Privacyverklaring Leekentolken Aanvraag FB56

1. Preambule en

toepassingsgebied Naast de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onze onlinediensten, informeren we je hier over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens en die van de door jou opgegeven contactpersonen ter plaatse in het kader van de online aanvraagprocedure voor de bemiddeling van vrijwillige leken-tolk*en van de stad Aken.

2. Doel van de gegevensverwerking

De gegevens worden verzameld en verwerkt voor de volgende specifieke doeleinden:

• Verwerking van het bemiddelingsverzoek: ontvangst, controle van vorm en inhoud, en administratieve afhandeling van het bemiddelingsverzoek voor de inzet van vrijwillige tolk*en.
• Coördinatie van de inzet en bemiddeling op maat: een zorgvuldige selectie van een geschikte tolk op basis van de gevraagde taalvaardigheden, de opgegeven afspraak en objectief gemotiveerde voorkeuren met betrekking tot het geslacht.
• Afhandeling van de inzet ter plaatse: het doorgeven van de basisgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de inzet (datum, tijdstip, exacte locatie, soort incident) en de contactgegevens van de contactpersoon ter plaatse aan de toegewezen tolk.
• Communicatie en afstemming: contact opnemen bij vragen en statusupdates over de bemiddelingsprocedure doorgeven aan de aanvrager en/of de aangewezen contactpersoon ter plaatse.

• Kwaliteitsborging, evaluatie en statistiek: geanonimiseerde en samengevatte analyse van het aantal hulpverleningsgevallen en de taalbehoeften, om het aanbod van het Gemeentelijk Integratiecentrum van de stad Aken op basis van de behoefte verder te ontwikkelen.
  
  

3. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

De verwerking van jouw persoonsgegevens en die van de genoemde contactpersoon gebeurt op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Het uitvoeren van een taak van algemeen belang (art. 6, lid 1, onder e, AVG in combinatie met § 3 DSG NRW): Om de taak van de stad Aken in het algemeen belang uit te voeren in het kader van de gemeentelijke integratiebevordering en om een laagdrempelige toegang tot taalbemiddelingsdiensten te garanderen.
• Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG): Voor zover de gegevensverwerking nodig is voor het aangaan, de organisatorische afhandeling en de uitvoering van de bemiddelingsovereenkomst.

• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c, AVG): Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften waaraan de stad Aken onderworpen is, met name de bewijs- en bewaarplichten op het gebied van begrotings-, gemeentelijk en controlerecht.

4. Categorieën van de verwerkte gegevens

In het kader van de online aanvraagprocedure worden met name de volgende categorieën gegevens verzameld en verwerkt:

• Gegevens over de instelling en de persoon die de aanvraag indient: naam van de instelling, achternaam, voornaam, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer van de persoon die de aanvraag indient.
• Gegevens over de opdracht en de vereisten: benodigde taal/talen, datum van de opdracht, tijdstip, verwachte duur, gekozen categorie van de aanvraag, locatie (straat, huisnummer, postcode, plaats, exacte ontmoetingsplaats ter plaatse) en, indien van toepassing, een objectief gemotiveerde voorkeur voor het geslacht van de tolk.
• Gegevens van de contactpersoon ter plaatse: achternaam, voornaam, telefoonnummer op het werk en e-mailadres op het werk.
• Juridische verklaringen en loggegevens: Documentatie van de bevestigingen dat je namens de instelling handelt, de geheimhoudingsplicht met betrekking tot de contactgegevens van de tolk(en), kennisname van het feit dat er geen juridische gevolgen zijn/dat het geen professionele tolkdiensten betreft, en de bevestiging van de organisatorische randvoorwaarden.

• Uitsluiting van bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG): Bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens art. 9, lid 1 AVG (zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, medische diagnoses, religieuze overtuiging of redenen voor vlucht) zijn strikt uitgesloten van verzameling en mogen niet worden ingevuld in de vrije tekstvelden („Opmerking“, „Aanvullende informatie“) niet worden ingevuld.

5. Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens

Binnen het stadsbestuur van Aken en aan externe ontvangers worden persoonsgegevens uitsluitend binnen de wettelijke bevoegdheden en strikt voor een specifiek doel doorgegeven:

• Gemeentelijk integratiecentrum van de stad Aken: Het bevoegde vak- en coördinatiecentrum binnen het stadsbestuur voor de administratieve afhandeling, beoordeling en bemiddeling.
• Toegewezen vrijwillige leken-tolk*en: Doorgeven van de basisgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de specifieke opdracht (datum, tijdstip, exacte locatie/ontmoetingsplaats, taal, soort gelegenheid en de naam en contactgegevens van de contactpersoon ter plaatse).
• Aanvragende gemeentelijke diensten of scholen: Als de aanvraag door een gemeentelijke instelling wordt ingediend en de doorgifte nodig is voor interne afhandeling en coördinatie.
• IT-dienstverlener (verwerker): regio iT GmbH (Aken) als technische dienstverlener voor de hosting, het beheer en het onderhoud van het onlineformuliersysteem op basis van een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG.

• Audit- en controle-instanties: de Rekenkamer van de stad Aken en de functionaris voor gegevensbescherming, in het kader van hun wettelijke audit-, revisie- en controletaken.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard en wanneer worden ze gewist?

De persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is om de betreffende verwerkingsdoeleinden te vervullen of zolang wettelijke bewaarplichten dat voorschrijven:

• In het onlineformuliersysteem (technisch tijdelijk geheugen): De gegevens die in de onlineaanvraag zijn ingevuld, worden uiterlijk 6 maanden na de succesvolle verzending automatisch verwijderd uit het technische tijdelijke geheugen van het onlineformuliersysteem (regio iT GmbH).
• In de gespecialiseerde procedure (Gemeentelijk Integratiecentrum):
  • Succesvol afgeronde bemiddelingen: De aanvraaggegevens worden na afloop van de opdracht bewaard voor kwaliteitsborging, het bijhouden van bewijsstukken en een correcte afrekening. Dit gebeurt voor een periode van 2 jaar (gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de opdracht plaatsvond) en daarna worden ze verwijderd.
  • Niet-doorgegane of geannuleerde aanvragen: Gegevens van geannuleerde aanvragen of aanvragen die vanwege een gebrek aan capaciteit niet zijn doorgegaan, worden uiterlijk 6 maanden na de annulering of het verstrijken van de aangevraagde inzetdatum uit het systeem verwijderd.

• Bewaartermijnen volgens de begrotings- en archiefwetgeving: Als aanvraagdocumenten of dossiers relevant zijn voor controles of als bewijsstukken, worden ze volgens de gemeentelijke voorschriften op het gebied van begrotings-, financieel en archiefrecht van de deelstaat Noordrijn-Westfalen tot 10 jaar bewaard, voordat ze worden gewist of vernietigd.

7. Het verstrekken van gegevens en je medewerkingsplicht

Het verstrekken van je persoonsgegevens is nodig om je aanvraag goed te kunnen verwerken en de bemiddeling te kunnen uitvoeren:

• Noodzaak van het verstrekken van gegevens: Voor de registratie, controle en organisatorische afhandeling van de bemiddelingsaanvraag is het absoluut noodzakelijk om de naam van de aanvragende instelling, de naam van de aanvrager, de concrete inzetgegevens en de contactgegevens van de contactpersoon ter plaatse op te geven.
• Aanduiding van de verplichte velden: In het onlineformulier zijn alle gegevens die absoluut nodig zijn voor de verwerking gemarkeerd als verplichte velden (aangegeven met een sterretje „*“). Vrijwillige gegevens (zoals bijvoorbeeld een specifieke ontmoetingsplaats ter plaatse of een voorkeur voor een bepaald geslacht) worden uitdrukkelijk als optioneel aangegeven.
• Gevolgen als je de gegevens niet invult: Als je de gegevens die als verplichte velden zijn aangemerkt niet invult, kan je aanvraag niet worden verwerkt en kan er dus geen vrijwillige taalbegeleider worden gecoördineerd of toegewezen.

• Informatieplicht bij gegevensverzameling bij derden (art. 14 AVG): Als je in het formulier een contactpersoon ter plaatse opgeeft die niet jijzelf bent, ben je verplicht om deze persoon vooraf te informeren over de doorgifte van zijn of haar zakelijke contactgegevens aan de stad Aken in het kader van deze procedure.