Digitales Stadtarchiv

Aufbau eines elektronischen Langzeitarchivs sowie Entwicklung eines Aktenkatasters in einem browserbasierten Tool

Beschreibung:
Im Rahmen ihrer Förderprojekte mit konkretem Bezug auf das verwaltungsinterne Handeln nimmt die Stadt Aachen die gesamte Wertschöpfungskette

• vom digitalisierten Eingang der Unterlagen bei der Stadtverwaltung Aachen,
• deren anschließende strukturierte Ablage und digitale Bearbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS),
• über die Andienung an das Stadtarchiv nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen,
• bis zur Ablage in einem elektronischen Langzeitarchiv beim Stadtarchiv und die Bereitstellung dieser Unterlagen für die Öffentlichkeit nach Ablauf der Schutzfristen in den Blick.

Das Projekt „Digitales Stadtarchiv“ bildet quasi den Schlussstein dieses farbenreichen Mosaiks. Seine konkreten Ziele sind

• der Aufbau eines elektronischen Langzeitarchivs und damit verbunden die Entwicklung einer systematischen Vorgehensweise zur Übernahme archivwürdiger elektronischer Unterlagen und deren Ablage in eben dieses elektronische Langzeitarchiv,
• die Entwicklung eines browserbasierten Tools, mit Hilfe dessen ein Datenpool angelegt und verwaltet werden kann – dass sogenannte Aktenstrukturkataster (ASK) –, aus dem wertvolle Informationen bei der Einführung von E-Akten in einem DMS abgeleitet werden können.

Beide Ziele werden in jeweils eigenen Arbeitspakten verfolgt und als IT-Projekte gemäß dem seitens der Stadt Aachen verbindlich vorgeschriebenen Reglement abgehandelt.

Arbeitspaket Langzeitarchivierung
Würde die Stadt Aachen im Rahmen ihrer Förderprojekte die digitale Wertschöpfungskette am Kettenglied „DMS“ enden lassen, wäre damit lediglich der Lebenszyklus einer Unterlage vom Eingang bis zur Ablage und Aufbewahrung in einem DMS im Rahmen ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen abgebildet. Eine ganzheitliche Betrachtung der Wertschöpfungskette erfordert jedoch, Lösungen zu erarbeiten, wie mit Unterlagen nach diesem Zeitraum umzugehen ist. Diesem Aspekt widmet sich das Arbeitspaket Langzeitarchivierung. Im nachfolgenden Schaubild wird die oben beschriebene Wertschöpfungskette nochmals grafisch dargestellt und der Teil gekennzeichnet, der vom Arbeitspaket „Langzeitarchivierung“ betroffen ist:

Konkret werden zwei Ziele verfolgt:

• Auf Seiten des DMS soll die Aussonderungsfunktionalität so gestaltet werden, dass sie den Bedürfnissen einer Kommune gerecht wird.
• Die für das Stadtarchiv relevanten Unterlagen sollen mit Hilfe einer Schnittstelle vom DMS in das elektronische Langzeitarchiv überführt werden.

Arbeitspaket Aktenstrukturkataster (ASK)
Dieses Arbeitspaket steht in einem engen Bezug zum Aachener Projekt „egov multidigital“, welches ebenfalls im Rahmen des Landesförderprogrammes „Digitale Modellregionen in NRW“ Berücksichtigung findet.
Allerdings beschäftigt sich das Arbeitspaket ASK originär nicht mit der Einführung von E-Akten in einem DMS. Dieses Themenfeld ist Bestandteil des Projektes „egov multidigital“. Die Verzahnung ergibt sich vielmehr aus der Notwendigkeit, dass in beiden Fällen Strukturen im Hinblick auf die zu ermittelnden Aktenbestände und deren Bedeutung sowohl für die jeweilige Dienststelle als auch für den digitalen Posteingang und das Stadtarchiv erarbeitet werden müssen.
Aus diesem Grunde wurde in den Projekten „egov multidigital“ und „Digitales Stadtarchiv – Arbeitspaket ASK“ gemeinsam ein Fragebogen entwickelt, mit Hilfe dessen dann zunächst in den im Rahmen der Förderprojekte festgelegten Dienststellen die Aktenbestände systematisch erfasst werden können. Die Ergebnisse dieser Erhebung sind für beide Projekte von großem Wert:

• Im Projekt „egov multidigital“ können im DMS somit – grob gesprochen – die Ablagestrukturen im Hinblick auf die Fachaufgaben einer Dienststelle geschaffen werden.
• Für das Stadtarchiv bilden sie
• zum einen die Grundlage für die Identifizierung, die Bewertung und ggf. die Übernahme elektronischer Unterlagen in ein elektronisches Langzeitarchiv,
• zum anderen den Input für das zu entwickelnde ASK.

Da sehr viele Berührungspunkte zum Förderprojekt „egov multidigital“ festgestellt wurden, wurde zwischen dem für dieses Förderprojekt zuständigen Fachbereich „Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie“ (FB 11) und dem Stadtarchiv (E 49/7) eine Partnerschaft mit dem Ziel vereinbart, sich gegenseitig in beiden Förderprojekten zu unterstützen. Durch die Zusammenarbeit in beiden Projekten werden deutliche Synergieeffekte erzielt: Die Konzeption und die anschließende Datenerhebung müssen nur ein einziges Mal erfolgen. Die Ergebnisse der Arbeiten sind für beide Projekte in ihrer jeweiligen Ausprägung essentiell und sollen nach Ende der Förderprojekte für den weiteren DMS-Rollout genutzt werden.

Die im Rahmen der sukzessive in den Dienststellen der Stadt Aachen durchgeführten Datenerhebungen sollen in einem browser-basierten Tool zusammengeführt und dort nach verschiedensten Kriterien ausgewertet werden können. Letztendlich entsteht auf diese Weise ein Aktenstrukturkataster städtischer Unterlagen bis auf Dokumentenebene, angereichert um Metadaten, die sowohl für die jeweilige Dienststelle, einen zentralen digitalen Posteingang als auch für das Stadtarchiv von Bedeutung sind.

Übertragbarkeit:

Arbeitspaket Langzeitarchivierung
Sofern dieselben Komponenten (DMS: Ceyoniq nscale eGov; elektronisches Langzeitarchiv: DiPS.kommunal) eingesetzt werden, kann der Lösungsansatz zu 100% übernommen werden.
Doch selbst bei Verwendung anderer Plattformen können anhand der Projektunterlagen (Anforderungsprofil und Pflichtenheft) hilfreiche Informationen im Hinblick auf die Aussonderungsthematik gewonnen werden.

Arbeitspaket ASK
Da die seitens der Kommunen zu erfüllenden Aufgabengebiete flächendeckend in einem hohen Maße gleichförmig sind, fallen demzufolge auch sehr ähnliche Aktenbestände an. Somit kann das im Aachener Modellprojekt entwickelte ASK, das mandantenfähig ausgelegt sein wird, auch von anderen Kommunen bei der Einführung von E-Akten in einem DMS genutzt werden, was zu einer nicht unerheblichen Reduzierung der sehr zeitintensiven Aufwände zur Ermittlung des in diesem Zusammenhang benötigten Datenmaterials bei digitalen Poststellen, Dienststellen und Stadtarchiven beitragen dürfte.

Förderung, Kooperationspartner:

Das Projekt „Digitale Stadtarchiv“ wird durch das Land NRW im Rahmen des Programms „Digitale Modellregionen in NRW“ gefördert. Die Gesamtkosten betragen 713.056,35 Euro, davon sind 570.445,08 Euro Landesmittel.


Themenfeld:

eGovernment

Projektdauer:

30 Monate

Sachstand:

Zu beiden Arbeitspaketen wurden seitens der Stadt Aachen die Anforderungsprofile bereits entwickelt. Derzeit finden im Hinblick auf die Pflichtenhefterstellung die Abstimmungsgespräche mit den an beiden IT-Projekten beteiligten Partnern statt.

Grafik: Stadt Aachen / Lisa Seidel