Informations complémentaires sur la protection des données : formulaires en ligne
« Utilisation de l'espace public : installation de structures en porte-à-faux »
Informations complémentaires sur la protection des données pour l'utilisation des formulaires en ligne
En plus des informations générales sur la protection des données concernant l'utilisation des formulaires en ligne, on t'informe ici du traitement spécifique de tes données à caractère personnel dans le cadre de la demande en ligne d'utilisation de l'espace public pour l'installation de structures suspendues, par exemple des illuminations de Noël.
1. Finalité du traitement des données
La collecte et le traitement de tes données à caractère personnel ont notamment pour finalités suivantes :
- Examen et traitement de la demande d'occupation de l'espace public ;
- Vérification des conditions juridiques et factuelles requises pour l'utilisation demandée ;
- Coordination avec les services impliqués dans l'examen et le traitement de la demande ;
- Préparation et, le cas échéant, conclusion d'un contrat d'autorisation ;
- Communiquer avec les demandeurs dans le cadre de la procédure de demande, notamment pour répondre à leurs questions, apporter les modifications nécessaires et les tenir informés de l'avancement du dossier ;
- Dossier de la demande et suivi de la procédure administrative
2. Bases juridiques du traitement
Le traitement de tes données à caractère personnel s'effectue sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points c) et e) du RGPD, en liaison avec l'article 3 de la DSG NRW, dans la mesure où ce traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour remplir une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique. Si un contrat d'autorisation est conclu, le traitement de tes données à caractère personnel se fait sur la base de l'article 6, paragraphe 1, points b) et c) du RGPD.
Pour l'examen au regard du droit routier et l'utilisation des espaces publics de circulation, ce sont surtout les dispositions pertinentes de la loi sur les routes et les chemins du Land de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (StrWG NRW) ainsi que le règlement sur l'utilisation spéciale de la ville d'Aix-la-Chapelle (§ 23, al. 1, de la StrWG NRW en liaison avec le § 3, al. 1, du règlement sur l'utilisation spéciale de la ville d'Aix-la-Chapelle).
3. Catégories de données traitées
Dans le cadre de la procédure de demande, les données à caractère personnel suivantes peuvent notamment être traitées :
- Titre (facultatif) ;
- Prénom et nom ;
- Adresse ;
- Numéro de téléphone ;
- Adresse e-mail ;
- le cas échéant, d'autres coordonnées ;
- Informations concernant la demande et l'utilisation demandée, dans la mesure où celles-ci concernent des personnes.
4. Destinataires ou catégories de destinataires des données
Au sein de la mairie d'Aix-la-Chapelle, tes données personnelles ne sont transmises qu'aux services chargés d'examiner, de coordonner, de statuer ou de mener à bien la procédure de demande.
Ça peut notamment inclure :
- Département « Gestion des contrats, des marchés publics et des subventions » ;
- Département des pompiers et des secours ;
- Département Climat et Environnement ;
- Département Mobilité et Transports ;
- Département du développement urbain et de l'urbanisme ;
- Regionetz GmbH, Lombardenstraße 12–22, 52070 Aix-la-Chapelle, dans la mesure où une participation ou un vote est nécessaire.
Les données ne sont transmises à d'autres services internes ou externes que dans la mesure où cela est nécessaire à l'accomplissement de nos missions et autorisé par la loi.
5. Durée de conservation et suppression
Tes données personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire au traitement de ta demande ou tant que des délais de conservation légaux ou autres délais obligatoires s'appliquent.
- Système de formulaires en ligne : les données saisies dans le formulaire en ligne sont supprimées du système de saisie en ligne au plus tard six mois après la fin de l'opération de transmission. Cette conservation sert à garantir la traçabilité technique de la transmission et à corriger d'éventuelles erreurs de transmission.
- Procédures spécialisées / dossiers administratifs : une fois les données transférées dans la procédure spécialisée concernée ou dans le dossier administratif, les données nécessaires au traitement du dossier sont conservées pendant 6 ans, conformément à l'article 257 du Code de commerce allemand (HGB) et à l'article 147 du Code général des impôts (AO).
- À l'expiration du délai de conservation, les documents sont transmis aux archives municipales conformément à la réglementation en vigueur en matière d'archivage, ou bien supprimés ou détruits, dans la mesure où leur conservation n'est plus nécessaire.
6. Mise à disposition des données
Il est indispensable de fournir les données à caractère personnel nécessaires au traitement de la demande pour que la ville d'Aix-la-Chapelle puisse examiner et traiter celle-ci.
En ce qui concerne la mise à disposition des données, les règles suivantes s'appliquent notamment :
- Obligation légale : l'obligation de mise à disposition est régie par les dispositions légales applicables à la procédure de demande.
- Indication : dans les formulaires en ligne, toutes les informations indispensables au traitement de ta demande sont signalées comme des champs obligatoires (généralement marqués d'un astérisque « * »). Les informations facultatives, comme la formule de politesse, sont clairement indiquées comme telles.
- Conséquences en cas de non-fourniture : sans les données nécessaires, il n'est pas possible de procéder à un examen conforme à la loi de la demande d'occupation de l'espace public pour l'installation de structures en porte-à-faux. Ça peut empêcher le traitement de la demande, ou l'empêcher d'être traitée dans son intégralité.