Privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren
Naast de algemene privacyverklaring voor het gebruik van onlineformulieren, geven we je hier informatie over de specifieke verwerking van je gegevens in verband met het vrijgeven van gesubsidieerde woonruimte door jou als verhuurder of vastgoedbeheerder (bevoegde persoon) in het kader van de onlineprocedure.
1 Doeleinden en rechtsgrondslagen van de gegevensverwerking
In verband met de schriftelijke melding van opleveringsklare of vrijkomende sociale woningen verwerken we je persoonsgegevens. De rechtsgrondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens is artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG in combinatie met §§ 17, 3 van de wet inzake de bevordering en het gebruik van woonruimte voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen (WFNG NW) – telkens in combinatie met § 3 van de Wet op de gegevensbescherming van Noordrijn-Westfalen (DSG NW).
Daarnaast verwerken we je gegevens in het kader van de controle op de woningvoorraad en het gebruik van door de overheid gesubsidieerde woningen, bijvoorbeeld via het door ons bijgehouden register van woninggebruik. De rechtsgrondslag voor de verwerking van je gegevens is in dit verband artikel 6, lid 1, onder c), AVG in combinatie met § 25 WFNG/nr. 15.1 van de voorschriften voor woninggebruik in Noordrijn-Westfalen (WNB NW) – op zijn beurt in combinatie met § 3 DSG NW.
We zijn bovendien verplicht om je persoonsgegevens te verwerken voor statistische doeleinden. De rechtsgrondslag hiervoor is: art. 6, lid 1, onder c) AVG in combinatie met § 25, lid 1 WFNG NW, nr. 15.3.3 Bepalingen inzake het gebruik van woonruimte (WNB) NW.
Daarnaast is de verwerking van je gegevens op grond van art. 6, lid 1, onder a), AVG ook mogelijk als en voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven.
2 Gevolgen van het niet verstrekken van de benodigde gegevens
Als verhuurder of vastgoedbeheerder (bevoegde persoon) van door de overheid gesubsidieerde woonruimte ben je volgens § 17, lid 1, WFNG NW wettelijk verplicht om je persoonsgegevens door te geven. Houd er rekening mee dat overtredingen van de meldingsplicht volgens § 27, lid 1, nr. 2 WFNG NW een administratieve overtreding zijn en bestraft kunnen worden met een boete van maximaal 3.000 EUR, per gesubsidieerde woning/wooneenheid.
3 categorieën van de verwerkte gegevens
In het kader van de administratieve procedure worden de volgende categorieën gegevens verzameld en verwerkt:
a) Basisgegevens/contactgegevens:
- bijv. achternaam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (vrijwillige gegevens)
b) Gegevens over de woonruimte:
- Gegevens over de huurwoning (adres); ligging, grootte, inrichting, staat van de huurwoning; gegevens over de vorige huurder, de hoogte van de huur (basishuur, bijkomende kosten, kosten voor verwarming/energie), wanneer de woning vrijkomt
4 Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens
Je gegevens worden, in overeenstemming met de bepalingen van de WFNG NW, met name § 3, uitsluitend doorgegeven aan de NRW.BANK en de StädteRegion Aachen, Dienst voor Bouwtoezicht en Woningbouwstimulering (vergunningverlenende instantie). 5 Bewaartermijn & verwijdering
Je persoonsgegevens worden door de afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie van de stad Aken verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn in het kader van de aanmeldings- en woningbemiddelingsprocedure.
Je persoonsgegevens worden samen met de gegevens over het gebruik van de gesubsidieerde woning in het woningdossier opgeslagen. De dossiers moeten worden bewaard tot het einde van het vijfde jaar na het vervallen van de bestemmingsverplichting, d.w.z. het moment waarop de subsidies die voor de bouw van de gesubsidieerde huurwoningen zijn toegekend, zijn terugbetaald, § 25, lid 1, WFNG in combinatie met nr. 15 1.1 WNB NW.
Als en voor zover we je gegevens uitsluitend verwerken op basis van de toestemming die je hebt gegeven, verwijderen we je persoonsgegevens zodra je je toestemming voor de gegevensverwerking intrekt.
Aanvullende informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van onlineformulieren Naast de algemene informatie over gegevensbescherming bij het gebruik van onlineformulieren geven we je hier meer info over de specifieke verwerking van je gegevens in verband met je melding van een vermoedelijke leegstand van woonruimte of commerciële winkelruimtesin het kader van de onlineprocedure.
1 Doeleinden en rechtsgrondslagen van de gegevensverwerking
We verwerken je persoonsgegevens uitsluitend om je melding te kunnen afhandelen en om je eventueel vragen te kunnen stellen in het kader van het onderzoek naar en de opheldering van de door jou gemelde situatie van mogelijk leegstaande woonruimte of winkelpanden.
De rechtsgrondslag voor de verwerking van je persoonsgegevens is artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG – dat wil zeggen: de schriftelijke toestemming die je ons vrijwillig hebt gegeven voor de verwerking van je gegevens.
2 Gevolgen van het niet verstrekken van de benodigde gegevens
Je melding van leegstaande woningen of bedrijfsruimten kan in principe ook anoniem worden verwerkt. Als er onduidelijkheden zijn, kunnen we dan echter geen contact met je opnemen voor verdere vragen.
3 categorieën verwerkte gegevens In het kader van de administratieve procedure worden de volgende categorieën gegevens verzameld en verwerkt:
- Contactgegevens, zoals voornaam, achternaam, adres, e-mailadres, telefoon- of mobielnummer
4 Ontvangers of categorieën ontvangers van de gegevens
We geven je persoonsgegevens niet door aan andere instanties of derden.
De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden echter automatisch opgenomen in het dossier van de overheid. Dat betekent dat wij, als afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie in de lopende administratieve procedure – bijvoorbeeld via inzage in het dossier of in een administratief-gerechtelijke procedure die mogelijk later op de administratieve procedure volgt – onder bepaalde omstandigheden wettelijk verplicht zijn om je persoonsgegevens uit het overheidsdossier aan derden bekend te maken. „Derden“ kunnen in deze gevallen bijvoorbeeld zijn: de eigenaar van de woning, de vastgoedbeheerder, eigenaren/beheerders van commerciële winkelpanden, advocaten, medewerkers van de administratieve rechtbank, rechters.
Als je wilt voorkomen dat je persoonsgegevens, als onderdeel van de overheidsdossiers, mogelijk aan derden worden bekendgemaakt in verband met de uitoefening van een recht op inzage in de stukken in de administratieve procedure of in een eventuele latere procedure voor de administratieve rechtbank, kun je gebruikmaken van de mogelijkheid om je toestemming uitsluitend te geven voor de geanonimiseerde verwerking van je persoonsgegevens.
5 Bewaartermijn & verwijdering
Je persoonsgegevens worden door de afdeling Wonen, Sociale Zaken en Integratie van de stad Aken gewist zodra ze niet meer nodig zijn in het kader van de procedure om te controleren of er mogelijk leegstand is van woonruimte of winkelpanden – bijvoorbeeld omdat het vermoeden van leegstand in het concrete geval niet wordt bevestigd of omdat de leegstand inmiddels is beëindigd.
Als en voor zover we je gegevens uitsluitend verwerken op basis van de toestemming die je hebt gegeven, verwijderen we je persoonsgegevens zodra je je toestemming voor de gegevensverwerking intrekt.