Privacyverklaring: installatie van overspanningsbeveiligingen

Aanvullende informatie over gegevensbescherming bij onlineformulieren

„Gebruik van openbare ruimtes: het plaatsen van overspanningen“

Aanvullende informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van onlineformulieren

Naast de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren, geven we je hier informatie over de specifieke verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de online aanvraag voor het gebruik van openbare ruimtes voor het aanbrengen van bovengrondse installaties, zoals kerstverlichting.

1. Doel van de gegevensverwerking

Je persoonsgegevens worden met name voor de volgende doeleinden verzameld en verwerkt:

• Beoordeling en afhandeling van de aanvraag voor het gebruik van openbare verkeersruimten;
• Controle van de juridische en feitelijke voorwaarden voor het aangevraagde gebruik;
• Afstemming met de instanties die betrokken zijn bij de beoordeling en afhandeling van de aanvraag;
• Het opstellen en, indien nodig, het sluiten van een vergunningsovereenkomst;
• Communicatie met de aanvragers tijdens de aanvraagprocedure, vooral om vragen te beantwoorden, noodzakelijke aanpassingen door te voeren en informatie te geven over de stand van zaken;
• Documentatie van de aanvraag en de verdere administratieve afhandeling
  

2. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

De verwerking van je persoonsgegevens vindt plaats op basis van art. 6, lid 1, onder c) en e) van de AVG in combinatie met § 3 van de DSG NRW, voor zover de verwerking nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om een taak uit te voeren die in het algemeen belang is of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag. Als er een vergunningsovereenkomst wordt gesloten, gebeurt de verwerking van je persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder b, van de AVG.

Voor de toetsing aan de wegenwetgeving en het gebruik van openbare verkeersruimten zijn met name de relevante bepalingen van de Wegenwet van de deelstaat Noordrijn-Westfalen (StrWG NRW) en de verordening inzake bijzonder gebruik van de stad Aken van toepassing (§ 23, lid 1, StrWG NRW in combinatie met § 3, lid 1, van de verordening inzake bijzonder gebruik van de stad Aken).

3. Categorieën van de verwerkte gegevens

In het kader van de aanvraagprocedure kunnen met name de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Aanspreektitel (optioneel);
• Voor- en achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• eventueel nog meer contactgegevens;
• Gegevens over de aanvraag en het aangevraagde gebruik, voor zover deze betrekking hebben op personen.

4. Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens

Je persoonsgegevens worden binnen het stadsbestuur van Aken alleen doorgegeven aan de afdelingen die betrokken zijn bij de beoordeling, afstemming, besluitvorming of afhandeling van de aanvraagprocedure.

Hieronder vallen met name:

• Afdeling Contract-, Aanbestedings- en Subsidiebeheer;
• Afdeling Brandweer en Reddingsdienst;
• Afdeling Klimaat en Milieu;
• Afdeling Mobiliteit en Verkeer;
• Afdeling Stadsontwikkeling en Stedenbouw;
• Regionetz GmbH, Lombardenstraße 12–22, 52070 Aken, voor zover medewerking of afstemming nodig is.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan andere interne of externe instanties als dat nodig is om onze taken uit te voeren en als dat wettelijk is toegestaan.

5. Bewaartermijn & verwijdering

Je persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling van de aanvraag of zolang er wettelijke of andere bindende bewaartermijnen gelden.

• Onlineformuliersysteem: De gegevens die je in het onlineformulier invult, worden uiterlijk zes maanden na het succesvol afronden van de verzendprocedure uit het online registratiesysteem verwijderd. De opslag is bedoeld om de verzending technisch te kunnen traceren en om eventuele verzendfouten te verhelpen.

• Vakprocedure / administratief dossier: Nadat de gegevens in de betreffende vakprocedure of in het administratieve dossier zijn opgenomen, worden de gegevens die nodig zijn voor de afhandeling van de zaak overeenkomstig § 257 HGB en § 147 AO zes jaar bewaard.
• Na afloop van de bewaartermijn worden de documenten, conform de geldende archiefwetgeving, aangeboden aan het stadsarchief of verwijderd of vernietigd, voor zover verdere bewaring niet nodig is.
  

6. Het beschikbaar stellen van de gegevens

Het verstrekken van de persoonsgegevens die nodig zijn voor de afhandeling van de aanvraag is noodzakelijk, zodat de stad Aken de aanvraag kan beoordelen en afhandelen.

Voor het verstrekken van de gegevens geldt met name het volgende:

• Wettelijke verplichting: De verplichting tot verstrekking is gebaseerd op de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op de aanvraagprocedure.
• Markering: In de onlineformulieren zijn alle gegevens die absoluut nodig zijn voor de verwerking gemarkeerd als verplichte velden (meestal met een sterretje „*“). Vrijwillige gegevens, zoals een aanspreektitel, worden uitdrukkelijk als zodanig aangegeven.

• Gevolgen bij het niet verstrekken van gegevens: Zonder de benodigde gegevens kan er geen juridisch waterdichte beoordeling plaatsvinden van de aanvraag voor het gebruik van openbare ruimtes voor het plaatsen van overspanningen. Dit kan ertoe leiden dat de aanvraag niet of niet volledig kan worden afgehandeld.