Im Zusammenhang mit der Verwendung dieses Online-Formulars wird darauf hingewiesen, dass zur Nutzung dieser Online-Dienstleistung die Erteilung einer persönlichen Einwilligung gem. Art. 6 (Abs. 1 lit. a) i.V.m. Art. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) erforderlich ist, damit die hier einzugebenden personenbezogenen Daten (Name, Vorname, ggfls. Anschrift, etc) durch die Stadtverwaltung Aachen verarbeitet werden dürfen. Mit Einreichen des Formulars bestätigen Sie die Erteilung dieser Einwilligung. Sollten in dem Formular Daten weiterer Personen eingefordert werden (z.B. Erlaubnisse, Vollmachten etc.) so sind Sie verpflichtet, diese Personen darüber zu informieren, dass deren Daten ebenfalls an die Stadt Aachen übertragen wurden.
Verarbeitung ist u.a. das Erheben, Speichern, Übermitteln und Nutzen der Daten zur Erledigung des Anliegens. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Es besteht das Recht, eine erteilte Einwilligung für die Zukunft jederzeit bei der verantwortlichen Stelle zu widerrufen. Wird diese Einwilligung nicht erteilt, dann kann das Anliegen nicht elektronisch aufgenommen und übermittelt werden. Eine konventionelle Bearbeitung z.B. schriftlich oder durch Vorsprache bei der zuständigen Stelle ist möglich.
Darüber hinaus werden in diesem Formular auch personenbezogene Daten weiterer Personen erfasst und übermittelt. Hierbei handelt es sich um Beschäftigtendaten nach § 18 DSG NRW. Mit Versendung des Formulars erklären Sie, dass Sie zur Übermittlung dieser Daten berechtigt sind, dass deren Verwendung aus dienstlichen Grüßen erforderlich ist und dass die Gesundheitsdaten, die als Ergebnis der Abfrage versendet werden, gem. § 18 Abs. 3 DSG NRW i.V.m. Art. 9 DS-GVO ausschließlich zu dem in der Anfrage benannten Zweck verwendet werden. Die Abfrage ist dauerhaft zu dokumentieren und auf Anforderung der betroffenen Person ist hierüber Auskunft zu erteilen.
Die Daten werden nur innerhalb der Stadtverwaltung Aachen und ausschließlich an für die Bearbeitung zuständige Beschäftigte weitergegeben. Eine Weitergabe an Dritte zu einem anderen Zweck ist ausgeschlossen. Die elektronische Datenverarbeitung bei der Stadtverwaltung Aachen erfolgt mit Unterstützung des IT-Dienstleisters regio iT aus Aachen. Die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO und durch ständige Kontrollen gewährleistet. Die Daten werden in diesem Erfassungssystem nach sechs Monaten gelöscht. Für ein sich anschließendes Verfahren gelten gegebenenfalls andere Löschfristen.
Wir weisen darauf hin, dass bei Formularen, die dazu geeignet sind, Dateien als Anhang aufzunehmen, diese Anhänge vor Übernahme in das Verarbeitungssystem der Stadt Aachen auf Befall mit Schadsoftware geprüft werden. Sollten solche Auffälligkeiten festgestellt werden, so werden Sie hierüber bereits in dem Formular informiert. Eine Übernahme solcher Dateien wird abgelehnt, der Vorgang wird mit diesem Dateianhang nicht weiter ausgeführt. Sie haben das Recht, auf Anfrage bei der verantwortlichen Stelle Auskunft darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und dann auch, um welche Daten es sich handelt. Weiterhin haben Sie das Recht, dass sie betreffende unrichtige Daten korrigiert und nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden. Bei Unstimmigkeiten bezüglich der Rechtmäßigkeit oder des Löschanspruches können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Sie haben das Recht, bei dem Verantwortlichen Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die verantwortliche Stelle oder den Datenschutzbeauftragten der Stadt Aachen wenden. Im Falle einer Beschwerde steht es Ihnen zu, sich an die Aufsichtsbehörde, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI NRW), Düsseldorf zu wenden.
Verantwortliche Stelle: Stadt Aachen, Die Oberbürgermeisterin Sibylle Keupen; E-Mail: stadt.aachen@mail.aachen.de ; tel.: 0241-4320
Datenschutzbeauftragter: Herr Stärk; E-Mail: datenschutz@mail.aachen.de; tel.: 0241-4321470
Aufsichtsbehörde: LDI NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de; tel.: 0211/38424-0