Informations complémentaires sur la protection des données

pour le formulaire en ligne « Demande adressée aux archives municipales d'Aix-la-Chapelle »

En plus des informations générales sur la protection des données relatives à l'utilisation des formulaires en ligne, on t'informe ci-dessous du traitement spécifique de tes données à caractère personnel dans le cadre de ta demande en ligne adressée aux Archives municipales d'Aix-la-Chapelle

1. Finalité du traitement des données

La collecte et le traitement de tes données à caractère personnel ont pour finalités suivantes :

• Examen et traitement de la demande d'accès : Vérification des conditions matérielles et juridiques nécessaires au traitement de ta demande dans la catégorie choisie (par exemple : demande d'état civil/recherche généalogique, recherche historique, consultation de dossiers de construction, recherche bibliographique, demandes d'élèves/pédagogie des archives ou autres demandes).
• Vérification du droit d'accès et du droit de demande : vérification de la légitimité du demandeur – notamment pour les archives soumises à un délai de protection, les recherches d'état civil ou la consultation des dossiers de construction (par exemple, au moyen de titres de propriété ou de procurations) – ainsi que la validation des pièces justificatives mises en ligne.
• Recherche, clarification des faits et mise à disposition : identification sans ambiguïté des personnes, bâtiments, événements ou fonds recherchés à partir de tes informations, en vue d'une recherche ciblée de sources, de la fourniture d'informations ou de la préparation de reproductions (numérisations), de places de lecture et de certifications.
• Assurer la communication avec les autorités : te contacter en cas de questions techniques, pour fixer des rendez-vous (notamment pour les visites guidées des archives et les animations pédagogiques) ou pour définir précisément le champ de la recherche.
• Gestion de la procédure relative aux redevances et aux frais : fixation, établissement et envoi des avis de redevance ou de frais pour l'utilisation des services des archives municipales, conformément aux statuts et aux barèmes en vigueur.

2. Bases juridiques du traitement

Le traitement de tes données à caractère personnel repose sur les bases juridiques suivantes :

• Art. 6, al. 1, let. c et let. e du RGPD, en liaison avec l’article 3 de la DSG NRW, ainsi qu’avec les dispositions de la loi sur les archives de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (ArchivG NRW) et les statuts ainsi que le barème des redevances des archives municipales d’Aix-la-Chapelle (en liaison avec la KAG NRW): Ces dispositions régissent l’obligation légale de la ville d’Aix-la-Chapelle d’assurer une mission d’intérêt public. Le traitement des données relatives aux demandes et aux recherches est nécessaire pour remplir correctement les missions légales des archives municipales – notamment la conservation à long terme, le catalogage, la mise à disposition et l’accès aux archives de la ville d’Aix-la-Chapelle, ainsi que le traitement des procédures administratives qui y sont liées.

• Art. 6, al. 1, let. e du RGPD, en liaison avec l'article 3 de la DSG NRW et l'article 26 de la VwVfG NRW (principe d'examen) : Le traitement des données fournies volontairement (comme les numéros de téléphone ou de fax, les remarques en texte libre ou les pièces jointes complémentaires) sert à accélérer, faciliter et mener à bien la procédure administrative de manière ciblée.
  
  

Remarque concernant la collecte de données facultatives : la transmission d'informations facultatives s'inscrit dans le cadre de la procédure administrative visant à établir les faits (article 26 de la loi sur la procédure administrative de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (VwVfG NRW)). Une déclaration de consentement distincte (par exemple via une case à cocher conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD) n'est ni prévue ni requise par la loi dans ce cas.

3. Catégories de données traitées

Dans le cadre de la procédure de demande en ligne, les catégories suivantes de données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à ta demande :

• Coordonnées et informations générales de la personne qui envoie la demande : civilité, titre, prénom, nom, le cas échéant nom de l'entreprise, de l'établissement ou de l'organisation, rue et numéro, code postal, ville, pays, ainsi que l'adresse e-mail (pour l'envoi numérique des confirmations et des réponses).
• Données de communication facultatives : numéro de téléphone et numéro de fax (si tu les as indiqués dans le formulaire pour qu'on puisse te contacter rapidement).
• Informations spécifiques en fonction de la catégorie de demande choisie :
  
  
  • Demande d'état civil / généalogie : infos sur la personne recherchée et sur l'acte d'état civil souhaité (par ex. dates de naissance, de mariage ou de décès, lieux, numéros d'acte, infos sur le conjoint ou les proches), ainsi que des précisions et des justificatifs sur l’usage que tu comptes en faire (à titre privé, officiel, commercial, avec ou sans mandat judiciaire, vérification des délais).
  • Recherche historique / Recherche documentaire : précisions sur les documents d'archives ou de bibliothèque recherchés, le sujet et une description détaillée de l'objet de la recherche historique ou documentaire.
  • Consultation des dossiers de construction : données précises sur le bien (rue, numéro de rue, complément d'adresse, ancienne adresse, numéro de parcelle ou de lot, autres informations pertinentes) ainsi que, le cas échéant, les titres de propriété ou procurations téléchargés.
  • Demandes des élèves / Pédagogie des archives : Nom et lieu de l'école ou de l'établissement, niveau scolaire, nom de l'enseignant(e) responsable, type de travail (par ex. exposé), nombre d'élèves par classe ou par groupe, choix des modules, dates souhaitées, créneaux horaires ainsi que la description du contenu des cours ou des visites guidées prévus.
• Documents de recherche, documents d'accompagnement et compléments (annexes) : Documents téléchargés de manière facultative ou obligatoire (par exemple, plans de situation, photos, attestations, actes officiels, arbres généalogiques existants, supports pédagogiques), ainsi que tes remarques et commentaires en texte libre concernant la demande.

4. Destinataires ou catégories de destinataires des données

Au sein de l'administration municipale d'Aix-la-Chapelle ainsi qu'à des organismes externes, tes données ne sont transmises ou mises à disposition que dans le cadre des compétences légales ou dans le cadre d'un traitement de données en sous-traitance strictement soumis à des instructions :

• Service compétent (Archives municipales d'Aix-la-Chapelle) : l'unité organisationnelle chargée en interne d'examiner, de traiter et de répondre à ta demande d'utilisation ou de recherche.
• Comptabilité financière de l'organisme culturel : l'unité organisationnelle compétente au sein de l'organisme culturel de la ville d'Aix-la-Chapelle chargée de fixer, de comptabiliser et de gérer, au niveau de la trésorerie, les frais ou redevances éventuellement dus, conformément aux statuts et aux règles tarifaires en vigueur.
• Autres services municipaux (selon les cas) : si c'est absolument nécessaire pour clarifier les faits – par exemple, le service de contrôle des constructions ou le service de gestion des données géographiques et du cadastre immobilier, pour une vérification officielle des données dans le cadre d'une demande de consultation d'un dossier de construction.
• Prestataire informatique (sous-traitant) : La société regio iT GmbH (Lombardenstraße 24, 52070 Aix-la-Chapelle) dans le cadre de l'exploitation technique, de l'hébergement sécurisé et de la maintenance du serveur de formulaires en ligne, en tant que sous-traitant agissant selon tes instructions, conformément à l'article 28 du RGPD.

5. Durée de conservation et suppression

Tes données ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif concerné ou conformément aux délais de conservation légaux :

• Dans le système de formulaires en ligne (mise en cache) : Les données de ta demande que tu as saisies dans le formulaire en ligne, ainsi que les documents que tu as téléchargés, seront supprimés de manière entièrement automatisée sur les serveurs du système de saisie en ligne de regio iT GmbH au plus tard six mois après la fin de l'opération de transmission. Ce délai sert exclusivement à garantir la traçabilité technique du canal de transmission et à corriger d'éventuelles erreurs de transmission.
• Dans le cadre de la procédure spécifique des archives municipales d'Aix-la-Chapelle (traitement et conservation) : une fois les données transférées dans le système spécifique des archives municipales d'Aix-la-Chapelle, les délais de stockage et de conservation sont fixés par les lois spécifiques et les règlements municipaux :
  • Dossiers d'utilisation et de recherche : les dossiers relatifs à la communication de renseignements, aux consultations et à l'utilisation des archives sont conservés pendant toute la durée du traitement et du suivi du dossier. Une fois la procédure terminée, ces documents sont examinés pour déterminer s'ils présentent un intérêt archivistique, conformément aux dispositions de la loi sur les archives de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (ArchivG NRW), puis soit archivés de manière permanente dans l'intérêt public, soit détruits dans le respect de la protection des données.
  • Procédures relatives aux redevances et aux frais : Les documents et pièces justificatives servant à la fixation, à l'établissement et à la justification de l'avis de redevance ou de tarif sont conservés pendant 10 ans, conformément aux délais de conservation prévus par la réglementation budgétaire, en vertu de l'article 44 du règlement sur le budget communal de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (GemHVO NRW).

6. Obligation de coopération (obligation de mise à disposition)

Dans le cadre de cette procédure en ligne, tu dois fournir les données à caractère personnel qui sont absolument nécessaires au traitement de ta demande ou à l'accomplissement des missions légales :

• Informations obligatoires : les informations indispensables au traitement de ta demande sont clairement signalées dans le formulaire en ligne comme des champs obligatoires (marqués d'un astérisque « * »). L'obligation légale de fournir tes données d'identité, tes coordonnées et les informations relatives à ton dossier découle des obligations générales de coopération dans le cadre des procédures administratives et de demande, conformément à l'article 26 de la loi sur la procédure administrative du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (VwVfG NRW).

• Conséquences en cas de non-fourniture : sans ces données indispensables (comme ton nom, ton adresse et les informations minimales permettant de cerner la recherche), les Archives municipales d'Aix-la-Chapelle ne peuvent pas vérifier les faits en question en toute sécurité juridique. Du coup, ta demande ne pourra pas être traitée ou, dans certains cas, elle pourra être refusée.
• Informations facultatives : Les informations concernant d'autres moyens de communication (comme un numéro de téléphone ou de fax), ainsi que celles relatives à des tiers (comme l'enseignant(e) référent(e) pour les demandes des élèves), l'ajout de pièces jointes supplémentaires et les commentaires en texte libre sont expressément facultatifs.

Remarque concernant la transmission de données de tiers : si tu transmets des données à caractère personnel concernant des tiers (par exemple, l'enseignant responsable), assure-toi que les personnes concernées soient informées de la transmission de ces données aux Archives municipales d'Aix-la-Chapelle (art. 14 du RGPD).

Si tu ne fournis pas ces informations facultatives, ça n'entraînera aucun préjudice juridique pour toi. Sache toutefois que, en cas de questions techniques, la procédure pourrait prendre plus de temps faute de canaux de communication directs.

7. Tes droits et tes coordonnées

Tu as le droit, vis-à-vis du responsable du traitement, d'accéder à tes données (art. 15 du RGPD), de les faire rectifier (art. 16 du RGPD), à l'effacement (art. 17 du RGPD), à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ainsi qu'au droit d'opposition au traitement (art. 21 du RGPD). Tu disposes également d'un droit de recours auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (Commissaire à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie – LDI NRW).

Responsable du traitement (art. 13, al. 1, let. a du RGPD)

Ville d'Aix-la-Chapelle – représentée par le maire
Service compétent : Archives municipales
d'Aix-la-Chapelle Reichsweg 30, 52068 Aix-la-Chapelle
E-mail :
stadtarchiv@mail.aachen.deTelefon : +49 241 432-4972

Délégué à la protection des données (art. 13, al. 1, let. b du RGPD)

Ville d'Aix-la-Chapelle – Le délégué à la
protection des données, Aureliusstraße 2, 52064 Aix-la-Chapelle
, e-mail :
datenschutz@mail.aachen.deTelefon : +49 241 432-1471

Remarque concernant l'utilisation : en plus des droits mentionnés dans ce document, les conditions générales de protection des données relatives à l'utilisation des formulaires en ligne de la ville d'Aix-la-Chapelle s'appliquent dans leur intégralité.