Datenschutzerklärung Laiensprachmittlung Antrag FB56

1, Präambel und Geltungsbereich

Zusätzlich zu den Allgemeinen Datenschutzhinweisen für die Nutzung unserer Online-Dienste informieren wir Sie an dieser Stelle über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der Daten der von Ihnen benannten Ansprechpersonen vor Ort im Rahmen des Online-Antragsverfahrens zur Vermittlung ehrenamtlicher Laiensprachmittler*innen der Stadt Aachen.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgen zu folgenden spezifischen Zwecken:

• Bearbeitung des Vermittlungsantrags: Entgegennahme, formal-inhaltliche Prüfung und administrative Bearbeitung der Vermittlungsanfrage für den Einsatz ehrenamtlicher Sprachmittler*innen.
• Einsatzkoordination und bedarfsgerechte Vermittlung: Passgenaue Auswahl einer geeigneten sprachmittelnden Person basierend auf den angeforderten Sprachkenntnissen, dem angegebenen Termin sowie sachlich begründeten geschlechtsspezifischen Präferenzen.
• Einsatzabwicklung vor Ort: Zweckgebundene Übermittlung der für die Durchführung des Einsatzes erforderlichen Rahmendaten (Datum, Uhrzeit, genauer Einsatzort, Anlasskategorie) sowie der Kontaktdaten der Ansprechperson vor Ort an die jeweils zugewiesene sprachmittelnde Person.
• Kommunikation und Abstimmung: Kontaktaufnahme bei Rückfragen sowie Übermittlung von Statusupdates zum Vermittlungsverfahren an die antragstellende Person und/oder die benannte Ansprechperson vor Ort.

• Qualitätssicherung, Evaluierung und Statistik: Anonymisierte und zusammengefasste Auswertung von Einsatzfallzahlen und Sprachbedarfen zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung der Angebote des Kommunalen Integrationszentrums der Stadt Aachen.
  
  

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der Daten der benannten Ansprechperson erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 DSG NRW): Zur Wahrnehmung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe der Stadt Aachen im Rahmen der kommunalen Integrationsförderung sowie zur Gewährleistung eines niedrigschwelligen Zugangs zu Sprachmittlungsangeboten.
• Vertragsvorbereitung und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO): Soweit die Datenverarbeitung für die Begründung, organisatorische Bearbeitung und Abwicklung des Vermittlungsverhältnisses erforderlich ist.

• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO): Zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben, denen die Stadt Aachen unterliegt, insbesondere haushalts-, kommunal- und prüfungsrechtlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Online-Antragsverfahrens werden insbesondere folgende Datenkategorien erhoben und verarbeitet:

• Daten zur antragstellenden Institution und Person: Name der antragstellenden Institution, Familienname, Vorname, dienstliche E-Mail-Adresse und dienstliche Telefonnummer der antragstellenden Person.
• Einsatz- und Anforderungsdaten: Benötigte Sprache(n), Einsatzdatum, Uhrzeit, voraussichtliche Dauer, gewählte Anlasskategorie, Einsatzort (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, genauer Treffpunkt vor Ort) sowie ein ggf. sachlich begründetes gewünschtes Geschlecht der sprachmittelnden Person.
• Daten der Ansprechperson vor Ort: Name, Vorname, dienstliche Telefonnummer und dienstliche E-Mail-Adresse.
• Rechtliche Erklärungen und Protokolldaten: Dokumentation der Bestätigungen zur Handlung im Namen der Institution, Vertraulichkeitsverpflichtung bezüglich der Kontaktdaten der Sprachmittler*innen, Kenntnisnahme des Ausschlusses von Rechtswirkung/Profi-Dolmetscher-Dienstleistungen sowie die Bestätigung der organisatorischen Rahmenbedingungen.

• Ausschluss besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DS-GVO): Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (wie z. B. Gesundheitsdaten, medizinische Diagnosen, Religionszugehörigkeit oder Fluchtursachen) sind von der Erhebung strikt ausgeschlossen und dürfen in den Freitextfeldern („Bemerkung“, „Zusatzinformationen“) nicht eingegeben werden.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb der Stadtverwaltung Aachen sowie gegenüber externen Empfängern werden personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse und streng zweckgebunden übermittelt:

• Kommunales Integrationszentrum der Stadt Aachen: Als zuständige Fach- und Koordinierungsstelle innerhalb der Stadtverwaltung für die administrative Bearbeitung, Prüfung und Vermittlung.
• Zugewiesene ehrenamtliche Laiensprachmittler*innen: Zweckgebundene Weitergabe der für die Durchführung des konkreten Einsatzes erforderlichen Rahmendaten (Einsatzdatum, Uhrzeit, genauer Einsatzort/Treffpunkt, Sprache, Anlasskategorie sowie Name und Kontaktdaten der Ansprechperson vor Ort).
• Anfordernde städtische Dienststellen oder Schulen: Sofern der Antrag von einer städtischen Einrichtung gestellt wird und die Übermittlung zur internen Abwicklung und Koordination erforderlich ist.
• IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die regio iT GmbH (Aachen) als technischer Dienstleister für das Hosting, den Betrieb und die Wartung des Online-Formularsystems auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.

• Rechnungsprüfungs- und Kontrollbehörden: Rechnungsprüfungsamt der Stadt Aachen sowie der behördliche Datenschutzbeauftragte im Rahmen ihrer gesetzlichen Prüf-, Revisions- und Kontrollaufgaben.

6. Dauer der Speicherung und Löschfristen

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies vorschreiben:

• Im Online-Formularsystem (technischer Zwischenspeicher): Die im Online-Antrag erfassten Daten werden spätestens 6 Monate nach der erfolgreichen Übermittlung automatisch aus dem technischen Zwischenspeicher des Online-Formularsystems (regio iT GmbH) gelöscht.
• Im Fachverfahren (Kommunales Integrationszentrum):
  • Erfolgreich durchgeführte Vermittlungen: Die Antragsdaten werden nach Durchführung des Einsatzes zur Sicherstellung der Qualitätssicherung, Nachweisführung und ordnungsgemäßen Abrechnung für die Dauer von 2 Jahren (gerechnet ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Einsatz stattfand) aufbewahrt und anschließend gelöscht.
  • Nicht zustande gekommene oder stornierte Anträge: Daten stornierter oder mangels Kapazität nicht zustande gekommener Anfragen werden spätestens 6 Monate nach Stornierung bzw. Ablauf des beantragten Einsatzdatums aus dem Fachsystem gelöscht.

• Haushalts- und archivrechtliche Aufbewahrung: Sofern Antragsunterlagen oder Vorgänge prüfungs- und belegrelevant sind, verbleiben sie gemäß den kommunalen haushalts-, finanz- und archivrechtlichen Vorgaben des Landes Nordrhein-Westfalen bis zu 10 Jahre aufbewahrt, bevor eine Löschung bzw. Vernichtung erfolgt.

7. Bereitstellung der Daten und Mitwirkungspflichten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Antragsbearbeitung und Durchführung der Vermittlung erforderlich:

• Erforderlichkeit der Datenbereitstellung: Für die Erfassung, Prüfung und organisatorische Durchführung des Vermittlungsantrags ist die Angabe der antragstellenden Institution, der antragstellenden Person, der konkreten Einsatzdaten sowie der Kontaktdaten der Ansprechperson vor Ort zwingend erforderlich.
• Kennzeichnung der Pflichtfelder: In dem Online-Formular sind alle für die Bearbeitung zwingend notwendigen Angaben als Pflichtfelder (gekennzeichnet mit einem Sternchen „*“) markiert. Freiwillige Angaben (wie beispielsweise ein spezifischer Treffpunkt vor Ort oder eine geschlechtsspezifische Präferenz) sind ausdrücklich als optional ausgewiesen.
• Konsequenzen bei Nichtbereitstellung: Ohne die Bereitstellung der als Pflichtfelder definierten Daten kann Ihr Vermittlungsantrag nicht bearbeitet und folglich keine ehrenamtliche sprachmittelnde Person koordiniert oder vermittelt werden.

• Informationspflicht bei Dritterhebung (Art. 14 DS-GVO): Sofern Sie im Formular eine von Ihnen abweichende Ansprechperson vor Ort benennen, sind Sie verpflichtet, diese Person vorab über die Übermittlung ihrer dienstlichen Kontaktdaten an die Stadt Aachen im Rahmen dieses Verfahrens zu informieren.