Ergänzende Datenschutzhinweise Online-Formulare
„Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen: Anbringung Überspannungen“
Ergänzende Datenschutzhinweise für die Nutzung von Online-Formularen
Zusätzlich zu den Allgemeinen Datenschutzhinweisen für die Nutzung von Online-Formularen informieren wir Sie hier über die spezifische Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Online-Antragstellung zur Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen für die Anbringung von Überspannungen, z. B. Weihnachtsbeleuchtung.
1. Zweck der Datenverarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Prüfung und Bearbeitung des Antrags auf Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen;
- Prüfung der rechtlichen und tatsächlichen Voraussetzungen für die beantragte Nutzung;
- Abstimmung mit den an der Prüfung und Bearbeitung des Antrags beteiligten Stellen;
- Vorbereitung und gegebenenfalls Abschluss eines Gestattungsvertrags;
- Kommunikation mit den Antragstellenden im Rahmen des Antragsverfahrens, insbesondere zur Klärung von Rückfragen, erforderlichen Anpassungen und zur Information über den Bearbeitungsstand;
- Dokumentation des Antrags und des weiteren Verwaltungsvorgangs
2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt bzw. in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Sofern ein Gestattungsvertrag abgeschlossen wird, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für die straßenrechtliche Prüfung und die Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen sind insbesondere die einschlägigen Bestimmungen des Straßen- und Wegegesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (StrWG NRW) sowie die Sondernutzungssatzung der Stadt Aachen maßgeblich (§ 23 Abs. 1 StrWG NRW in Verbindung mit § 3 Abs. 1 der Sondernutzungssatzung der Stadt Aachen).
3. Kategorien der verarbeiteten Daten
Im Rahmen des Antragsverfahrens können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Anrede (freiwillige Angabe);
- Vor- und Nachname;
- Anschrift;
- Telefonnummer;
- E-Mail-Adresse;
- ggf. weitere Kontaktdaten;
- Angaben zum Antrag und zur beantragten Nutzung, soweit diese einen Personenbezug aufweisen.
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb der Stadtverwaltung Aachen nur an diejenigen Stellen übermittelt, die mit der Prüfung, Abstimmung, Entscheidung oder Durchführung des Antragsverfahrens befasst sind.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement;
- Fachbereich Feuerwehr und Rettungsdienst;
- Fachbereich Klima und Umwelt;
- Fachbereich Mobilität und Verkehr;
- Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung;
- Regionetz GmbH, Lombardenstraße 12–22, 52070 Aachen, soweit eine Beteiligung bzw. Abstimmung erforderlich ist.
Eine Übermittlung an weitere interne oder externe Stellen erfolgt nur, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich und gesetzlich zulässig ist.
5. Speicherdauer & Löschung
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des Antrags erforderlich ist oder gesetzliche bzw. sonstige verbindliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
- Online-Formularsystem: Die im Online-Formular eingegebenen Daten werden im Online-Erfassungssystem spätestens sechs Monate nach dem erfolgreichen Abschluss des Übermittlungsvorgangs gelöscht. Die Speicherung dient der technischen Nachvollziehbarkeit der Übermittlung sowie der Behebung möglicher Übermittlungsfehler.
- Fachverfahren / Verwaltungsakte: Nach Übernahme der Daten in das zuständige Fachverfahren bzw. in die Verwaltungsakte werden die für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlichen Daten gemäß § 257 HGB und § 147 AO 6 Jahre aufbewahrt.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen entsprechend den geltenden archivrechtlichen Vorgaben dem Stadtarchiv angeboten bzw. gelöscht oder vernichtet, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
6. Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der für die Bearbeitung des Antrags erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, damit die Stadt Aachen den Antrag prüfen und bearbeiten kann.
Für die Bereitstellung der Daten gilt insbesondere:
- Gesetzliche Verpflichtung: Die Verpflichtung zur Bereitstellung richtet sich nach den für das Antragsverfahren geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
- Kennzeichnung: In den Online-Formularen sind alle für die Bearbeitung zwingend erforderlichen Angaben als Pflichtfelder (in der Regel mit einem Sternchen „*“) gekennzeichnet. Freiwillige Angaben, z. B. eine Anrede, sind ausdrücklich als solche ausgewiesen.
- Konsequenz bei Nichtbereitstellung: Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten kann eine rechtssichere Prüfung des Antrags auf Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen zur Anbringung von Überspannungen nicht erfolgen. Dies kann dazu führen, dass der Antrag nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden kann.