Politique de confidentialité - Médiation en langage simple - Demande FB56

1, Préambule et

champ d'application : en plus des informations générales sur la protection des données relatives à l'utilisation de nos, on t'informe ici du traitement spécifique de tes données à caractère personnel ainsi que de celles des interlocuteurs locaux que tu as désignés, dans le cadre de la procédure de demande en ligne visant à mettre en relation des interprètes bénévoles non professionnels de la ville d'Aix-la-Chapelle.

2. Finalité du traitement des données

La collecte et le traitement des données ont pour finalités spécifiques suivantes :

• Traitement de la demande d'intervention : réception, vérification formelle et de fond, et traitement administratif de la demande d'intervention visant à faire appel à des interprètes bénévoles.
• Coordination des interventions et mise en relation adaptée aux besoins : sélection sur mesure d'un interprète adapté en fonction des compétences linguistiques demandées, de la date indiquée et des préférences liées au genre, justifiées par des raisons objectives.
• Gestion de l'intervention sur place : transmission ciblée des informations générales nécessaires au bon déroulement de l'intervention (date, heure, lieu exact de l'intervention, catégorie d'intervention) ainsi que des coordonnées de la personne de contact sur place à l'interprète désigné pour l'intervention.
• Communication et coordination : prendre contact en cas de questions et transmettre des mises à jour sur l'avancement de la procédure de placement au demandeur et/ou à la personne de contact désignée sur place.

• Assurance qualité, évaluation et statistiques : analyse anonymisée et synthétique du nombre d'interventions et des besoins linguistiques, en vue d'adapter les offres du Centre communal d'intégration de la ville d'Aix-la-Chapelle aux besoins réels.
  
  

3. Bases juridiques du traitement

Le traitement de tes données à caractère personnel ainsi que des données de la personne de contact désignée repose sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution d'une mission d'intérêt public (art. 6, al. 1, let. e du RGPD, en liaison avec l'article 3 de la DSG NRW) : Pour permettre à la ville d'Aix-la-Chapelle d'exercer sa mission d'intérêt public dans le cadre de la promotion de l'intégration au niveau communal, ainsi que pour garantir un accès facile aux services d'aide linguistique.
• Préparation et exécution du contrat (art. 6, al. 1, let. b du RGPD) : dans la mesure où le traitement des données est nécessaire à la mise en place, à la gestion organisationnelle et à l'exécution de la relation d'intermédiation.

• Obligation légale (art. 6, al. 1, let. c du RGPD) : pour respecter les exigences légales auxquelles la ville d'Aix-la-Chapelle est soumise, notamment les obligations de justification et de conservation prévues par le droit budgétaire, le droit communal et le droit de l'audit.

4. Catégories de données traitées

Dans le cadre de la procédure de demande en ligne, les catégories de données suivantes sont notamment collectées et traitées :

• Infos sur l'organisme demandeur et la personne qui fait la demande : nom de l'organisme demandeur, nom de famille, prénom, adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone professionnel de la personne qui fait la demande.
• Infos sur l'intervention et les besoins : langue(s) requise(s), date de l'intervention, heure, durée prévue, catégorie d'intervention choisie, lieu de l'intervention (rue, numéro, code postal, ville, point de rendez-vous précis sur place) ainsi que, le cas échéant, la préférence quant au sexe de l'interprète, justifiée par des raisons objectives.
• Coordonnées de la personne à contacter sur place : nom, prénom, numéro de téléphone professionnel et adresse e-mail professionnelle.
• Mentions légales et données de connexion : Documentation des confirmations d'actions menées au nom de l'institution, engagement de confidentialité concernant les coordonnées des interprètes, prise de connaissance de l'absence d'effet juridique/des services d'interprétation professionnels, ainsi que la confirmation des conditions-cadres organisationnelles.

• Exclusion des catégories particulières de données à caractère personnel (art. 9 du RGPD) : Les catégories particulières de données à caractère personnel visées à l'article 9, paragraphe 1, du RGPD (comme par exemple les données relatives à la santé, les diagnostics médicaux, l'appartenance religieuse ou les motifs de fuite) sont strictement exclues de la collecte et ne doivent pas être saisies dans les champs de texte libre (« Remarque », « Informations supplémentaires ») ne doivent pas être saisies.

5. Destinataires ou catégories de destinataires des données

Au sein de la municipalité d'Aix-la-Chapelle ainsi qu'à des destinataires externes, les données à caractère personnel ne sont transmises que dans le cadre des compétences légales et strictement dans le but prévu :

• Centre municipal d'intégration de la ville d'Aix-la-Chapelle : service spécialisé et de coordination au sein de l'administration municipale chargé du traitement administratif, de la vérification et du placement.
• Médiateurs linguistiques bénévoles affectés à une mission : transmission des informations générales nécessaires à la réalisation de la mission en question (date de la mission, heure, lieu exact de la mission/point de rendez-vous, langue, type d'événement, ainsi que le nom et les coordonnées de la personne de contact sur place).
• Services municipaux ou écoles à l'origine de la demande : si la demande est faite par un service municipal et que la transmission est nécessaire pour le traitement et la coordination en interne.
• Prestataire informatique (sous-traitant) : la société regio iT GmbH (Aix-la-Chapelle), en tant que prestataire technique chargé de l'hébergement, de l'exploitation et de la maintenance du système de formulaires en ligne, sur la base d'un contrat de sous-traitance conformément à l'article 28 du RGPD.

• Autorités de vérification et de contrôle : le service de vérification des comptes de la ville d'Aix-la-Chapelle ainsi que le délégué à la protection des données dans le cadre de leurs missions légales de vérification, d'audit et de contrôle.

6. Durée de conservation et délais de suppression

Les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire à la réalisation des finalités de traitement concernées ou tant que les obligations légales de conservation l'exigent :

• Dans le système de formulaires en ligne (mémoire tampon technique) : les données saisies dans la demande en ligne sont automatiquement supprimées de la mémoire tampon technique du système de formulaires en ligne (regio iT GmbH) au plus tard 6 mois après la transmission réussie.
• Dans le cadre de la procédure spécialisée (Centre communal d'intégration) :
  • Missions menées à bien : une fois la mission terminée, les données relatives à la demande sont conservées pendant 2 ans (à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la mission a eu lieu) à des fins d'assurance qualité, de justification et de facturation en bonne et due forme, puis elles sont supprimées.
  • Demandes non abouties ou annulées : les données relatives aux demandes annulées ou qui n'ont pas abouti faute de capacité sont supprimées du système spécialisé au plus tard 6 mois après l'annulation ou l'expiration de la date d'intervention demandée.

• Conservation selon la réglementation budgétaire et archivistique : Si les dossiers de demande ou les dossiers administratifs sont pertinents pour un contrôle ou comme pièces justificatives, ils sont conservés jusqu’à 10 ans, conformément aux dispositions communales en matière de budget, de finances et d’archives du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, avant d’être supprimés ou détruits.

7. Mise à disposition des données et obligations de coopération

La communication de tes données personnelles est nécessaire au bon traitement de ta demande et à la mise en place du placement :

• Caractère obligatoire de la fourniture des données : pour l'enregistrement, l'examen et le traitement administratif de la demande de placement, il est impératif d'indiquer le nom de l'établissement demandeur, celui de la personne qui fait la demande, les détails concrets de la mission ainsi que les coordonnées de la personne de contact sur place.
• Identification des champs obligatoires : dans le formulaire en ligne, toutes les informations indispensables au traitement de ta demande sont indiquées comme champs obligatoires (marqués d'un astérisque « * »). Les infos facultatives (comme par exemple un lieu de rendez-vous précis sur place ou une préférence liée au genre) sont clairement indiquées comme facultatives.
• Conséquences en cas de non-fourniture : si tu ne fournis pas les données définies comme obligatoires, ta demande de mise en relation ne pourra pas être traitée et, par conséquent, aucun interprète bénévole ne pourra être coordonné ou mis à ta disposition.

• Obligation d'information en cas de collecte auprès de tiers (art. 14 du RGPD) : si tu indiques dans le formulaire une personne de contact sur place autre que toi-même, tu es tenu(e) d'informer au préalable cette personne de la transmission de ses coordonnées professionnelles à la ville d'Aix-la-Chapelle dans le cadre de cette procédure.