Stadt Aachen Gebäudemanagement

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Ausblick 2014+

Ausblick 2014+

Wirtschaftliches Handeln, Einsparpotentiale und weitere Beiträge zur Haushaltskonsolidierung

Optimierungsprozess

Das Gebäudemanagement der Stadt Aachen hat in der Vergangenheit seine Aufgaben erfüllen können. Doch der Optimierungsprozess hört nicht auf: Wirtschaftliches Handeln, Einsparpotentiale und weitere Beiträge zur Haushaltskonsolidierung sind auch zukünftig gefragt.

Hier müssen neue Wege gegangen werden. Weitere Veränderungen kommen auf die Mitarbeiterschaft zu. Die aktuellen Entwicklungen bedürfen neuer Antworten. Betrachtungsschwerpunkte werden sein:

Frühzeitige Klärung des Bedarfs
Die frühe Klärung des Bedarfs ist eine Kernaufgabe des Bedarfsträgers bzw. der Nutzerverwaltung. Die Wirtschaftlichkeit einer Maßnahme lässt sich zu Beginn der Planung am stärksten beeinflussen. Auf Grundlage einer vollständigen und frühzeitigen Bedarfsplanung kann E26 eine verlässlichere Kostenobergrenze ermitteln. Mehr Analyseaufwand in der vorgelagerten Phase der Projektentwicklung trägt also erheblich zur Schärfung von Projektauftrag und -ziel bei und spart Kosten.

Risikobewertung
Die fundierte Risikoanalyse bei größeren Bauvorhaben wird zukünftig immer wichtiger. Die Identifizierung, Beobachtung und Einschätzung von Risiken aus Planung, Bau, Betrieb, Instandhaltung und externen Dienstleistungen ermöglicht ein frühes Eingreifen und Verminderung von negativen Folgen – und damit vermeidbaren Kosten. Risiken müssen bepreist werden und in die Kostendarstellungen einfließen.

Kostensicherheit durch Planungstiefe
Nur eine qualifizierte Kostenberechnung als Endprodukt der Entwurfsplanung (Leistungsphase 3 nach HOAI) sollte die Grundlage für Entscheidungen durch öffentliche Diskussionen sein. Vorherige Kostendarstellungen haben nur vorläufigen Aussagewert und können als Bezugsgröße für Kostensteigerung (auch gemäß Rechnungshöfen) nicht herangezogen werden. Letztlich sind Baumaßnahmen komplexe Vorhaben, deren Kosten nicht mit hunderprozentiger Genauigkeit vorher bestimmt werden können.

Wirtschaftlichkeit:
Neu-, Um- und Erweiterungsbauten erstellt die Stadt Aachen durch hundertprozentige Vergabe aller Planungs- und Bauüberwachungsleistungen an externe Architektinnen und Architekten, Bauingenieurinnen und Bauingenieure. So verfügt E26 über keinerlei eigene Planungskapazitäten.

Die Erkenntnisse der letzten Jahre zeigen: Die Erhaltung der Fachkompetenz setzt eine angemessene Eigenerledigungsquote von 15-35 Prozent voraus. Unter diesem Wert sinkt das Risiko, vertraglich zugesicherte Leistungen nicht hinreichend kontrollieren zu können. Zum anderen zeigen sich auch wirtschaftliche Nachteile einer vollständigen Fremdvergabe – insbesondere bei Baumaßnahmen in der Instandhaltung.

Aus Wirtschaftlichkeitserwägungen muss daher über einen angemessenen Eigenerledigungsanteil neu nachgedacht werden.

Hohe Regelungsdichte/Haftungsrisiken in der Betreiberverantwortung

Der Betrieb von Gebäuden und technischen Anlagen unterliegt einer immer größer werdenden Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen und zusätzlichen Bestimmungen.

Die Anforderungen der Regelsetzer seitens EU, Bund, Land, Städten und Gemeinden an die sorgfältige Wahrnehmung von Verantwortung haben sich laufend verschärft. Eigentümer und Betreiber sind deshalb zunehmenden Haftungsrisiken ausgesetzt, die nur durch sorgfältige Durchführung und Dokumentation von Prüf-, Kontroll- und Wartungspflichten vermindert werden können. Erster Grundsatz dabei ist: Erhöhung der Rechtssicherheit und Verminderung des Haftungsrisikos!

 

Zentralisierung projektübergreifender Fachkompetenzen

Operativ tätige Gebäudemanagement-Bereiche wie E26 führen nicht nur direkt auf Projekte oder Objekte bezogene baufachliche Leistungen aus.

Das Alltagsgeschäft ist oft geprägt von ebenfalls stringent zu bewältigenden übergeordneten Leistungen, die stark auf die baufachlichen Aufgaben ausstrahlen und mehr werden. Mit der Erfüllung der objektübergreifenden Aufgaben muss E26 die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Baumaßnahmen gemäß den haushaltsrechtlichen Vorschriften wirtschaftlich, gestalterisch, funktionell und technisch einwandfrei sowie in jeder Hinsicht ordnungsgemäß nach einheitlichen Grundsätzen und unter Berücksichtigung von eingeführten Leitfäden (z. B. „Aachener Planungsbausteine“), internen (Projekt-)Handbüchern und Arbeitshilfen durchgeführt werden können.

Projekt-/ Objektübergreifende Aufgaben sind u. a. :

> Aufstellung und Fortschreibung von internen Regelwerken (z. B. „Aachener Planungsbausteine“, „e2watch“)

> Erfassung und Auswertung aller aus der Durchführung der Baumaßnahmen gewonnenen Erkenntnisse,

insbesondere im Hinblick auf Planungs- und Kostendaten (z. B. Investitions- und Folgekosten)

> Bauschäden, Altlasten, Gesundheitsverträglichkeit u.ä.

> Sonstige baufachliche Verwaltungstätigkeiten:

> Mitwirkung bei baujuristischer V

erfahrensabwicklung

> Mitwirkung bei der Aufstellung v

on Normen und technischen Regeln

> Beiträge zu V

orlagen, Ausbildung und Fortbildung, Veröffentlichungen

Solche projekt- und objektübergreifende Aufgaben sind z. Zt. auf alle Projekt-/Objektleiter verteilt und sollen zukünftig zur Aufwandsreduzierung E26-intern mehr zentralisiert werden.

Portfoliomanagement

Die bereits vorhandene sehr gute Datenlage muss künftig noch stringenter in steuerungsrelevante Berichte und Analysen für die Entscheidungsträger in Verwaltung und Politik einfließen, um den umfangreichen Immobilienbestand bestmöglich und zielgerichtet steuern zu können.

Vermieter-Mieter-Modell

Derzeit bereits in Pilotbereichen im Einsatz, soll die Ausweisung und Abrechnung der gebäudewirtschaftlichen Kosten ausgeweitet werden, um die Gebäudenutzer stärker als bislang in gebäudewirtschaftliche Entscheidungen und Verantwortung einzubeziehen und eine umfassende Kosten-Transparenz herzustellen.

Lebenszykluskostenbetrachtungen und Folgekostenberechnungen

Diese sind bereits heute Bestandteil der Entscheidungsvorlagen für die politischen Gremien, derzeit jedoch regelmäßig bezogen auf die mittelfristige Haushaltsplanung. Die Ausweitung des Betrachtungszeitraums über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie stellt eine sinnvolle Weiterentwicklung dar.

Haushaltskonsolidierung

Ziel muss mit Blick auf die größten Kostenblöcke von Immobilien insbesondere sein, die bereits in Vorjahren optimierten Betriebskosten auf diesem Niveau zu halten und somit Zusatzbelastungen für den städtischen Haushalt zu vermeiden. Insbesondere ein professionelles und personell gut ausgestattetes Energie- und Reinigungsmanagement sind hierzu unabdingbar. Auch die weitere Flächenoptimierung und nach Möglichkeit der Abbau von derzeit noch vorgehaltenen Flächen können einen erheblichen Beitrag zur Senkung der laufenden gebäudewirtschaftlichen Kosten leisten.

Fazit:

Auf das Gebäudemanagement werden aufgrund der zahlreichen neuen Rahmenbedingungen weitere Veränderungen zukommen. Will man Kosten sparen, braucht die Stadt weiterhin ein gut aufgestelltes Gebäudemanagement.

Das Management öffentlicher Gebäude ist eine strategische Aufgabe mit hohen Einsparmöglichkeiten – eingesparte Finanzen schaffen neue Freiräume. Dies gilt es, zum Wohle der Stadt und ihrer Bürgerinnen und Bürger zu nutzen. Voraussetzung ist eine weiter fortschreitende Professionalisierung und ein ausgewogenes Verhältnis von Aufgaben und zur Verfügung stehender Ressourcen.