au vivier de médiateurs linguistiques bénévoles de la ville d'Aix-la-Chapelle. Ces informations complémentaires sur la protection des données s'appliquent spécifiquement à la collecte et au traitement de tes données via ce formulaire d'inscription en ligne.

2. Finalité du traitement des données

La collecte et le traitement de tes données à caractère personnel ont lieu exclusivement aux fins spécifiques suivantes :

• Traitement de la demande d'inscription : réception, vérification des conditions requises (y compris la vérification de la majorité ou de la capacité juridique nécessaire pour conclure une convention de bénévolat) ainsi que le traitement administratif de ton inscription.
• Inscription au réseau et préparation du contrat : enregistrement dans la base de données des médiateurs linguistiques bénévoles de la ville d'Aix-la-Chapelle, ainsi que préparation et rédaction de la convention de bénévolat.
• Planification et coordination des missions : sélection adaptée à tes besoins et à tes compétences pour des missions d'interprétation (orale et/ou écrite), en fonction des compétences linguistiques, des qualifications et des préférences de mission que tu as indiquées.
• Communication et coordination : prise de contact pour la planification des interventions, vérification des disponibilités et transmission d'informations d'ordre organisationnel et technique.
• Placement étendu (uniquement avec ton accord explicite) : transmission directe de tes coordonnées aux services municipaux, crèches ou écoles qui en font la demande, en cas de besoin urgent ou à très court terme, afin d'accélérer le placement.
• Règlement des indemnités : traitement des données bancaires et comptables en vue du versement des indemnités et du remboursement des frais de déplacement.
• Assurance qualité et statistiques : anonymisation des données de base pour l'analyse statistique des ressources linguistiques et des capacités du pool, ainsi que pour la gestion des offres du Centre communal d'intégration en fonction des besoins.
  
  

3. Bases juridiques du traitement

Le traitement de tes données à caractère personnel s'effectue conformément aux dispositions suivantes du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que de la loi sur la protection des données de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (DSG NRW) :

• Préparation et exécution du contrat (art. 6, al. 1, let. b du RGPD : dans la mesure où le traitement est nécessaire à l'établissement, à la définition et à l'exécution de la relation de collaboration bénévole et contractuelle (convention de bénévolat).
• Exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6, al. 1, let. e du RGPD, en liaison avec l'article 3 de la loi sur la protection des données de Rhénanie-du-Nord-Westphalie) : Pour permettre à la ville d'Aix-la-Chapelle d'exercer ses missions d'intérêt public dans le cadre de la promotion de l'intégration au niveau communal, ainsi que pour proposer un service d'interprétariat linguistique facilement accessible.
• Consentement (art. 6, al. 1, let. a du RGPD) : si tu donnes ton consentement facultatif dans le formulaire d'inscription – notamment pour une visibilité élargie et la transmission directe de tes coordonnées aux services municipaux, crèches ou écoles qui en font la demande en cas de besoin urgent de placement.

• Obligation légale (art. 6, al. 1, let. c du RGPD) : pour respecter les exigences légales auxquelles la ville d'Aix-la-Chapelle est soumise, notamment les obligations de justification et de conservation prévues par le droit budgétaire, le droit communal et le droit de l'audit.
  
  

4. Catégories de données traitées

Dans le cadre de la procédure d'inscription, seules les catégories de données suivantes sont collectées et traitées via le formulaire en ligne :

• Données de base et coordonnées : prénom, nom, adresse (rue, numéro, code postal, ville), adresse e-mail et date de naissance, ainsi que, facultativement, titre et numéro de téléphone.
• Infos sur tes compétences linguistiques et tes préférences : langue(s) maternelle(s), autres compétences linguistiques (facultatif) et les domaines d'intervention choisis pour chaque langue (par ex. interprétation orale et/ou traduction écrite).
• Déclarations de consentement et données justificatives : statut et documentation (horodatage compris) d'un consentement facultatif que tu as donné pour une visibilité étendue.
• Données techniques de journalisation : les métadonnées et données de journalisation techniques traitées lors de l'envoi du formulaire en ligne (par exemple, la date et l'heure de la transmission).

• Exclusion des catégories particulières de données à caractère personnel (art. 9 du RGPD) : Le formulaire ne permet pas de collecter des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9, paragraphe 1, du RGPD (comme par exemple des données relatives à la santé, aux convictions religieuses ou aux opinions politiques).

5. Destinataires ou catégories de destinataires des données

Au sein de la municipalité d'Aix-la-Chapelle ainsi qu'auprès d'organismes externes, tes données personnelles sont transmises dans le strict cadre de leur finalité et uniquement dans la mesure nécessaire :

• Centre municipal d'intégration de la ville d'Aix-la-Chapelle : en tant qu'organisme spécialisé et de coordination chargé de la gestion administrative du vivier de médiateurs linguistiques, de la vérification des inscriptions, de la coordination des interventions ainsi que de la rédaction des accords de bénévolat.
• Services municipaux, crèches et écoles qui font la demande : tes coordonnées (nom, numéro de téléphone, adresse e-mail) ne seront transmises directement aux services demandeurs pour coordonner les interventions de dernière minute que si tu as donné ton consentement explicite.
• Prestataire informatique (sous-traitant) : la société regio iT GmbH (Aix-la-Chapelle), en tant que prestataire technique chargé de l'exploitation, de l'hébergement et de la maintenance du système de formulaires en ligne. Le traitement est effectué dans le strict respect des instructions, sur la base d'un contrat de sous-traitance conformément à l'article 28 du RGPD.

• Autorités de contrôle et d'audit : le service d'audit de la ville d'Aix-la-Chapelle, le délégué à la protection des données, ainsi que, le cas échéant, d'autres instances de contrôle compétentes dans le cadre de leurs missions légales.

6. Durée de conservation et délais de suppression

Tes données personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées ou tant que les obligations légales de conservation et de documentation l'exigent :

• Dans le système de formulaires en ligne (mémoire tampon technique) : les données transmises via le formulaire d'inscription sont automatiquement supprimées de la mémoire tampon technique du système de formulaires de la société regio iT GmbH au plus tard 6 mois après leur transmission.
• Dans le cadre de la procédure spécialisée du centre municipal d'intégration :
  • Appartenance active au vivier : tes données personnelles et tes profils de compétences restent enregistrés pendant toute la durée de ta participation active au vivier d'interprètes communautaires.
  • Fin de l'activité / Départ : Une fois que tu auras quitté le pool ou que la convention de bénévolat aura pris fin, tes données seront immédiatement supprimées du système spécialisé actif, à condition qu'aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose.
  • Non-sélection / Refus : les données des candidat·e·s qui ne sont pas retenu·e·s dans la réserve seront intégralement supprimées au plus tard 6 mois après la fin de la procédure d'inscription et de sélection.

• Conservation selon les règles budgétaires et d'archivage : si des documents servant de justificatifs ou de preuves sont générés dans le cadre de l'activité bénévole (par exemple, des accords de bénévolat signés ou des décomptes d'indemnités), ceux-ci sont conservés pendant 10 ans, conformément aux dispositions communales en matière de budget et de droit financier du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (notamment le KomHVO NRW) ainsi qu’aux dispositions relatives à l’archivage, puis détruits dans le respect de la protection des données.

7. Mise à disposition des données et droit de rétractation

Tu dois nous fournir tes données personnelles pour qu'on puisse vérifier que tu remplis les conditions requises et t'inscrire dans la liste des bénévoles :

• Caractère obligatoire de la fourniture des données : pour l'inscription, la vérification de ta majorité ou de ta capacité juridique, la signature de la convention de bénévolat ainsi que la planification des missions en fonction de tes compétences, il est impératif de fournir tes données de base et tes compétences linguistiques.
• Identification des champs obligatoires : dans le formulaire en ligne, toutes les informations obligatoires sont signalées par un champ obligatoire (marqué d'un astérisque « * »). Les informations facultatives (par exemple, la formule de politesse, le numéro de téléphone ou d'autres compétences linguistiques) sont clairement indiquées comme facultatives.
• Conséquences possibles en cas de non-fourniture des informations : si tu ne fournis pas les données marquées comme obligatoires, ton inscription ne pourra pas être traitée et tu ne pourras pas être intégré(e) au réseau des interprètes bénévoles non professionnels.
• Caractère facultatif et révocation des consentements : donner ton consentement (par exemple, pour la transmission directe de tes coordonnées aux services municipaux, aux crèches ou aux écoles) est totalement facultatif. Si tu ne donnes pas ton consentement, ça n'aura aucune incidence sur ton inscription dans la liste d'attente.

Tu as le droit de retirer à tout moment le consentement que tu as donné, avec effet pour l'avenir (par exemple par e-mail à integration@stadt.aachen.de). Le retrait de ton consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de ce consentement jusqu'au moment du retrait.