Aanvullende informatie over gegevensbescherming

voor het onlineformulier „Aanvraag bij het stadsarchief van Aken“

Naast de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren geven we je hieronder informatie over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens in het kader van je onlineverzoek aan het stadsarchief van Aken

1. Doel van de gegevensverwerking

Je persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verzameld en verwerkt:

• Beoordeling en afhandeling van je aanvraag: We kijken of je verzoek voldoet aan de feitelijke en juridische voorwaarden om je aanvraag binnen de gekozen categorie te kunnen behandelen (bijv. aanvraag over de burgerlijke stand/stamboomonderzoek, historisch onderzoek, inzage in bouwdossiers, literatuuronderzoek, vragen van scholieren/archiefpedagogiek of andere aanvragen).
• Controle van de toegangs- en aanvraagbevoegdheid: controle van de wettelijke bevoegdheid van de aanvrager – vooral bij archiefmateriaal dat onder een beschermingstermijn valt, onderzoeken naar de burgerlijke stand of inzage in bouwdossiers (bijv. door middel van eigendomsbewijzen of volmachten) – en de validatie van de geüploade bewijsstukken.
• Onderzoek, feitenonderzoek en beschikbaarstelling: Eenduidige identificatie van de gezochte personen, gebouwen, gebeurtenissen of collecties op basis van jouw gegevens, met het oog op een doelgericht bronnenonderzoek, het verstrekken van informatie of het voorbereiden van reproducties (scans), leesplaatsen en legalisaties.
• Zorgen voor de communicatie met de instanties: contact met je opnemen bij vaktechnische vragen, om afspraken te maken (vooral bij rondleidingen door het archief en educatieve activiteiten) of om de precieze omvang van het onderzoek af te bakenen.
• Afhandeling van de procedure voor vergoedingen en tarieven: vaststelling, opstelling en verzending van aanslagen voor vergoedingen of tarieven voor het gebruik van diensten van het stadsarchief, op basis van de geldende statuten en tariefregels.

2. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

De verwerking van je persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Art. 6, lid 1, onder c) en e), van de AVG in combinatie met § 3 van de DSG NRW, evenals de bepalingen van de Archiefwet van Noordrijn-Westfalen (ArchivG NRW) en de statuten en het tariefreglement van het stadsarchief van Aken (in combinatie met de KAG NRW): Deze voorschriften regelen de wettelijke verplichting van de stad Aken om een taak van algemeen belang uit te voeren. De verwerking van de aanvraag- en zoekgegevens is nodig om de wettelijke taken van het stadsarchief – met name het duurzaam bewaren, ontsluiten, bruikbaar maken en beschikbaar stellen van archiefmateriaal van de stad Aken, evenals het afhandelen van de bijbehorende administratieve processen – naar behoren uit te voeren.

• Art. 6, lid 1, onder e, AVG in combinatie met § 3 DSG NRW en § 26 VwVfG NRW (onderzoeksbeginsel): De verwerking van vrijwillig verstrekte gegevens (zoals telefoon- of faxnummers, opmerkingen in vrije tekst of aanvullende bijlagen) is bedoeld om de administratieve procedure te versnellen, te vergemakkelijken en doelgericht af te handelen.
  
  

Opmerking over het verzamelen van vrijwillige gegevens: Het verstrekken van optionele gegevens gebeurt in het kader van de administratieve procedure voor het vaststellen van de feiten (§ 26 VwVfG NRW). Een aparte toestemmingsverklaring (bijv. via een selectievakje volgens art. 6, lid 1, onder a) AVG) is hiervoor wettelijk niet voorzien en ook niet nodig.

3. Categorieën van de verwerkte gegevens

In het kader van de online aanvraagprocedure worden de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld en verwerkt om je verzoek af te handelen:

• Persoonlijke en contactgegevens van de aanvrager: aanspreektitel, titel, voornaam, achternaam, eventueel naam van het bedrijf, de instelling of de organisatie, straat en huisnummer, postcode, plaats, land en e-mailadres (voor het digitaal versturen van bevestigingen en antwoorden).
• Vrijwillig verstrekte contactgegevens: telefoonnummer en faxnummer (voor zover je die in het formulier voor snel contact hebt ingevuld).
• Specifieke gegevens, afhankelijk van de gekozen aanvraagcategorie:
  
  
  • Aanvraag burgerlijke stand / stamboomonderzoek: gegevens over de gezochte persoon en de gewenste registervermelding (bijv. geboorte-, huwelijks- of overlijdensgegevens, plaatsen, aktenummers, gegevens over echtgenoten of familieleden) en informatie en bewijsstukken over het gebruiksdoel (privé, officieel, commercieel, met/zonder gerechtelijk bevel, controle van termijnen).
  • Historisch onderzoek / literatuuronderzoek: gegevens over het gezochte archief- of bibliotheekmateriaal, het onderwerp en een gedetailleerde beschrijving van je historische onderzoeksvraag of zoekopdracht.
  • Inzage in bouwdossiers: Gedetailleerde gegevens over het object (straat, huisnummer, aanvullende adresgegevens, vroegere adresgegevens, perceelnummer of kavelnummer, overige relevante informatie) en eventueel geüploade eigendomsbewijzen of volmachten.
  • Vragen van leerlingen / Archiefpedagogiek: Naam en locatie van de school of instelling, leerjaar, naam van de begeleidende docent, soort opdracht (bijv. werkstuk), grootte van de klas of groep, keuze van modules, gewenste data, tijdvakken en een beschrijving van de inhoud van de geplande les- of rondleiding-sessies.
• Onderzoeksdocumenten, begeleidende documenten en aanvullingen (bijlagen): Documenten die je vrijwillig of verplicht hebt geüpload (bijv. plattegronden, foto’s, verklaringen, akten, bestaande stambomen, lesmateriaal) en je opmerkingen en toelichtingen in vrije tekst bij je aanvraag.

4. Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens

Binnen het stadsbestuur van Aken en aan externe instanties worden je gegevens uitsluitend doorgegeven of ter beschikking gesteld in het kader van de wettelijke bevoegdheden of in het kader van een strikt aan instructies gebonden verwerking in opdracht:

• Bevoegde afdeling (Stadsarchief Aken): De organisatie-eenheid die intern verantwoordelijk is voor het beoordelen, onderzoeken en beantwoorden van je gebruiks- of onderzoeksverzoek.
• Financiële administratie van de cultuurorganisatie: De verantwoordelijke afdeling binnen de cultuurorganisatie van de stad Aken die zorgt voor het vaststellen, boeken en afhandelen van eventuele vergoedingen of heffingen op basis van de geldende statuten en tariefregels.
• Andere gemeentelijke afdelingen (afhankelijk van de situatie): Als dit echt nodig is om de zaak op te helderen – bijvoorbeeld de afdeling Bouwtoezicht of de afdeling Geodatabeheer en Kadaster voor het vergelijken van gegevens bij een verzoek om inzage in bouwdossiers.
• IT-dienstverlener (verwerker): Regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aken) is, in het kader van de technische exploitatie, de veilige hosting en het systeemonderhoud van de online-formulierenserver, een aan instructies gebonden verwerker volgens artikel 28 van de AVG.

5. Bewaartermijn & verwijdering

Je gegevens worden alleen bewaard zolang dat strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op grond van wettelijke bewaartermijnen:

• In het onlineformuliersysteem (tussentijdse opslag): De gegevens die je in het onlineformulier hebt ingevuld en de geüploade documenten worden volledig automatisch verwijderd van de servers van het online registratiesysteem van regio iT GmbH, uiterlijk zes maanden nadat het verzendproces succesvol is afgerond. Deze termijn dient uitsluitend voor de technische traceerbaarheid van het transmissiekanaal en voor het verhelpen van eventuele verzendfouten.
• In de vakprocedure van het stadsarchief van Aken (verwerking en bewaring): Nadat de gegevens in het vakinformatiesysteem van het stadsarchief van Aken zijn opgenomen, worden de opslag- en bewaartermijnen bepaald door de specifieke vakwetgeving en de gemeentelijke voorschriften:
  • Gebruiks- en zoekdossiers: Dossiers over het verstrekken van informatie, advies en het gebruik van het archief worden bijgehouden zolang de zaak in behandeling is en wordt afgehandeld. Na afloop van de procedure worden deze documenten volgens de bepalingen van de Archiefwet van Noordrijn-Westfalen (ArchivG NRW) beoordeeld op hun archiefwaardigheid en vervolgens ofwel permanent gearchiveerd in het algemeen belang, ofwel vernietigd in overeenstemming met de privacywetgeving.
  • Procedures voor vergoedingen en heffingen: Documenten en bewijsstukken die nodig zijn voor het vaststellen, opstellen en onderbouwen van het besluit inzake vergoedingen of heffingen, worden bewaard voor een periode van 10 jaar, conform de bewaartermijnen uit de begrotingswetgeving volgens § 44 van de Gemeentelijke Begrotingsverordening van Noordrijn-Westfalen (GemHVO NRW).

6. Medewerkingsplicht (verplichting tot terbeschikkingstelling)

In het kader van deze onlineprocedure moet je de persoonsgegevens verstrekken die absoluut nodig zijn voor de afhandeling van je verzoek of voor het vervullen van de wettelijke taken:

• Verplichte gegevens: De gegevens die absoluut nodig zijn voor de afhandeling, zijn in het onlineformulier duidelijk gemarkeerd als verplichte velden (met een sterretje „*“). De wettelijke verplichting om je identiteits-, contact- en feitelijke gegevens op te geven vloeit voort uit de algemene medewerkingsplichten in de administratieve en aanvraagprocedure volgens § 26 van de Wet op de administratieve procedures voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen (VwVfG NRW).

• Gevolgen als je deze gegevens niet verstrekt: Zonder deze absoluut noodzakelijke gegevens (zoals naam, adres en de minimale informatie om het zoekopdracht te beperken) kan het stadsarchief van Aken de onderliggende feiten niet op een juridisch verantwoorde manier controleren. Dit betekent dat je aanvraag niet kan worden verwerkt of in sommige gevallen kan worden afgewezen.
• Vrijwillige gegevens: De gegevens over andere contactmogelijkheden (zoals telefoonnummer of faxnummer) en gegevens over derden (zoals de begeleidende docent bij vragen van leerlingen), het toevoegen van aanvullende bijlagen en opmerkingen in vrije tekst zijn helemaal vrijwillig.

Opmerking bij het doorgeven van gegevens van derden: Als je persoonsgegevens van derden (bijv. de begeleidende docent) doorgeeft, zorg er dan voor dat de betrokkenen op de hoogte zijn van het doorgeven van deze gegevens aan het stadsarchief van Aken (art. 14 AVG).

Als je deze vrijwillige gegevens niet opgeeft, heeft dat voor jou geen enkele juridische nadelige gevolgen. Houd er echter rekening mee dat de procedure bij eventuele inhoudelijke vragen vertraging kan oplopen door het ontbreken van directe communicatiekanalen.

7. Je rechten en contactgegevens

Je hebt tegenover de verwerkingsverantwoordelijke het recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16 AVG), verwijdering (art. 17 AVG), beperking van de verwerking (art. 18 AVG) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG). Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen – LDI NRW).

Verantwoordelijke (art. 13, lid 1, onder a) AVG)

Stad Aken – vertegenwoordigd door de burgemeester
Dienst: Stadsarchief Aken
Reichsweg 30, 52068 Aken
E-mail:
stadtarchiv@mail.aachen.deTelefon: +49 241 432-4972

Officiële functionaris voor gegevensbescherming (art. 13, lid 1, onder b, AVG)

Stad Aken – De functionaris voor
gegevensbescherming Aureliusstraße 2, 52064
Aken E-mail:
datenschutz@mail.aachen.deTelefon: +49 241 432-1471

Gebruiksvoorwaarden: Naast de rechten die in dit document worden vermeld, gelden de Algemene privacyvoorwaarden voor het gebruik van onlineformulieren van de stad Aken volledig.