Ergänzende Datenschutzhinweise 

für das Online-Formular „Anfrage an das Stadtarchiv Aachen“

Zusätzlich zu den Allgemeinen Datenschutzhinweisen für die Nutzung von Online-Formularen informieren wir Sie nachfolgend über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Online-Anfrage an das Stadtarchiv Aachen

1. Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Prüfung und Bearbeitung der Nutzungsanfrage: Ermittlung der sachlichen und rechtlichen Voraussetzungen zur Bearbeitung Ihres Anliegens innerhalb der gewählten Kategorie (z. B. Personenstandsanfrage/Familienforschung, historische Forschung, Bauakteneinsicht, Literaturrecherche, Schüler*innenanfragen/Archivpädagogik oder sonstige Anfragen).
• Verifizierung der Zugangs- und Antragsberechtigung: Überprüfung der rechtlichen Befugnis der antragstellenden Person – insbesondere bei schutzfristenunterliegendem Archivgut, Personenstandsrecherchen oder der Bauakteneinsicht (z. B. durch Eigentumsnachweise oder Vollmachten) – sowie die Validierung der hochgeladenen Nachweisdokumente.
• Recherche, Sachverhaltsaufklärung und Bereitstellung: Eindeutige Identifikation der gesuchten Personen, Gebäude, Ereignisse oder Bestände anhand Ihrer Angaben zur zielgerichteten Quellensuche, Auskunftserteilung oder zur Vorbereitung von Reproduktionen (Scans), Leseplätzen und Beglaubigungen.
• Sicherstellung der behördlichen Kommunikation: Kontaktaufnahme mit Ihnen bei fachlichen Rückfragen, zur Terminabstimmung (insb. bei Archivführungen und pädagogischen Angeboten) oder zur Eingrenzung des genauen Rechercheumfangs.
• Abwicklung des Gebühren- und Entgeltverfahrens: Festsetzung, Erstellung und Zustellung von Gebühren- oder Entgeltbescheiden für die Inanspruchnahme von Leistungen des Stadtarchivs auf Basis der geltenden Satzungs- und Entgeltregelungen.

 2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 DSG NRW sowie den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) und der Satzung sowie Entgeltordnung des Stadtarchivs Aachen (i. V. m. KAG NRW): Diese Vorschriften regeln die rechtliche Verpflichtung der Stadt Aachen zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe. Die Verarbeitung der Antrags- und Recherchedaten ist erforderlich, um die gesetzlichen Aufgaben des Stadtarchivs – insbesondere die dauerhafte Sicherung, Erschließung, Nutzbarmachung und Bereitstellung von Archivgut der Stadt Aachen sowie die Abwicklung der damit verbundenen Verwaltungsvorgänge – ordnungsgemäß zu erfüllen.

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 DSG NRW sowie § 26 VwVfG NRW (Untersuchungsgrundsatz): Die Verarbeitung von freiwillig bereitgestellten Angaben (wie Telefon- oder Faxnummer, freitextlichen Bemerkungen oder ergänzenden Anlagen) dient der Beschleunigung, Erleichterung und zweckorientierten Abwicklung des Verwaltungsverfahrens.
  
  

Hinweis zur Erhebung freiwilliger Daten: Die Übermittlung optionaler Angaben erfolgt im Rahmen des Verwaltungs- verfahrens zur Ermittlung des Sachverhalts (§ 26 VwVfG NRW). Eine gesonderte Einwilligungserklärung (z. B. per Checkbox nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) ist hierfür gesetzlich weder vorgesehen noch erforderlich.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Online-Anfrageverfahrens werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:

• Stamm- und Kontaktdaten der anfragenden Person: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, ggf. Name der Firma, des Instituts oder der Organisation, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Staat sowie E-Mail-Adresse (zur digitalen Übermittlung von Bestätigungen und Antworten).
• Freiwillige Kommunikationsdaten: Telefonnummer und Faxnummer (sofern von Ihnen im Formular zur schnellen Kontaktaufnahme angegeben).
• Spezifische Angaben je nach gewählter Anfragekategorie:
  
  
  • Personenstandsanfrage / Familienforschung: Daten zur gesuchten Person und zum gewünschten Registereintrag (z. B. Geburts-, Ehe- oder Sterbedaten, Orte, Urkundennummern, Angaben zu Ehepartner*innen oder Verwandten) sowie Angaben und Nachweise zum Verwendungszweck (privat, amtlich, kommerziell, mit/ohne gerichtlichen Auftrag, Fristenprüfungen).
  • Historische Forschung / Literaturrecherche: Angaben zum gesuchten Archiv- oder Bibliotheksgut, Thema und detaillierte Beschreibung des historischen Forschungs- oder Rechercheanliegens.
  • Bauakteneinsicht: Genaue Objektdaten (Straße, Hausnummer, Adresszusatz, historische Voradresse, Flur- oder Flurstücknummer, weitere sachdienliche Angaben) sowie ggf. hochgeladene Eigentumsnachweise oder Vollmachten.
  • Schüler*innenanfragen / Archivpädagogik: Name und Ort der Schule bzw. Institution, Jahrgangsstufe, Name der betreuenden Lehrkraft, Art der Arbeit (z. B. Facharbeit), Klassen- oder Gruppenstärke, Modulauswahl, Terminwünsche, Zeitfenster sowie inhaltliche Beschreibungen der geplanten Unterrichts- oder Führungseinheiten.
• Rechercheunterlagen, Begleitdokumente und Ergänzungen (Anlagen): Freiwillig oder verpflichtend hochgeladene Dokumente (z. B. Lagepläne, Fotos, Bescheinigungen, Urkunden, bereits vorhandene Stammbäume, Unterrichtsmaterialien) sowie Ihre freitextlichen Bemerkungen und Anmerkungen zur Anfrage.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Innerhalb der Stadtverwaltung Aachen sowie gegenüber externen Stellen werden Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse oder im Zuge einer strikt weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung über- mittelt bzw. bereitgestellt:

• Zuständiges Fachamt (Stadtarchiv Aachen): Die intern für die Prüfung, Recherche und Beantwortung Ihrer Nutzungs- oder Forschungsanfrage zuständige Organisationseinheit.
• Finanzbuchhaltung des Kulturbetriebs: Die zuständige Organisationseinheit innerhalb des Kulturbetriebs der Stadt Aachen zur Festsetzung, Verbuchung und kassenmäßigen Abwicklung eventuell anfallender Gebühren oder Entgelte auf Basis der geltenden Satzungs- und Entgeltregelungen.
• Weitere städtische Dienststellen (anlassbezogen): Sofern dies zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich ist – beispielsweise der Fachbereich Bauaufsicht oder der Fachbereich Geodatenmanagement und Liegenschaftskataster zum behördlichen Datenabgleich bei einer beantragten Bauakteneinsicht.
• IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aachen) im Rahmen des technischen Betriebs, des sicheren Hostings sowie der Systemwartung des Online-Formularservers als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO.

5. Speicherdauer & Löschung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zwingend erforderlich ist:

• Im Online-Formularsystem (Zwischenspeicherung): Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Antragsdaten sowie die hochgeladenen Dokumente werden auf den Servern des Online-Erfassungssystems der regio iT GmbH spätestens sechs Monate nach dem erfolgreichen Abschluss des Übermittlungsvorgangs vollautomatisiert gelöscht. Diese Frist dient ausschließlich der technischen Nachvollziehbarkeit des Übertragungskanals sowie der Behebung etwaiger Übermittlungsfehler.
• Im Fachverfahren des Stadtarchivs Aachen (Bearbeitung und Aufbewahrung): Nach der Übernahme der Daten in das Fachsystem des Stadtarchivs Aachen richten sich die Speicher- und Aufbewahrungsfristen nach den spezifischen Fachgesetzen sowie den kommunalen Vorschriften:
  • Nutzungs- und Rechercheakten: Vorgänge über die Erteilung von Auskünften, Beratungen und die Archivnutzung werden für die Dauer der Bearbeitung und Abwicklung des Vorgangs geführt. Nach Abschluss des Verfahrens werden diese Unterlagen gemäß den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein- Westfalen (ArchivG NRW) auf ihre Archivwürdigkeit geprüft und entweder dauerhaft im öffentlichen Interesse archiviert oder datenschutzkonform vernichtet.
  • Gebühren- und Entgeltverfahren: Unterlagen und Belege, die der Festsetzung, Erstellung und dem Nachweis des Gebühren- oder Entgeltbescheides dienen, werden gemäß den haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 44 der Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) für die Dauer von 10 Jahren gespeichert.

6. Mitwirkungspflicht (Bereitstellungspflicht)

Im Rahmen dieses Online-Verfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens oder zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben zwingend erforderlich sind:

• Pflichtangaben: Die für die Bearbeitung zwingend erforderlichen Angaben sind im Online-Formular deutlich als Pflichtfelder (durch ein Sternchen „*“) gekennzeichnet. Die rechtliche Verpflichtung zur Angabe der Identitäts-, Kontakt- und Sachverhaltsdaten ergibt sich aus den allgemeinen Mitwirkungspflichten im Verwaltungs- und Antragsverfahren gemäß § 26 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW).

• Folgen bei Nichtbereitstellung: Ohne die Bereitstellung dieser zwingend erforderlichen Daten (wie Name, Anschrift sowie die Mindestangaben zur Eingrenzung der Recherche) ist es dem Stadtarchiv Aachen nicht möglich, den zugrundeliegenden Sachverhalt rechtssicher zu prüfen. Dies hat zur Folge, dass Ihre Anfrage nicht bearbeitet oder im Einzelfall abgelehnt werden kann.
• Freiwillige Angaben: Die Angaben zu weiteren Kommunikationswegen (wie Telefonnummer oder Faxnummer) sowie Angaben zu Dritten (wie der betreuenden Lehrkraft bei Schüler*innenanfragen), das Beifügen von ergänzenden Anlagen und freitextlichen Anmerkungen sind ausdrücklich freiwillig.

Hinweis bei Datenübermittlung Dritter: Sofern Sie personenbezogene Daten Dritter (z. B. der betreuenden Lehrkraft) übermitteln, stellen Sie bitte sicher, dass die betroffenen Personen über die Datenweitergabe an das Stadtarchiv Aachen informiert sind (Art. 14 DS-GVO).

Sollten Sie diese freiwilligen Daten nicht angeben, entstehen Ihnen daraus keinerlei rechtliche Nachteile. Bitte beachten Sie jedoch, dass sich das Verfahren bei eventuellen fachlichen Rückfragen mangels direkter Kommunikationswege verzögern kann.

7. Ihre Rechte und Kontaktdaten

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS- GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – LDI NRW) zu.

Verantwortliche Stelle (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Stadt Aachen – vertreten durch den Oberbürgermeister
Fachamt: Stadtarchiv Aachen
Reichsweg 30, 52068 Aachen
E-Mail: stadtarchiv@mail.aachen.de
Telefon: +49 241 432-4972

Behördlicher Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Stadt Aachen – Der Datenschutzbeauftragte
Aureliusstraße 2, 52064 Aachen
E-Mail: datenschutz@mail.aachen.de
Telefon: +49 241 432-1471

Nutzungshinweis: Ergänzend zu den in diesem Dokument aufgeführten Rechten gelten vollumfänglich die Allgemeinen Datenschutzhinweise für die Nutzung von Online-Formularen der Stadt Aachen.