Aanvullende informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van onlineformulieren
Naast de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren geven we je hier informatie over de specifieke verwerking van je gegevens in verband met de behandeling van je aanvraag voor en, indien van toepassing, de goedkeuring van een bestemmingswijziging van woonruimte (vrij gefinancierd of met overheidssteun) in het kader van de onlineprocedure.
1 Doeleinden en rechtsgrondslagen van de gegevensverwerking
We verwerken je persoonsgegevens om je aanvraag voor oneigenlijk gebruik/leegstand van een (gesubsidieerde) woning te kunnen beoordelen en eventueel goed te keuren. De rechtsgrondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens is artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG in combinatie met
- § 12 van de wet ter versterking van de woningbouw in Noordrijn-Westfalen (Wet ter versterking van de woningbouw – WohnStG NW) in combinatie met § 3 van de verordening ter bescherming en instandhouding van woonruimte in Aken (Woonruimtebeschermingsverordening Aken) van 10 juli 2019 - telkens in combinatie met § 3 van de Wet op de gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen (vrij gefinancierde woonruimte).
- § 17, lid 2/3, en § 3 van de wet inzake de bevordering en het gebruik van woonruimte voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen (WFNG NW) – telkens in samenhang met § 3 DSG NW (door de overheid gesubsidieerde woonruimte).
Daarnaast is de verwerking van je gegevens op grond van art. 6, lid 1, onder a), AVG ook mogelijk als en voor zover je ons je toestemming hebt gegeven.
Alleen voor woningen met overheidssteun:
Daarnaast verwerken we je gegevens in het kader van de controle op de woningvoorraad en het gebruik van door de overheid gesubsidieerde woningen, bijvoorbeeld via het door ons bijgehouden register van woninggebruik. De rechtsgrondslag voor de verwerking van je gegevens is in dit verband artikel 6, lid 1, onder c), AVG in combinatie met § 25 WFNG/nr. 15.1 van de voorschriften voor woninggebruik in Noordrijn-Westfalen (WNB NW) – op zijn beurt in combinatie met § 3 DSG NW.
Daarnaast zijn we verplicht om je persoonsgegevens te verwerken voor statistische doeleinden. De rechtsgrondslag hiervoor is: art. 6, lid 1, onder c) AVG in combinatie met § 25, lid 1 WFNG NW, nr. 15.3.3 Bepalingen inzake het gebruik van woonruimte (WNB) NW.
2 Gevolgen van het niet verstrekken van de benodigde gegevens
Als je ons je persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we niet controleren of in jouw geval aan de voorwaarden voor goedkeuring van een bestemmingswijziging van woonruimte is voldaan, conform §§ 12 WohnStG NW, artikel 3 van de Verordening inzake de bescherming van woonruimte van Aken of artikel 17, leden 2 en 3, van de WFNG NW zijn vervuld. Daarom kunnen we je geen toestemming geven voor het oneigenlijk gebruik van de (door de overheid gesubsidieerde) woonruimte.
3 categorieën van de verwerkte gegevens
In het kader van de administratieve procedure worden de volgende categorieën gegevens verzameld en verwerkt:
a) Basisgegevens/contactgegevens:
- Achternaam, voornaam, adres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, gegevens over het bestaan van een vertegenwoordigingsverhouding
b) Gegevens over de woning/het woonobject
- Gegevens over de relatie van de aanvrager tot de woonruimte die voor een ander doel gebruikt gaat worden, gegevens over het huurpand (adres, type gebouw); ligging, grootte, inrichting, staat van de huurwoning; Info over het toekomstige gebruik/de aard van de geplande bestemmingswijziging, info over de redenen voor de geplande leegstand, info over de redenen waarom de belangen van een bestemmingswijziging zwaarder wegen, info over eventueel geplande vervangende woonruimte.
Bij gesubsidieerde woningen geldt bovendien:
- Gegevens over het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd; over de subsidieontvanger; over de aard, omvang en duur van de subsidie
4 Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens
Je persoonsgegevens worden in het kader van de aanvraag- en goedkeuringsprocedure uitsluitend verwerkt door medewerkers van de afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie van de stad Aken en, indien van toepassing, door andere afdelingen van de stad Aken. Bij aanvragen voor goedkeuring van een bestemmingswijziging van vrij gefinancierde woonruimte worden geen persoonsgegevens aan derden doorgegeven.
Bij woningen met overheidssteun:
Je gegevens worden, volgens de regels van de WFNG NW, met name § 3 en § 17, uitsluitend doorgegeven aan de NRW.BANK en de StädteRegion Aachen, Dienst voor Bouwtoezicht en Woningbouwstimulering (vergunningverlenende instantie).
5 Bewaartermijn & verwijdering
Je persoonsgegevens worden door de afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie van de stad Aken verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn in het kader van de aanvraag- of administratieve procedure voor de goedkeuring van een bestemmingswijziging van woonruimte.
Omdat er leges moeten worden betaald voor de vergunning voor het oneigenlijk gebruik van woonruimte (zie § 11 van de verordening inzake de bescherming van woonruimte van Aken), is de bewaartermijn 6 jaar na afhandeling van de zaak, zie § 59, lid 2, van de Gemeentelijke Begrotingsverordening van Noordrijn-Westfalen (KomHVO NW).
Als er nog een vordering openstaat van de afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie (bijvoorbeeld een terugvordering), worden de gegevens 30 jaar bewaard volgens de regels van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (ZPO) of het Burgerlijk Wetboek (BGB), omdat de vorderingen pas dan verjaren. De termijn wordt berekend op basis van de laatste poging tot tenuitvoerlegging.
Alleen voor woningen met overheidssteun:
Je persoonsgegevens worden samen met de gegevens over het gebruik van de gesubsidieerde woning in het woningdossier opgeslagen. De dossiers moeten worden bewaard tot het einde van het vijfde jaar na het vervallen van de bestemmingsverplichting, d.w.z. het moment waarop de subsidies die voor de bouw van de gesubsidieerde huurwoningen zijn toegekend, zijn terugbetaald, § 25 lid 1 WFNG in combinatie met nr. 15 1.1 WNB NW.