Informatie over gegevensbescherming in overeenstemming met art. 13 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) voor contact opnemen en communiceren per e-mail met het Departement van Kinderen, Jeugd en Scholen van de Stad Aken
Het Departement van Kinderen, Jeugd en Scholen van de Stad Aken (hierna: FB 54) verwerkt de persoonsgegevens die door de afzender worden doorgegeven om vragen te verwerken die per e-mail naar het Departement worden gestuurd. In het volgende willen wij u informeren over hoe uw gegevens worden verwerkt en op welke rechten op het gebied van gegevensbescherming u aanspraak kunt maken wanneer u per e-mail contact met ons opneemt.
Opmerking: beperk je informatie in e-mailberichten tot wat absoluut noodzakelijk is. De stad Aken kan geen volledige gegevensbeveiliging garanderen voor e-mailcommunicatie die niet is beveiligd met encryptiecertificaten (bijv. De-Mail, gekwalificeerde digitale handtekening). Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor het verlies van e-mails (bijv. door spamfilters) of voor onbevoegde toegang door derden die kan optreden tijdens de verzending van niet-versleutelde e-mails.
Verantwoordelijke instantie:
Stadt Aachen
Fachbereich KiTa und Kindertagespflege
Verwaltungsgebäude Mozartstraße
Mozartstraße 2-10
52058 Aachen
Tel.: 0241/432-45001
Email: kinderjugendschule@mail.aachen.de
Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Stadt Aachen
Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit - Fachbereich Rechnungsprüfung 14/300
Gebäude Kasinostraße 48-50
52058 Aachen
Raumnummer: 308
Tel: 0241 432-1470
Fax: 0241 441135-1499
Email: arthur.staerk@mail.aachen.de
Doel en rechtsgrondslag voor gegevensverwerking:
De gegevensverwerking in FB 54 wordt uitgevoerd met inachtneming van de algemene gegevensbeschermingsbepalingen van de General Data Protection Regulation (GDPR) en de gegevensbeschermingswet van de deelstaat Noordrijn-Westfalen (DSG NRW), evenals de bepalingen van de respectieve toepasselijke speciale wetten, zoals in het bijzonder het Sociaal Wetboek Achtste Boek (SGB VIII) en Tiende Boek (SGB X), evenals de Wet op het Kinderonderwijs van de deelstaat Noordrijn-Westfalen en andere wetten. De rechtmatigheid van de gegevensverwerking wordt gewaarborgd door de vervulling van de voorwaarden in Art. 6 en Art. 9 GDPR, door §§ 61 ff. SGB VIII en §§ 67 e.v. SGB X en de toepasselijke gespecialiseerde wetten, en de gegevensverwerking wordt uitgevoerd met het doel om uw aanvragen te verwerken. Het specifieke doel en de specifieke rechtsgrondslag van de gegevensverwerking zijn daarom afhankelijk van de inhoud van uw vraag en de betreffende administratieve taak of de gevraagde dienst waarop het e-mailbericht betrekking heeft. Meer informatie hierover ontvangt u bij het aanvragen van de dienst of op aanvraag.
Doorgeven van uw persoonlijke gegevens:
Afhankelijk van het adres waarnaar uw e-mail wordt verzonden, moet het ontvangende kantoor of de ontvangende persoon beslissen of deze moet worden doorgestuurd naar een ander kantoor binnen FB 54. Uw persoonlijke gegevens worden alleen doorgegeven aan derden buiten FB 54 als u FB 54 toestemming geeft voor de gegevensoverdracht of als de overdracht wettelijk verplicht is. Binnen FB 54 worden je gegevens doorgegeven aan de afdelingen die betrokken moeten zijn bij de verwerking van de gegevens om het betreffende doel te bereiken en in overeenstemming met alle voorschriften voor gegevensbescherming. De elektronische gegevensverwerking bij de stad Aken wordt uitgevoerd met ondersteuning van de IT-dienstverlener regio iT uit Aken. De naleving van alle voorschriften voor gegevensbescherming wordt gegarandeerd door een contract voor opdrachtverwerking in overeenstemming met art. 28 GDPR en door voortdurende controles.
Bewaartermijn:
FB 54 bewaart je persoonlijke gegevens gedurende de vereiste of wettelijk voorgeschreven periode. De bewaartermijn is daarom altijd afhankelijk van de betreffende administratieve taak of de gevraagde dienst. In het geval van individuele verzoeken waarvoor opslag niet vereist is, worden uw gegevens onmiddellijk na voltooiing verwijderd.
Welke rechten inzake gegevensbescherming heeft u?
Als FB 54 uw persoonsgegevens verwerkt, hebt u de rechten inzake gegevensbescherming die zijn opgesomd onder a. tot h. U kunt deze rechten te allen tijde uitoefenen. Als je deze rechten wilt uitoefenen, kun je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke die in deze informatie wordt genoemd of met de contactpersoon met wie de e-mailcommunicatie heeft plaatsgevonden.
a. Recht op informatie
In overeenstemming met Art. 15 GDPR heb je het recht om op elk moment gratis en zonder opgaaf van redenen informatie te ontvangen over de persoonsgegevens die over jou zijn opgeslagen. Dit recht kan worden beperkt in overeenstemming met Art. 83 SGB X.
b. Recht op rectificatie
Als je ontdekt dat je persoonsgegevens mogelijk onvolledig of onjuist zijn, heb je volgens Art. 16 GDPR het recht om te eisen dat wij deze zonder onnodige vertraging rectificeren of aanvullen.
c.Recht op wissen
Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht om je persoonsgegevens te wissen op grond van Art. 17 GDPR. Je hebt dit recht met name als de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking, als je je toestemming voor de verwerking van je gegevens hebt ingetrokken of hiertegen bezwaar hebt gemaakt (zie e.) en in het geval van onrechtmatige verwerking van je persoonsgegevens. Het recht op wissen kan worden beperkt in overeenstemming met Art. 84 (1) en (4) SGB X.
d. Recht op beperking van de verwerking
In overeenstemming met Art. 18 GDPR heb je het recht om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te vragen. Je hebt dit recht als de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist, de verwerking als onwettig wordt beschouwd, het wissen van gegevens voorlopig moet worden voorkomen zodat deze gebruikt kunnen blijven worden voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of nadat bezwaar tegen de verwerking is ingediend, zolang er nog geen beslissing op het bezwaar is genomen. Het recht op beperking van de verwerking kan worden beperkt in overeenstemming met Art. 84 (2) en (3) SGB X.
e. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking
In overeenstemming met Art. 21 GDPR heb je het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens op gronden die verband houden met je specifieke situatie als deze gegevens zijn verzameld voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (Art. 6 (1) (e) GDPR). Dit recht kan worden beperkt door Art. 84 (5) SGB X.
f.Recht op dataportabiliteit
Je kunt je recht op dataportabiliteit uitoefenen in overeenstemming met Art. 20 GDPR. Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op een contractuele relatie en de gegevensverwerking wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedures, kunt u ons verzoeken deze persoonsgegevens in machineleesbare vorm aan u beschikbaar te stellen of de gegevens rechtstreeks over te dragen aan andere door u genoemde verwerkingsverantwoordelijken, voor zover dit technisch haalbaar is.
g.Recht om toestemming in te trekken
Als de verwerking van gegevens is gebaseerd op door jou gegeven toestemming (Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR), heb je het recht om je toestemming voor gegevensverwerking van de verwerkingsverantwoordelijke op elk moment in te trekken met effect voor de toekomst in overeenstemming met Art. 7 para. 3 GDPR De verwerking van je gegevens die al heeft plaatsgevonden, kan echter niet meer worden geannuleerd. Als je je toestemming wilt intrekken, neem dan contact op met de persoon aan wie je je toestemming hebt gegeven of stel de verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte.
h. Recht om een klacht in te dienen
Tot slot willen we je wijzen op je recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met Art. 77 GDPR. Als u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens of met de verplichtingen van de afdeling Kinderen, Jeugd en Scholen van de stad Aken onder de GDPR, kunt u te allen tijde contact opnemen met de bevoegde toezichthoudende autoriteit met een klacht.
De bevoegde toezichthoudende autoriteit is:
De staatscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noordrijn-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
E-mail: poststelle@ldi.nrw.de
Tel.: 0211/38424-0